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Cloud ERP als Business Enabler

Cloud ERP wird nicht nur immer verbreiteter und zugänglicher für mittelständische Unternehmen, sondern auch ein zunehmend effektiverer Geschäftstreiber, quasi: Cloud ERP als Business Enabler. Doch um die Technologie erfolgreich einsetzen zu können, ist es wichtig zu wissen wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und worauf zu achten ist.

Cloud ERP als Business Enabler

Business Software wird jedoch immer wichtiger – auch für kleine und mittlere Unternehmen kann Cloud ERP als Business Enabler wirken. Das zeigt auch eine aktuelle IDC-Analyse: Der Markt für Business Software ist 2018 gegenüber 2017 um rund neun Prozent auf knapp 14 Milliarden Euro gewachsen. Der Anteil der Public Cloud Services an den Anbieterumsätzen lag im vergangenen Jahr bei 22 Prozent. Den größten Teil weisen mit jeweils mehr als 60 Prozent Kollaboration und CRM auf. Bei ERP sind es überdies jeweils knapp 30 Prozent.

Diese Entwicklung scheint nicht überraschend, sehen doch viele Entscheider im Mittelstand die Cloud als wesentlichen Treiber ihres Geschäfts. Ob Schnittstellen, Einsparungspotenzial, schnelle Bereitstellung von Diensten oder Mobilität – das Cloud-ERP bietet viele Business-Chancen.

Die Qual der Wahl

Wer sein Business vorantreiben möchte, muss kurzum vor allem seine Daten im Griff haben. Sicherheitsbedenken lassen viele Mittelständler aber überlegen, welche der bestehenden Möglichkeiten die beste ist. Folgende Optionen gibt es grob zusammengefasst:

Self-Hosting:

Lohnt sich ein eigener Server? Vor dieser Frage stehen viele Betriebe. Immerhin erfordert ein eigener Server viel Know-how und kontinuierliche Arbeit. Das zeigt sich schon in der Konfiguration der Server-Anwendungen und bei den Themen Sicherheitsupdates, Firewall und beim Schutz vor Denial-of-Service-Angriffen. Auch bei Backups und der Überwachung von System-Logs ist umfassendes IT-Wissen gefragt. Dem gegenüber steht die physikalische Hoheit über die Daten im eigenen Rechenzentrum.

Private Cloud:

Es handelt sich um eine unternehmenseigene Cloud. Diese kann auch von einem externen Dienstleister betrieben und nach dem Pay-per-use-Prinzip abgerechnet werden. Zu den Vorteilen gehören im Folgenden die Bündelung der Ressourcen in einem flexiblen Pool, die Nutzung einer unbeschränkten Bandbreite, eine bedarfsgerechte Skalierung der technischen Ressourcen und eine automatisierte Durchführung von Prozessen. Hinzu kommt: Beim Private-Cloud-ERP-Modell sind im Gegensatz zur Public Cloud noch mehr Anpassungen sowie Zusatzprogrammierungen möglich. Zu den Konsequenzen zählen höhere Sicherheitsstufen durch den Dienstleister und der Bedarf an geschultem externen Personal, das beim Betrieb unterstützt.

Public Cloud:

In einer Public Cloud sind IT-Infrastrukturen wie Rechenleistung, Speicherplatz oder beispielsweise Anwendungen über das öffentliche Internet zugänglich. Es entfallen Betrieb und Wartung von IT-Ressourcen, was wiederum zu sinkenden Personalkosten führt und es Anwenderunternehmen erlaubt, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Darüber hinaus fallen keine Investitionskosten für Server-Hardware an. Auch braucht es keine Investitionen in Überkapazitäten, zum Beispiel für Lastspitzen. Die Zahlung erfolgt auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs. Zu den Nachteilen zählt, dass in der Public-Cloud-ERP-Edition oft keine Programmanpassungen möglich sind. Die Software kann nur über die vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten eingestellt werden. Zusatzentwicklungen sind nicht möglich.

Datensicherheit in der Cloud

Als weiteren Nachteil sehen viele Betriebe noch die Datensicherheit – obwohl Cloud-Software-Hersteller und Cloud-Anbieter in den letzten Jahren stark darin investiert haben. Sie setzen zum Beispiel auf lokale Rechenzentren, die zertifiziert und hochverfügbar sind. Darüber hinaus entlasten sie – etwa durch Datacenter-Sicherheitskonzepte – immer mehr die KMUs, die den stetig wachsenden Rechts- und Sicherheits-Anforderungen kaum noch gewachsen sind.

Mit Schnittstellen Megatrends ermöglichen

Unsere Welt wird immer vernetzter. Treiber dieser Entwicklung sind Trends wie Cloud-Computing, Internet-of-Things oder Industrie 4.0. Ihr Potenzial ist aber nur dann nutzbar, wenn zum Beispiel Sensoren mit Maschinen und Maschinen mit dem Cloud-ERP kommunizieren. Basis dafür sind sogenannte Application Programming Interfaces, kurz APIs. Diese Programmierschnittstellen können Daten austauschen, weiterverarbeiten und Inhalte zwischen verschiedenen Geräten transferieren – und das system- und anbieterübergreifend.

