Redaktionsbeitrag

Lastenheft-Checkliste von asseco: 8 Punkte, die in einem Lastenheft enthalten sein müssen!

Veröffentlicht am 25.08.2018

ERP-Systeme werden nicht mal eben so gekauft: Die Entscheidung für eine neue ERP-Software wird von jedem Unternehmen gründlich vorbereitet. Ein unverzichtbarer Baustein ist dabei das ERP-Lastenheft. Beim Erstellen geschehen allerdings häufig Fehler – Fehler, die sich leicht vermeiden lassen.

Oft fehlen zum Beispiel zentrale Informationen. Oder es sind zu viele und irrelevante Details enthalten, wodurch den Anbietern die Analyse erschwert wird. Missverständnisse und Fehlinterpretationen sind daher die Folge. Damit Ihnen solche Fehler nicht unterlaufen, möchten wir Ihnen hier eine Checkliste an die Hand geben. Mit ihr können Sie überprüfen, ob Sie an alle wesentlichen Punkte gedacht haben. Haben Sie noch kein Lastenheft erstellt, dient Ihnen diese Checkliste als Richtschnur.

Um hier erst gar keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, zunächst zwei kurze Begriffsklärungen: Lastenheft versus Pflichtenheft.

Was ist ein ERP-Lastenheft? Kurz gesagt: Kerninhalt eines Lastenhefts ist das Anforderungsprofil, das ein Unternehmen X an ein ERP-System stellt. Das Lastenheft erstellt folglich der Interessent und schickt es anschließend den Anbietern zu. Diese ausgewählten Hersteller zeigen dann in ihren Pflichtenheften auf, ob und wie sie diese verschiedenen Anforderungen in ihren jeweiligen ERP-Systemen realisieren. Das Pflichtenheft ist also das Pendant zum Lastenheft und somit Sache der ERP-Anbieter. Je besser das Lastenheft, desto aussagekräftiger die Pflichtenhefte, die von den Anbietern zurückbekommen. Grund genug, sich mit dem Thema Lastenheft-Erstellung zu beschäftigen.

Lastenheft-Checkliste von asseco: 8 Punkte, die in einem Lastenheft enthalten sein müssen!

Punkt 1: Zeitplan! Vereinbaren Sie mit der Geschäftsleitung einen realistischen Zeitplan.

Denken Sie daran, dass ein Lastenheft ein zentraler Baustein für eine gute Auswahlentscheidung ist. Sie sollten daher mindestens drei Monate Zeit für seine Erstellung einkalkulieren. Sie kann aber auch deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Stoßen die Inhalte im Lastenheft zum Beispiel Reorganisationsprojekte an, reichen drei Monate ganz sicher nicht aus.

Punkt 2: ZUKUNFTSORIENTIERUNG! Planen Sie schon jetzt die Zukunft ein.

Setzen Sie sich so früh wie möglich mit der Geschäftsleitung zusammen und besprechen Sie strategische Ziele. Beantworten Sie Fragen wie diese: Wohin entwickeln wir uns als Unternehmen? Wohin entwickelt sich der Markt? Wenn Sie nicht zukunftsorientiert denken, wählen Sie womöglich ein System aus, das zwar die momentanen Schmerzen heilt. Langfristig aber ist es für Sie ungeeignet.

Punkt 3: Systematisch Befragung! Interviewen Sie alle relevanten Abteilungen, um die funktionalen Anforderungen zusammenzustellen.

Verzichten Sie auf eine Rund-Mail an alle Abteilungen. Auf diese Weise tragen Sie nur ein buntes Wunschzettel-Sammelsurium zusammen, entwickeln aber kein konsistentes Anforderungsprofil. Befragen beziehungsweise interviewen Sie die Kolleginnen und Kollegen, die jeweils über das meiste Abteilungswissen verfügen.

Punkt 4: Lösungsneutralität! Achten Sie darauf, dass die Anforderungen lösungsneutral formuliert sind.

