Dokumentenmanagement-Systeme sind ein fester Bestandteil nahezu jedes ERP-Systems. Nicht nur die Integration ins System ist dabei von Vorteil – auch die Cloud ermöglicht zusätzliche Funktionen.
Dokumentenmanagement und ERP-Systeme: Integriert oder Best-of-breed?
Ob für elektronische Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine, gescannte Papierbelege, digitale Formulare oder ein- und ausgehende E-Mails: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind als integraler Bestandteil heutiger ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken. Entscheidet sich ein Unternehmen für eine ERP-Lösung, gehört das dabei integrierte DMS fast immer mit dazu.
Vorab getestet und qualifiziert
Die Vorteile eines integrierten Systems liegen auf der Hand: Die Anwender profitieren von einer einheitliche Benutzeroberfläche. Durch einen Implementierungspartner und ein einheitliches Lizenzmodell sinkt die Komplexität bei der Einführung. Weniger Schnittstellen bedeuten weniger Systembrüche und vor allem: Die Dokumente liegen an einer zentralen Stelle vor und sind nicht über unterschiedliche Systeme verteilt. Unternehmen zum Beispiel aus der Pharmazie und Medizintechnik, die außerdem in einem stark regulierten Umfeld tätig sind, profitieren zusätzlich. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, dass die Schnittstellen zwischen DMS und dem ERP-System validieren. Denn diese sind seitens des Herstellers schon entsprechend getestet und qualifiziert.
In einem ERP-System werden viele geschäftskritische Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine oder Zertifikate, generiert. E-Mails von Geschäftspartnern oder Kunden lösen wiederum Prozesse im ERP-System aus. Hinzu kommen eingehende Papierdokumente, die man per Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) digitalisiert und interpretiert. Durch ein integriertes DMS liegen alle diese Dokumente an zentraler Stelle vor, sind direkt den einzelnen Business-Objekten wie Bestellungen oder Rechnungen zugeordnet und müssen nicht erst über Suchmaschinen, externe Systeme oder Dateiablagen ausfindig gemacht werden.
Viele Unternehmen steuern und dokumentieren mithilfe eines integrierten DMS auch ihr internes Qualitätsmanagement (QM) und ihre Arbeitsanweisung („Standard Operating Procedures“). Durch diese Integration entsteht eine direkte Verknüpfung zwischen den im QM-System beschriebenen Abläufen und den ausführbaren Workflows im ERP-System („Drill-through“).
Zusatzfunktionen aus der Cloud
Sofern keine Spezialanforderungen vorliegen, entscheiden sich Unternehmen, die eine ERP-Lösung einsetzen wollen, fast immer für ein integriertes DMS. Hier überwiegen die Vorteile durch geringere Kosten, höherer Geschwindigkeit der Einführung und deutlich weniger Komplexität.
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Was nicht heißt, dass man auf DMS-Funktionen verzichten muss, die über das eingesetzte ERP-Gesamtpaket hinausgehen. Vor allem die Nachfrage nach Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit, zum Beispiel für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, nimmt deutlich zu. Auch neue KI-gestützte kognitive Funktionen zur automatischen Bilderkennung und -analyse können bei der Verarbeitung von Dokumenten einen Mehrwert bringen.
Wer solche Services nutzen möchte, kann heute bereits auf entsprechende Cloud-Dienste zurückgreifen und damit die Funktionalität seines ERP- und DMS-Systems anreichern. Im Vergleich zur aufwändigen Einführung eines dedizierten DMS-Systems machen sich ergänzende Einzelservices aus der Cloud in der Regel schnell bezahlt. Vorausgesetzt natürlich, dass das eingesetzte ERP-System durch geeignete Schnittstellen und Sicherheitsvorkehrungen ein hybrides Modell unterstützt.