Konkretes API-Beispiel:

Seit vielen Jahren verkauft Fred seine Fahrräder über den Webshop, der im Cloud-ERP integriert ist. Durch die starke Nachfrage nach E-Bikes floriert das Geschäft und das Thema eCommerce bekommt einen hohen Stellenwert. Darum braucht Fred eine spezielle eCommerce-Software. Über eine API, die vom eingesetzten ERP bereitgestellt wird, kann kurzum einfach auf den neuen Shop umgeschaltet werden. Dieses Vorgehen erspart den Wechsel des ERP-Systems und einen aufwendigen Datentransfer. Nach wenigen Schritten kann Fred nun seine Daten in das neue System überspielen, neue Funktionen nutzen und sein Geschäft weiter ausbauen.

Mit Pay-per-use Kosten einsparen

ERP-Systeme sind bisher weiterhin mit hohen Anschaffungskosten verbunden und gehen zu Lasten anderer Investitionen wie Produktentwicklung oder Personal. Nicht so bei Cloud-ERP, das mit dem Lizenzmodell Pay-per-use arbeitet. Hier wird die Leistung nach Nutzung abgerechnet. Voraussetzung: Die Abrechnung richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der aktuellen Nutzerzahl – dann bleiben die Kosten im planbaren Rahmen.

Konkretes Pay-per-use Beispiel:

Dank des neuen Online-Shops erhält Fred immer mehr Fahrrad-Bestellungen. Um sich auf sein Kerngeschäft, die Online-Beratung und Reparatur zu konzentrieren, stellt er zwei neue Mitarbeiter ein. Eine Buchhalterin und einen Verkäufer. Beide brauchen Zugriff auf das System. Mit wenigen Klicks erweitert Fred seine Lizenzen und hat dabei die monatlich anfallenden Kosten stets im Blick. Das gesparte Geld geht direkt ins Online-Marketing und die Anschaffung des neuesten E-Bikes.

Mit Agilität rechtliche Vorgaben meistern

Neue Gesetze wie die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellen vor allem mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Um diese effizient zu lösen, sollten Firmen auf geprüfte Hersteller setzen. Sie bieten Anwendern ein Löschkonzept, mit dem sich Daten anonymisieren lassen. Ermöglicht wird das durch einen Assistenten, der Kundendaten unwiederbringlich überschreibt und löscht.

Konkretes DSGVO-Beispiel:

Wie viele kleine und mittelständische Betriebe steht auch Fred unter Druck, seine Kundendaten ebenfalls rechtskonform zu verwalten. Um keine Zeit zu verlieren, setzt er auf seine ERP-Software. Die erlaubt nicht nur die flexible Anpassung der Lizenzen, sondern auch die Buchung von neuen Funktionen wie den Anonymisierungsassistenten. Ist die Funktion integriert, überlegt sich Fred, welche Daten anonymisiert und welche von der Löschung ausgenommen werden. Besonders sensible Kundendaten lassen sich einfach auswählen und für die Anonymisierung kennzeichnen. Weiter unterstützt die Software bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist, zum Beispiel bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen.

Mit Mobilität Mitarbeiter und Kunden begeistern

Business Software kann mehr als nur Ressourcen, Kapital und Material verwalten. Sie kann auch die Arbeitsweise neu definieren. Zum Beispiel erhalten Mitarbeiter die Freiheit, von überall zu arbeiten. Gleichzeitig steigern Unternehmen mit mobilen Lösungen ihr Image: Im Außendienst etwa können sich Mitarbeiter in Echtzeit die Lagerbestände anzeigen lassen und die Konfiguration eines Produktes vornehmen – und das mit dem Kunden an einem Gerät.

Konkretes Mobilitäts-Beispiel:

Auch Fred will beispielsweise mobiler werden. Durch die Cloud-ERP-Lösung kann er der neuen Buchhalterin die Arbeit von zu Hause ermöglichen, was ihr bei der Kinderbetreuung hilft. Der neue Verkäufer erhält durch die neu eingeführte mobile Kasse die Möglichkeit, Artikel zu erfassen und gleichzeitig den Kunden im Laden zu begleiten. Das bietet Kunden hierdurch ein optimiertes Einkaufserlebnis, das auch die Loyalität stärkt.

Fazit: Business Software pusht das Geschäft

Das Beispiel im Folgenden, aus der Praxis zeigt, wie Unternehmenssoftware im Alltag hilft. Sie unterstützen dabei, Trends umzusetzen, Kosten zu sparen und sogar die Arbeitsweise positiv zu verändern. All das nützt Unternehmern wie Fred, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und nicht wertvolle Zeit für Administration, Recherche oder folglich analoge Prozesse zu verschwenden. Diesen Vorteil erkennen auch immer mehr kleine und mittlere Betriebe. Darum ist auch davon auszugehen, dass der Markt für Business Software in den kommenden Jahren weiter wachsen wird. Cloud ERP als Business Enabler ist machbar.

