Digitalisierung, Industrie 4.0 und IoT machen auch nicht vor den Themen Enterprise-Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM) und Warenwirtschaft halt. Für alle diese Bereiche gibt es entsprechende Unternehmenssoftware. Woran man erkennt, dass man in diesen Gewässern mit veralteter Unternehmenssoftware unterwegs ist, verraten diese 5 Anzeichen.
5 Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware
Doppelte Datenhaltung – mehrere Softwarelösungen beinhalten die gleichen Daten
Man stelle sich die Situation vor: Zwei Kapitäne haben auf einem Schiff das gemeinsam Kommando. Wie wäre die Situation zu lösen, damit das Schiff ans Ziel kommt: Nur mit enormen Abstimmungsbedarf!
Dieses Bild, übertragen auf Unternehmen, beschreibt den Einsatz mehrerer Softwarelösungen – oft auch Excel-Listen – welche überdies identische Daten beinhalten. Der Konflikt besteht im Abstimmungsbedarf zwischen den Programmen und Listen. Datenänderungen in dem einen System müssen außerdem auch in dem anderen Programm nachgepflegt werden. Welcher Datenstand aktueller ist, ist oft nicht klar. Neuere Daten werden mit älteren Informationen überschrieben. Mitarbeiter-Ressourcen für diesen Abgleich werden unnötig verschwendet.
Gerade wenn getrennte CRM- und ERP-Systeme in Betrieb sind, entstehen Ressourcenverschwendungen. Warum werden demzufolge separate Systeme eingesetzt? Alte Warenwirtschaftssysteme haben kein CRM-Modul. Für das Kundenbeziehungsmanagement wird ein eigenes Programm angeschafft und schon hat man zwei (Daten-)Kapitäne im eigenen Unternehmen. Klar ist: Doppelte Datenhaltung ist ein klares Zeichen für eine veraltete Unternehmenslösung, eine integrierte CRM- und ERP-Lösung ist notwendig.
ERP-Markt-Check: Auf dem ERP-Markt finden sich ERP-Hersteller wie die e.bootis ag, die mit einem voll integrierten Ansatz arbeiten. Neben den klassischen Warenwirtschaftsprozessen werden auch Module für Kommunikation und Korrespondenz angeboten, die im Bereich CRM unerlässlich sind. Durch die Verzahnung beider Bereiche ist keine doppelte Datenhaltung nötig, da auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet wird. Beispielsweise sind Verkaufszahlen aus der Warenwirtschaft für CRM-Prozesse verfügbar, ein manueller Datenabgleich entfällt.
Fehlende Schnittstellen – Doppelte Datenerfassung in mehreren Systemen
Auf einem Schiff müssen Prozesse effizient und sicher ablaufen um Schiff, Passagiere oder Ladung nicht zu gefährden.
Gleiches gilt auch im Unternehmen, wenn mehrere Softwaresysteme für einen Geschäftsprozess notwendig sind. Dies ist bei komplexen und aufwändigen Geschäftsprozessen denkbar. Spezial-Software für einzelne Bereiche sind dann die Alternative zu aufwändigen Sonderprogrammierungen in einem Programm. Der Prozessablauf muss aber auch hier effizient und sicher ablaufen. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Programme nicht über Schnittstellen kommunizieren können. Daten müssen in die Systeme mehrfach eingegeben werden. Dies erhöht den Arbeitsaufwand und erzeugt Falscheingaben.
Manuelle Datenübertragung verlangsamt den Geschäftsprozess, erzeugt Fehlinformationen durch Tippfehler oder durch in der Zwischenzeit geänderten Informationen. Solch eine Situation ist ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware im Unternehmen. Moderne Lösungen besitzen ausreichend Schnittstellen, durch die eine automatisierte Kommunikation stattfindet. Automatisierung über Schnittstellen erhöht die Prozess- und Datenqualität, die Geschwindigkeit des Geschäftsprozesses und reduziert überdies Arbeitsaufwand im Unternehmen.
ERP-Markt-Check: Eine gute Unternehmenssoftware bietet ausreichend Schnittstellen an, um mit Fremdsystemen zu kommunizieren. Ein Beispiel: Das Open Source ERP-System OpenZ. Mit Hilfe einer standardisierten und serviceorientierten Webservice-API (Application Programmierung Interface), können Schnittstellen verbunden werden, die eine reibungslose Kommunikation zu Kassensystemen, CRM-Systemen oder Webshops ermöglichen.
Veraltetes Datenbanksystem – Wartung und Lauffähigkeit treibt EDV-Kosten in die Höhe
Aus Nostalgie alte Dinge zu sammeln ist eine schöne Sache, aber in rauen Gewässern mit einem alten Kahn rumschippern ist gefährlich. Man braucht eine spezielle Crew, die das Schiff gut führt und am Laufen hält. Die Unterhaltskosten für einen solchen Nostalgie-Luxus können schnell die Finanzen belasten.
Ebenso verhält es sich mit veralteten Datenbanksystemen für Ihre Unternehmenssoftware. Alte Software ist oft nur auf alten Servern lauffähig. Die eingesparten Kosten für ein Update werden schnell für die aufwändige Instandhaltung der Altsysteme ausgegeben. Teure Spezialisten erhöhen das IT-Budget, die für die Wartung notwendig sind. Sicherheitslücken in den alten Programmen gefährden die Datensicherheit. Wenn EDV-Kosten durch hohe Wartungsgebühren hochgetrieben werden, so ist das ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.
Auch zeitgemäße Software erzeugt Softwarepflegegebühren. Diese liegen aber in aller Regel preislich unter der Wartung für veraltete Software. Regelmäßige Updates oder eine Neuanschaffung spart langfristig Geld.
ERP-Markt-Check: Die Wahl des Datenbanksystems ist zuerst von der Unternehmenssoftware abhängig. Die TOPIX AG setzt bei der Speicherung der Daten auf das System 4D. Mit dem Datenbank-Release-Wechsel auf die Version 15 hat auch dieser ERP-Hersteller mit der Integration der neuen Version begonnen. Die Version 9.2.0 von TOPIX:8 unterstützt nun auch die Version 15 und setzt damit erneut auf aktuelle Technologie und Sicherheit.
Kein mobiler Datenzugriff –Smart Working ist für Mitarbeiter nicht möglich
Flexibilität ist auch in der Schiffslogistik gefragt. So hat ein holländisches Unternehmen faltbare Container entwickelt, mit denen man Leertransporte effizienter gestalten kann. 4FOLD-Container können bei Rücktransporten zusammengeklappt werden und sparen so 75% an Volumen ein.
Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.
Eine Unternehmenslösung sollte auch diese Anpassungsfähigkeit aufweisen. Smart Working hält in die Arbeitswelt Einzug und fordert eine entsprechende Flexibilität. Das Arbeiten von unterwegs oder zu Hause muss für Mitarbeiter über Mobile Apps oder Weboberflächen möglich sein. Wenn die Software dies nicht ermöglicht, ist dies ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.
ERP-Markt-Check: Einige ERP-Hersteller haben sich dem webbasierten Software-Ansatz verschrieben. Mit einer myFactory.Businessworld kann beispielsweise die gesamte Unternehmenssoftware über einen beliebigen Browser bedient werden. Neben der Desktop-Web-Oberfläche gibt es noch spezielle Oberflächen für Smartphone und Tablet. Das erlaubt auch angepassten Zugriff von unterwegs und macht das Arbeiten flexibel.
Performance Probleme – Geschäftsprozesse verzögern sich, da Unternehmenssoftware hängt
Beim Antrieb von Schiffen kann man auf den unkalkulierbaren Wind setzen, oder vielmehr auf motorisierten Antrieb. Wenn es um Zeit und präzisere Planung geht, ist ein starker Motor dem Segel vorzuziehen. Mit einem Segelschiff dauert die Reise meist länger.
Den gleichen Einfluss haben Performance Probleme in der Unternehmenssoftware auf den Betrieb. Datenspeicherprozesse dauern länger, Mitarbeiter müssen länger bleiben und Ware wird wegen den langsamen EDV-Prozessen nicht schnell genug versendet. Dies ist ein Anzeichen, dass die Unternehmenssoftware veraltet ist und eine Neuanschaffung sinnvoll. Mit neuer Software können folglich Performance Probleme eliminiert und Geschäftsprozesse optimiert werden. Ein Beispiel: Rechnungen automatisch elektronisch versenden.
ERP-Markt-Check: Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, dass den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger ermöglicht. Dieser Zentrale User Guide wird mit ZUGFeRD abgekürzt. Bereits heute unterstützen überdies 140 Softwareanbieter dieses Rechnungsformat. Die Einsparpotenziale in dieser Digitaltechnik sind überdies enorm. Jüngst hat der Softwarehersteller SelectLine beispielsweise eine spannende ZUGFeRD-Integration entwickelt. Parallel zu der Entwicklung des neuen Moduls hat das Unternehmen rechtliche Hinweise zur Verwendung der E-Rechnung zusammengestellt.
Und hier nochmals alles für die Ohren:
