Cloud ERP wird immer attraktiver für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Aber was ist eigentlich ein Cloud ERP System?

Cloud ERP ist für KMUs eine günstige und innovative Alternative!

Was ist ein ERP-System? (Enterprise-Resource-Planning-Systeme)

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt sie im Unternehmen bei sämtlichen in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse. Es enthält Module für verschiedenen Bereiche wie: Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen usw., die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind. Diese Software kann man heutzutage auch aus der Cloud beziehen und wird Cloud ERP genannt.

Cloud ERP

Eine Alternative für Unternehmen, die ERP brauchen!

Der Begriff Cloud ERP setzt sich aus den Worten Cloud und ERP zusammen. ERP steht für die Abkürzung Enterprise Ressource Planning. Gelegentlich liest man auch von ERP on Demand, ERP SaaS oder ERP as a Service.

Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. ERP Systeme bieten oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen und Produktion an. Auch die Integration von DMS-Systemen ist möglich.

Cloud ERP bietet als eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung eine kostengünstige Alternative. Cloud ERP lässt sich dabei als Cloud-System günstig betreiben, die Module flexibel an veränderte Gegebenheiten anpassen und die IT-Abteilung entlasten.

Herausforderungen bisheriger ERP-Software-Projekte:

Beiträge zum Thema Cloud ERP:

Schlagworte im Kontext zu Cloud ERP

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Cloud

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Was ist eigentlich Cloud bzw. Cloud Computing?

Bei der Cloud oder auch Cloud Computing handelt es sich um die Idee, das Nutzer einen Zugriff auf IT-Ressourcen online über ein Web-Frontend oder eine App verschafft. Das können verschiedene Funktionen sein wie: Datenspeicher, Server, Softwareprogramme und elektronische Dienstleistungen. Man kennt das bereits aus dem privaten Umfeld: Anbieter stellen Privatanwendern einen Cloud-Speicher bis zu einem bestimmten Volumen kostenlos zur Verfügung. Die meisten Nutzer verwenden die Cloud für das Speichern von Bildern und Videos. Doch Cloud Computing ist mehr als nur Speicher. Auch die Nutzung kompletter Anwendungen in der Cloud nimmt stetig zu. Neben Software für Kalkulation, Textbearbeitung und E-Mails gibt es zum Beispiel auch Business Software aus der Cloud.

Vorurteile aus der IT-Abteilung & Management

Viele IT-Abteilungen und Business Manager denken beim Thema Business Software aus der Cloud zuerst an Kontrollverlust. Einfach Software online über den Browser zu bedienen findet man Klasse. Eine nutzungsbasierte Abrechnung des Systems nach Anzahl der Nutzer oder Nutzungsgrad finden Manager ebenfalls gut. Der Gedanke, dass die Unternehmensdaten auf Servern außerhalb des Unternehmens zu hosten, lässt viele zurückschrecken.

Was spricht für Cloud Computing?

Die Angst bei Cloud Computing sind einfache Sicherheitsbedenken. Oft stehen drei Fragen dabei immer wieder im Raum:

  • Sind meine Business Applikationen & Daten online immer verfügbar?
  • Wie ist eine sichere Übertragung & Speicherung in das System gewährleistet?
  • Was muss ich bezüglich der DSGVO und dem Datenschutz beachten?
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Das sind verständliche Fragen! Sie müssen im Zweifel von jedem Anbieter individuell beantwortet und bestätigt werden. Generell gilt aber:

Stand der Technik

Die Verfügbarkeit von Business Applikationen und gespeicherten Daten ist genauso hoch, wenn nicht gar noch höher als im eigenen Rechenzentrum. Der Betrieb von Hochleistungsservern sorgt für eine 99,9-prozentige Ausfallsicherheit bei den Anbietern. Die Sicherheit der Datenübertragung bei ERP Systemen hat sich in letzten Jahren durch fortschrittliche Verschlüsselungstechniken rapide verbessert. So sind die Verbindungen bei der Übertragung immer verschlüsselt. Nutzer können die Sicherheit durch die ausschließliche Verwendung von guten Passwörtern im ERP System zudem noch weiter erhöhen.

Datenschutz

Der Datenschutz im ERP System muss immer beachtet werden. Egal ob der Server im Keller steht oder das Cloud ERP beim Cloud-Anbieter, sie müssen sich mit ihrem Datenschutzbeauftragten mit dem Thema befassen. Viele Cloud-Anbieter werben damit, dass die Server in Deutschland stehen. Somit gelten die Bestimmungen des Datenschutzes nach deutschem Recht. Aber auch die europäischen Regeln verhindern einfache Spionage. Die technischen und rechtlichen Hürden für jede Art von Industriespionage sind über die EU-weiten Regeln der GDPR hoch. Insofern sind Daten in einer deutschen Cloud oder europäischen Cloud mindestens genauso sicher wie im hauseigenen Rechenzentrum.

Bereitstellung

Die Bereitstellung eines IT-Systems nimmt wenige IT-Ressourcen in Anspruch. Ihr IT-Team kann sich anderen Aufgaben widmen. Zum Vergleich: Bei einer lokalen Bereitstellung der Software sind die IT-Mitarbeiter fortwährend beschäftigt und müssen sicherstellen, dass Ihr System auf dem neuesten Stand ist.

Lesen Sie hier Beiträge zum Thema Cloud:

ERP – Enterprise Resource Planning

Das Schlagwort zum Thema Cloud ERP

Was ist eigentlich Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning ist Englisch und beschreibt die Ressourcenplanung eines Unternehmens.

Benötigte Zeit: 1 Tag.

Diese Ressourcen in der ERP-Theorie sind:

  1. Kapital

    Kapital wird als zentraler Bestandsbegriff definiert und wird im Allgemeinen mit Geld gleichgezeigt. Konkret ist Geld aber mehr als ein Geldmittel.

  2. Personal

    Mit Personal werden die von Arbeitgebern beschäftigten Arbeitnehmer bezeichnet. Im Kontext von ERP sind damit auch Arbeits-Ressourcen wie Freelancer gemeint.

  3. Betriebsmittel

    Betriebsmittel gehören in der Betriebswirtschaftslehre zu den elementaren Produktionsfaktoren. Ausschlaggebend ist, dass Betriebsmittel nicht „verbraucht“ sondern genutzt werden. Ein konkretes Beispiel sind Maschinen in einem Industrie-Betrieb.

  4. Material

    Das „Gegenstück“ zum Betriebsmittel ist das Material, welches verbraucht oder gebraucht wird um etwas herzustellen.

  5. Daten

    Daten gehören in der digitalen Welt, in der wir leben, mittlerweile auch zu einem wichtigen Gut eines Unternehmens. Oft noch im ERP-Kontext vernachlässigt ist das Management von Daten ein wichtiger Erfolgsfaktor.

In der heutigen Zeit wird für diese Arbeit eine Softwarelösung eingesetzt. Viele kennen SAP, wie zum Beispiel SAP Business One, aber es existieren mehrere Hunderte von Anbietern mit passenden Lösungen und Systemen. Solche Softwares werden meist ERP-Software, ERP System oder ERP Lösung genannt. Damit kann eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen in dem jeweiligen Modul abgebildet und Daten gespeichert werden. Alle Informationen werden in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert.

Bekannte Cloud ERP Hersteller:

Nicht nur SAP bietet mit SAP S/4 HANA oder SAP Business One, ERP Software an, es gibt auch weitere Hersteller auf dem Markt für Unternehmenssoftware:

Die Auflistung ist nicht vollständig, auch mit anderen Systemen können sie erfolgreich ihre Ressourcen in der Cloud verwalten, dazu finden sie eine Übersicht aller Software-Hersteller aus Deutschland, Österreich und Schweiz in unserem ERP-Hersteller-Verzeichnis.

myfactory Cloud ERP ist auch in der Public Cloud verfügbar

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Enterprise Resource Planning & Cloud

Verbindet man nun Enterprise Resource Planning mit der Cloud entsteht eine Cloud ERP Lösung und man bekommt ein ERP System zur Verwaltung aller Geschäftsprozesse in der Wolke. Der Trend setzt sich nun schon seit Jahren durch, da mit Cloud ERP nicht nur Kosten gespart, sondern auch Flexibilität gewonnen wird. Erfahren Sie mehr dazu in diesem Artikel: 5 Vorteile, die für ERP Software aus der Cloud sprechen.

Cloud ERP vs ERP-Bereitstellung auf dem eigenen Server im Vergleich

Cloud-basierte ERP-Systeme sind in der Regel günstiger zu betreiben. Warum? Die Kosten für Fachpersonal lassen sich reduzieren oder ganz einsparen. Inhouse-Installationen dagegen haben einen viel höheren Aufwand für die Bereitstellung. Vor allem die Wartung und Modernisierung einer eigenen IT-Infrastruktur, sowie das Aktualisieren der Software erzeugt zum Teil hohe Kosten, die im Cloud-Betrieb entfallen.

Lesen Sie hier Beiträge zum Thema Enterprise Resource Planning:

Mobile Working

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Was ist eigentlich Mobile Working

Mobile Working ist das Konzept von: Arbeiten wo und wann man will! Immer mehr Unternehmen fördern die Flexibilität ihrer Angestellten und stellen Informationen für die tägliche Arbeit online zur Verfügung. Ein Ansatz beispielsweise ist das Arbeiten vom Home Office, unterwegs oder im Büro. Mobile Working fördert das kreative Potenzial der Mitarbeiter. Das Management wiederum steht vor neuen Herausforderungen. Vertrauen und digitales Führen sind nun Soft-Skills-Voraussetzung damit Mobile Working funktioniert. Aber auch technologisch muss Mobile Working mit entsprechenden Lösungen unterstützt werden. Kern vieler Bestrebungen ist eine Cloud ERP-Lösung, mit dem alle Geschäftsprozesse von überall aus gesteuert werden können und Informationen 24 Stunden abrufbar sind.  

Mobile Working & Cloud ERP

Mobile Working ist ein weites Feld geworden. Der zentrale Punkt ist aber die Menschen in die Lage zu versetzen, mit Technologie den Arbeitsalltag zu unterstützen. Nur so kann man auf Dauer als Unternehmen weiter bestehen und wachsen. Im Moment scheitert es aber oft an veralteter Unternehmenssoftware, die nicht mehr auf der Höhe der Zeit ist. Lesen Sie hier 5 Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.

Lesen Sie hier Beiträge zum Thema Mobile Working:

Weiterführende Themen zu Cloud ERP

Welche Anforderungen sollte man an Cloud ERP haben?

Nachdem nun klar ist, dass Cloud ERP ein Gewinn für jedes Unternehmen ist, stellt sich die Frage der Anforderungen an ein solches System. Im ersten Schritt kann man natürlich ein Lastenheft erstellen und damit definieren, welche Anforderungen man hat. Aber manchmal ist auch das noch gar nicht möglich. Hier empfiehlt es sich einen Schritt zurück zu gehen und eine Anforderungsanalyse durchzuführen. Zudem wird dann allen Beteiligten auch oft klarer, was eigentlich wirklich benötigt wird. EAS-MAG-Tipp: ERP-Experten können mit einem Workshop bei einer solchen Analyse und der Erstellung des Lastenheftes helfen.

Typische Anforderungen an Cloud ERP

An dieser Stelle wollen wir ein paar typische Anforderungen an Cloud ERP auflisten

Anforderung: Cloud ERP muss mit Schnittstellen integrierbar sein

ERP Systeme können nicht immer alles, wenn es also nötig ist, weitere Software im Unternehmen zu nutzen, braucht es Schnittstellen für eine Integration – so bleiben Datenflüsse im Schwung und keine neuen Datensilos entstehen.

Anforderung: Cloud ERP muss hochverfügbar und sicher sein

Gerade wenn Cloud ERP aus der Cloud kommt müssen die Systeme immer laufen und nicht durch Hacker gestört werden können. Daher ist auf entsprechende gute Rechenzentren zu achten.

Anforderung: Cloud ERP muss Automatisierung & Usability

Software hat keinen Selbstzweck sondern dient der Optimierung von Geschäftsprozessen. Daher müssen gute Cloud ERP Systeme dafür sorgen, dass Prozesse automatisiert werden können. Da wo der Mensch mit dem System arbeitet braucht es eine einfache und selbsterklärende Oberfläche.

7 Erfolgsfaktoren für das (Cloud-)ERP-Projekt!

Im Rahmen eines Workshops auf dem 10. ERP-Infotag Wien wurden mit allen Workshop-Teilnehmern die 7 wichtigsten Faktoren für den Erfolg der nächsten ERP-Projekteinführung erarbeitet. Diese sind:

  1. Geschäftsleitung
  2. Projektleitung
  3. Kommunikation
  4. KeyUser
  5. Lastenheft
  6. Change Management
  7. Dokumentation

Weitere Ausführungen zum Thema finden Sie hier: 7 Erfolgsfaktoren für das (Cloud-)ERP-Projekt!

Weitere Tipps zu ERP aus der Cloud

Zudem finden Sie in diesen Beiträgen weitere Informationen zu ERP aus der Cloud:

Stark verwandtes Thema zu Cloud ERP: Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning, kurz ERP ist die betriebswirtschaftliche Disziplin des Management von Unternehmensressourcen.

Erfahren Sie auf unserer Themenseite mehr darüber: ERP – Enterprise Resource Planning

Aktuelle Beiträge zum Thema Enterprise Resource Planning:

Checkliste für wesentliche Cloud-ERP-Anforderungen

Die Dokumentation Ihrer grundlegenden Anforderungen mag schwierig erscheinen, aber diese Checkliste kann Ihnen dabei helfen. Hier sind die wesentlichen Anforderungen an Cloud ERP, die gute Lösungen können müssen:

  • Bestehende oder neue Anpassungen, Workflows und Metriken, die in das ERP integriert werden sollen
  • Erforderliche Integrationen vom ERP zu Geschäftssystemen von Drittanbietern
  • Anforderungen an die System- und Datenhandhabung, einschließlich Datenbanksicherung und -wiederherstellung, Systemfailover-Funktionen, Netzwerkzugriff und Sicherheitsanforderungen
  • Funktionalitätslücken im aktuellen System und Prozesse, die im neuen ERP-System enthalten sein müssen
  • Anforderungen an die Buchhaltungsfunktionalität (z. B. Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Hauptbuch, Kontenplan, mehrere Unternehmen/Filialen, Mehrfachwährungen, Projektbuchhaltung und Lohnbuchhaltung)
  • Branchenspezifische Anforderungen an die Funktionalität: Fertigung (Terminplanung, Stückliste, MRP); Vertrieb (Lagerverwaltung, Lagerplatzbestimmung, Kitting, Chargen-/Seriennummernverfolgung, EDI, mehrere Maßeinheiten); Anforderungen an CRM-Funktionalität (Marketing-Automatisierung, E-Mail-Integration, Fallmanagement, Kundenportal); eCommerce-Integration (B2C, B2B, Marktplätze)
  • Anforderungen an das Berichtswesen (benutzerdefinierte Berichte, KPIs, Dashboards, Abfragen, Business Intelligence-Funktionen)
  • Benutzerrollen, Verantwortlichkeiten, Auditierbarkeit, Compliance und Governance
  • Schulungsanforderungen für Anwender und Administratoren
  • Support-Anforderungen nach der Einführung
  • Anforderungen an Skalierbarkeit und zusätzliche Funktionalität für das erwartete zukünftige Wachstum
  • Anforderungen an die Mobilität