Autor: David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

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CRM-System

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen hilft, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Es sammelt und organisiert alle Informationen zu Kunden und Interaktionen an einem zentralen Ort, was eine bessere Kundenkommunikation und -betreuung ermöglicht. CRM-Systeme unterstützen Vertrieb, Marketing und Kundenservice, indem sie Verkaufsprozesse optimieren, Marketingkampagnen automatisieren und Support-Anfragen verwalten. Zudem bieten sie Analysewerkzeuge, um Kundenverhalten und Geschäftsergebnisse zu verstehen. Ziel eines CRM-Systems ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Kundenbindung zu stärken und letztlich den Umsatz zu maximieren.

ERP-System

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt, wie Finanzen, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Personalmanagement. Es ermöglicht eine nahtlose Datenverarbeitung und -vernetzung über verschiedene Abteilungen hinweg, wodurch betriebliche Effizienz und Transparenz gesteigert werden. Durch die zentrale Datenbank in einem ERP-System werden Silos vermieden, und Unternehmen können auf konsistente, aktuelle Informationen zugreifen. Dies erleichtert Entscheidungsprozesse, optimiert Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit. Moderne ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut und können individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Schnittstellen

Der Begriff Schnittstellen bedeutet die Verbindungen oder Integrationen zwischen verschiedenen Softwareanwendungen, die den Austausch von Daten und Informationen ermöglichen. Schnittstellen sind entscheidend für die Interoperabilität zwischen Systemen wie ERP, CRM und MES. Sie stellen sicher, dass Daten nahtlos fließen und in Echtzeit verfügbar sind, wodurch Geschäftsprozesse effizienter werden. Schnittstellen können durch APIs (Application Programming Interfaces) realisiert werden, die festgelegte Protokolle und Standards verwenden, um die Kommunikation zwischen Softwarelösungen zu erleichtern. Durch gut gestaltete Schnittstellen können Unternehmen redundante Datenverarbeitung vermeiden, Fehler reduzieren und die Entscheidungsfindung verbessern, da alle Systeme synchron und aktuell sind. Dies fördert die digitale Transformation und erhöht die betriebliche Agilität.

ERP - Enterprise Resource Planning

Im Kontext von Unternehmenssoftware steht ERP (Enterprise Resource Planning) für integrierte Softwarelösungen, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens steuern und optimieren. Ein ERP-System bündelt verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb in einer einheitlichen Plattform. Dadurch wird der Informationsfluss zwischen Abteilungen verbessert und Daten werden in Echtzeit bereitgestellt, was die Entscheidungsfindung erleichtert. ERP-Systeme reduzieren manuelle Aufgaben, steigern die Effizienz und minimieren Fehler. Sie sind skalierbar und anpassbar, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen gerecht zu werden. Durch die Zentralisierung von Daten bietet ein ERP-System Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsprozesse und unterstützt Unternehmen bei der strategischen Planung und Umsetzung.

Datensicherheit

Datensicherheit bezeichnet den Schutz sensibler Informationen vor unautorisiertem Zugriff, Verlust oder Manipulation. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Unternehmenssoftware muss robuste Sicherheitsprotokolle integrieren, um Daten sowohl während der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Datensicherheit ist entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, das Vertrauen von Kunden zu gewinnen und den Geschäftsbetrieb vor Cyberbedrohungen zu schützen. Sicherheitslücken können zu erheblichen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden führen. Daher ist die Implementierung effektiver Datensicherheitsstrategien ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur in Unternehmen, um die Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Zu den gängigen Anwendungen gehören Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), und Human Resource Management Systems (HRMS). Diese Softwarelösungen integrieren verschiedene Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Unternehmenssoftware ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten, fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungsfindungen. Sie reduziert manuelle Arbeitsaufwände, minimiert Fehler und spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen, erfordert jedoch eine sorgfältige Implementierung und Schulung.

 
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myfactory

Myfactory gehört zu den führenden Herstellern von webbasierter Business Software für die Cloud. Mit Myfactory Cloud ERP bietet das Unternehmen integrierte und individuell kombinierbare Module. Dazu gehören: ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management), Finanzbuchhaltung, Produktion, MIS und eCommerce. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen aus den Branchen Handel, Produktion und Dienstleistung setzen die Lösung ein. Myfactory zählt zu den Cloud-ERP-Pionieren und entwickelt seit 2002 kontinuierlich seine Business Software weiter. An den Standorten München (Deutschland) und St.Gallen (Schweiz) betreuen rund 50 Experten zusammen mit über 100 Vertriebspartnern mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum: Beropur, Ehlert, Karls Markt OHG, Messe Stuttgart, Rotel AG, Zaugg AG…

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David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe