Kaum Support nötig
Dennoch war der Schulungsbedarf überschaubar. „Wir versorgen unsere Anwender aus dem HR-Bereich mit Präsentationen und umfassenden User Guides“, so Richter, „aber das passiert innerhalb von nur zwei mal zwei Stunden.“ Von Lenthe pflichtet ihm bei: „Im Grunde läuft das von selbst.“ Im Großen und Ganzen komme Thales Deutschland auch ohne Support aus. Es könne schon einmal passieren, dass der Storage-Speicher volllaufe und selten gebe es vielleicht ein Problem mit Dokumentformaten, so von Lenthe. „Wenn wir noch Kontakt mit forcont haben, dann eher wegen der Escriba-Schnittstelle, wegen Mengenaufträgen“, sagt sie. Ein großer Vorzug sei es, so Richter, nicht in Tickets gepresst zu werden. „Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben – bei anderen externen Dienstleistern erleben wir das in dieser Form nicht.“
Cloud-Lösung bietet viele Vorteile
Im Gegensatz zu Thales entscheiden sich viele Unternehmen bei der Implementierung einer digitalen HR-Lösung heutzutage inzwischen auch für ein Software-as-a-Service-System (SaaS). Die Vorteile sind naheliegend. Da der Anbieter den technischen Betrieb übernimmt, ist das System stets auf dem neuesten Stand und performant. Konzerne mit zahlreichen nationalen und internationalen Standorten profitieren auch insofern von einer Cloud-Lösung, als mit ihr der langwierige Postweg und chaotische mehrfache Ablagen wegfallen.
Außerdem ist der Zugriff auf die Anwendung, unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards, für die Benutzer denkbar einfach. Sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht, können Mitarbeiter per Browser standortübergreifend und rechtegesteuert auf das System zugreifen, Dokumente einsehen, hochladen und austauschen. Um Mitarbeiterstammdaten automatisiert zu übertragen, doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden und Fehlerquellen zu minimieren, muss lediglich eine Verbindung der digitalen Personalaktenlösung zum führenden HR-System, wie etwa SAP HCM, Loga, Paisy oder Datev, bestehen. Auch bei einer weitestgehenden technischen Separierung der digitalen Personalaktenlösung ist also mindestens eine automatisierte Datenübernahme aus dem führenden HR-System zu gewährleisten.
Mehr Zeit für strategische Aufgaben
Egal ob in der Cloud oder On-Premises – eine digitale HR-Lösung kann HR-Verantwortliche entscheidend entlasten. Die Erfahrung zeigt, dass sich mit einer Kombination aus digitaler Personalakte, automatisierter Dokumenterstellung und Self-Service-Tools der administrative Aufwand im HR-Bereich um bis zu 50 Prozent senken lässt. Der erste große Schritt dorthin ist in der HR-Abteilung von Thales Deutschland bereits gelungen: Das allermeiste ist nun digitalisiert. „Unter vielen Dokumenten haben wir jetzt gescannte elektronische Unterschriften“, sagt Richter. „Nur seinen Arbeitsvertrag muss ein Mitarbeiter noch von Hand unterzeichnen.“ Nach der Implementierung der digitalen Personalakte und des Dokumentenerstellungs-Systems folgte kurze Zeit später bereits die nächste Ausbaustufe.
Im Sommer 2018 wurde in der Thales Gruppe weltweit eine neue cloudbasierte Human Capital Management-Lösung eingeführt – darauf sollen auch Mitarbeiter und Vorgesetzte einfach zugreifen können. „Wir überlegen derzeit, die neue HCM-Lösung auch zur Dokumentenerstellung zu nutzen“, sagt von Lenthe. „Aber es steht fest: Nach den positiven Erfahrungen werden wir unsere digitale Personalakte auf jeden Fall behalten. “ Wie bei Thales gewinnen Personalverantwortliche durch die Entlastung bei Routineprozessen mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben: die Förderung einer erfolgreichen Unternehmenskultur, das Recruiting von qualifizierten Fachkräften und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Mit der Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse wird die HR-Abteilung nicht nur effizienter. Sie kann nun auch nachhaltig zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.
Autor: Gunther Ebert, Product Manager bei forcont business technology GmbH.
