Im Rahmen eines Workshops auf dem 10. ERP-Infotag von Confare in Wien wurden mit allen Workshop-Teilnehmern die 7 wichtigsten Faktoren für den Erfolg der nächsten ERP-Projekteinführung erarbeitet.
7 Erfolgsfaktoren für das ERP-Projekt!
- Geschäftsleitung
- Projektleitung
- Kommunikation
- KeyUser
- Lastenheft
- Change Management
- Dokumentation
Nachfolgend wollen wir auf diese Schlagwörter kurz näher eingehen:
1. Geschäftsleitung
Eine wichtige Komponente für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist die aktive Unterstützung des Vorhabens durch die Geschäftsführung. Eine Karte aus dem Brainstorming lautete: „Geschäftsführung soll/muss hinter ERP-Projekt stehen“. Diese Formulierung trifft die Anforderung sehr gut. Viele Projekteinführungen scheitern schlicht an mangelndem Interesse der Geschäftsleitung.
2. Projektleitung
Dreh- und Angelpunkt eines ERP-Projekt ist die Projektleitung. Der Workshop ergab, dass viel auf den Schultern dieser Person oder des verantwortlichen Teams lastet. Für notwendig wird erachtet, dass die Person(en) unbedingt kompetent sein muss/müssen. So wird gewährleistet, dass Entscheidungen getroffen werden und bei Bedarf auch schnell.
Passend zu diesem Thema wurden folgende Karten gespielt: „Prof. Projektleiter“, „ext. Projektleiter“, „Mut zu Entscheidungen“, „Schnellere Entscheidungen“
In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung werden klare Zieldefinitionen gewünscht, die auch zum Umfang passen, so dass der Arbeitsauftrag für die Projektleitung klar umrissen ist.
3. Kommunikation
Viele Herausforderungen sind nach dem einheitlichen Tenor der Diskussionsgruppe mit einer guten und offenen Kommunikation zu lösen. Diese Aufgabe fällt primär dem Projektleiter zu, aber sicherlich auch allen anderen Beteiligten. Ein wichtiger Punkt auf den Karten war: „Termintreue in Projektphasen einfordern“. Gerade wenn es um Termine geht ist Kommunikation essentiell. Ein besonderes Augenmerk ist auf die globalen Projekte zu richten. Hier wird eine globale Prozessorganisation notwendig.
4. KeyUser
Die KeyUser stellen ebenfalls einen zentralen Erfolgsfaktor dar. Für diesen Personenkreis wurden besonders viele Karten geschrieben:
- Auswahl KeyUser
- Freistellung KeyUser
- Freiraum / Zeit Für die KeyUser
- weniger Zeitreserven verbrauchen => bessere Einteilung d. Ressourcen
- Menschen/Personen sind wichtiger als die Technik => sprich Mitarbeiter müssen mitarbeiten
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Mitarbeiter / KeyUser im Projekt aktiv geführt werden müssen und Anerkennung bekommen sollten für Ihre Arbeit. Die Aufgaben, sowie die Rechte und Pflichten eines KeyUsers sind klar zu formulieren und es muss der nötige Freiraum dafür geschaffen werden.
5. Lastenheft
Der Begriff „Lastenheft“ ist an dem ERP-Infotag oft gefallen. Alle Teilnehmer an einem ERP-Projekt kennen es, aber es herrschen hier unterschiedliche Vorstellungen über den nötigen Inhalt. Die „Konzentration auf das Wesentliche“ ist genauso ein Erfolgsfaktor wie auch „weniger Sonderwünsche (zu) berücksichtigen“, so die Gruppe. Die gesamte Kommunikation bezüglich der Anforderungen sollte stets in einer „einfache(n), einheitlichen(n) Sprache“ erfolgen. Im Zuge der Entwicklung eines Pflichtenheftes sollte man auch die Chance nutzen, mit dem Einführungspartner die „Requirements nochmals (zu) priorisieren“.
Redaktion-Tipp: Lesen Sie in dieser Checkliste was beim Lastenheft wichtig ist: Checkliste Lastenheft: Diese 5 Punkte sind wichtig!
6. Change Management
Als weiterer wichtiger Faktor für ein erfolgreiches ERP-Projekt entwickelte sich in dem Workshop das Bewusstsein, dass eine Softwareeinführung eine Veränderung der Unternehmensprozesse mit sich bringt und diese Veränderung auch als solches verstanden werden muss. Die „Prozesse optimieren“ und damit „Change Management“ zu betreiben sollte offen kommuniziert werden und nicht nebenherlaufen. Die Diskussion ob die Prozessveränderungen, vor, nach oder während des ERP-Projektes erfolgen müssen, war nicht zu klären und ist abhängig davon, um welchen Prozess es sich handelt.
7. Dokumentation
Die Dokumentation des ERP-Projektes, die auch in der heutigen Zeit online für alle Interessensgruppen zur Verfügung stehen muss, ist ein weiteres Ergebnis des Workshops. Nur mit entsprechenden Aufzeichnungen können zu einem späteren Zeitpunkt Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Und auch neue Mitarbeiter können mit Hilfe einer individuellen Anwendungsdokumentation leichter an die Software herangeführt werden.
Fazit
3 von 7 der Erfolgsfaktoren sind Interessensgruppen in einem ERP-Projekt. Ein weiterer Faktor bezieht sich auf die Interaktion zwischen diesen Personen. Damit kann man sagen, dass über 50% des Erfolgs eines Projekts am Menschen hängt. Daher sollte der Faktor „Mensch“ neben all der IT und Technik einen ganz besonderen Stellenwert in einem ERP-Projekt bekommen.
Im Video hören Sie Experten und IT-Profis im O-Ton:
Die 7 Erfolgsfaktoren wurden im Rahmen einer Creative Innovation Session (kurz: CIS), unter der Leitung von Matthias Weber, Experte der ERP-Heroes für Unternehmenssoftware, im Rahmen des 10. ERP-Infotag von confare erarbeitet.