Ein Beispiel: Schreiben Sie nicht, dass Sie am Bildschirm rechts oben einen Button haben möchten, der eine bestimmte Funktion auslöst. Das wäre nicht lösungsneutral, denn die Funktion kann in verschiedenen ERP-Systemen unterschiedlich realisiert sein. Ein System, das zum Beispiel den Button rechts unten hat oder bei dem diese Funktion automatisiert abläuft, erfüllt dann – formal betrachtet – Ihre funktionale Anforderung nicht. Es kann Ihnen in diesem Fall passieren, dass Sie ein ERP-System als ungeeignet von der Liste streichen, das Ihre Anforderungen der Sache nach geradezu idealtypisch erfüllt. Das kann nicht in Ihrem Interesse sein. Implementierungsspezifische Details gehören ins Pflichtenheft, nicht ins Lastenheft!

Punkt 5: Genaue Beschreibung! Stellen Sie Ihre Anforderungen in allen wesentlichen Punkten explizit dar und heben Sie Ihre Besonderheiten hervor.

Vermeiden Sie stillschweigende Annahmen. Diese mögen für Sie selbstverständlich sein, für die Anbieter aber womöglich nicht. Wenn Hersteller Funktionen anders verstehen als Sie sie gemeint haben, kann dies am Ende zu einem kostspieligen Problem werden. Denken Sie daran: Der Anbieter kann nicht wissen, was Sie meinen, sondern nur lesen und interpretieren, was Sie im Lastenheft schreiben.

Punkt 6: Knappe Darstellung! Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Punkte und sparen Sie sich die Anforderungen, die jedes ERP-System ohnehin standardmäßig erfüllt.

Beschreiben Sie die funktionalen Anforderungen nicht zu detailliert, denn ein Overkill an Informationen kann die Interpretation ebenfalls erschweren. Um zu beurteilen, welche Standardfunktionen jedes moderne ERP-System erfüllt, brauchen Sie naturgemäß ein bisschen Know-how. Daher sollte mindestens ein Mitarbeiter Ihres Auswahlteams über ein gewisses ERP-Basiswissen verfügen.

Punkt 7: Zusatzinformationen! Beschränken Sie den Inhalt des Lastenhefts nicht auf die funktionalen Anforderungen, sondern fügen Sie weitere Punkte hinzu, um die Analyse zu erleichtern.

Stellen Sie an den Anfang des Lastenhefts eine kurze Unternehmensbeschreibung. Nennen Sie Name und Rechtsform, die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Branche. Erwähnen Sie auch, ob es mehrere Unternehmensstandorte gibt. Skizzieren Sie dann Ihre IT-Infrastruktur einschließlich Schnittstellen. Lassen Sie das Lastenheft mit einem Zeitplan enden. Weitere optionale Punkte sind eine knappe Beschreibung der Kernprodukte und des Marktumfelds, die Nennung des Alleinstellungsmerkmals sowie der Ansprechpartner.

Punkt 8: Kurzfassung nicht vergessen! Erstellen Sie zusätzlich zu einer Langfassung des Lastenhefts auch eine Kurzfassung.

Eine Langfassung benötigen Sie zunächst zur Erstellung der Longlist, also der langen Liste aller für Sie infrage kommenden Anbieter. Sie kann durchaus einen Umfang von 50 oder mehr Seiten haben. Kürzen Sie diese Version später auf drei bis maximal fünf Seiten und fügen Sie als Anhang einen Fragenkatalog mit maximal 150 Fragen hinzu. Schicken Sie diese Kurzfassung an die ausgewählten Hersteller. Die Langfassung benötigen Sie erneut für die Shortlist-Kandidaten – also die, die es in die engere Auswahl geschafft haben. Auch hier sollten Sie einen Fragenkatalog hinzufügen. Er kann deutlich mehr als 150 Fragen enthalten.


Diese Checkliste wurde von asseco Solutions zur Verfügung gestellt.

Wenn Sie hinter jeden dieser acht Punkte einen Haken im Sinne von „erledigt“ machen können, haben Sie ein Lastenheft erstellt, das diesen Namen auch verdient. Damit sind Sie auf einem guten Weg zur richtigen Entscheidung.