Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmensbereichen auf dem Vormarsch. Doch die meisten Personalverantwortlichen kämpfen noch immer mit dem Aktenchaos und verlieren wertvolle Arbeitszeit mit der Dokumentenablage. Wie dem entgegengewirkt werden kann und sich die Effizienz der HR-Abteilung steigern lässt, lesen Sie hier.
Zeitersparnis bei HR-Prozessen: Den administrativen Aufwand um die Hälfte reduzieren
Laut einer aktuellen, repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom hat jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) noch keine einzige Papierakte digitalisiert. Insbesondere in der HR-Abteilung wird das Verbesserungspotenzial bei administrativen Prozessen häufig übersehen. Dabei ist kaum jemand so involviert in die Unternehmenskultur und hat so viel Einfluss auf das Arbeitsklima wie die „Personaler“. Es ist also höchste Zeit, sich diese zentrale Abteilung genauer anzusehen.
Deutschlandweit verbringen HR-Mitarbeiter einen großen Teil ihres Tages damit, Akten und Dokumente zu verwalten. Wichtige Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und Personalkommunikation rücken darum in den Hintergrund. Wenn jedoch Personalverantwortliche ihre eigentlichen Aufgaben kaum noch erfüllen können, führt dies schnell unternehmensweit zu Mitarbeiterunzufriedenheit – und die Fluktuation steigt. Es gilt, HR-Manager bei Routineprozessen nachhaltig zu entlasten. Die Lösung lautet Digitalisierung. Digitale Personalakten, automatisierte Dokumenterstellung und Self-Service-Zugriffe für Mitarbeiter und Führungskräfte ersparen HR-Mitarbeitern bis zu 50 Prozent ihrer administrativen Arbeitszeit.
Digitale Personalakte statt Papierberg
Die Basis fast aller Vorgänge in der HR-Abteilung ist die Personalakte. Ein herkömmliches, papierbasiertes System aus Ordnern und Zetteln kann für den HR-Mitarbeiter schnell mühsam werden. Es ist viel einfacher und zeitsparender, stattdessen eine digitale Personalakte zu führen. Denn durch eine standortübergreifende zentrale Ablage in der digitalen Personalakte haben Personalverantwortliche – und alle Mitarbeiter – mit nur wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten und freigegebenen Dokumente. Änderungen sind sofort für jeden sichtbar und müssen nicht erst umständlich mit Kollegen geteilt werden. Die Recherche ist dank der OCR-(Optical-Character-Recognition-)Texterkennung auch innerhalb von Dokumenten denkbar einfach. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten auf ein Minimum. Nicht zuletzt kann eine digitale HR-Lösung Reportings einfach und unkompliziert erstellen.
Schnellere Abläufe dank Dokumenterstellungs-Funktion
Nicht nur bestehende Unterlagen zu verwalten, sondern auch neue Dokumente zu erstellen, ist auf manuellem Weg äußerst zeitraubend. Benötigt ein Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, muss der HR-Mitarbeiter sie erst in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, die relevanten Daten händisch eintragen, sie ausdrucken, unterschreiben, eine Kopie ablegen und das Dokument vielleicht sogar noch per Post zustellen, wenn der Mitarbeiter an einem anderen Standort tätig ist – eine langwierige Prozedur für eine bloße Routineanfrage. Die digitale Dokumenterstellung kann hier sehr viel Zeit sparen. Mittels individualisierter Textvorlagen kann der Mitarbeiter das Dokument direkt im System erstellen, anpassen, mit einer digitalen Unterschrift versehen und per E-Mail versenden. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten. Auch Anpassungen an den Vorlagen, z. B. bedingt durch Gesetzesänderungen, sind schnell für alle Dokumente umgesetzt, und die Compliance bleibt gewahrt. So lassen sich Arbeitsverträge mit wenigen Klicks für sämtliche Mitarbeiter bzw. Bewerber anpassen.
Self-Service-Modul erleichtert die Kommunikation
Die mobile Arbeitswelt ist auf dem Vormarsch. Mitarbeiter wollen heute von zu Hause oder unterwegs arbeiten können – via Laptop, Smartphone oder Tablet. Moderne Software-Lösungen können dazu beitragen, die Mitarbeitererwartungen zu erfüllen und gleichzeitig die HR-Abteilung zu entlasten. Das Stichwort ist Employee Self Service (ESS). Ein Self-Service-Modul gewährt dem Mitarbeiter einen genau geregelten Zugang zu seiner Akte und zu relevanten Vorgängen, einfach per Browser. So kann er beispielsweise selbstständig die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung anstoßen oder Anfragen der HR-Abteilung, etwa die Anforderung einer aktuellen Führerscheinkopie, beantworten. Per ESS können Personalverantwortliche eine solche Anfrage einfach per Knopfdruck auslösen. Der Mitarbeiter kann dann eine Kopie oder ein Foto seines Führerscheins erstellen und es der Personalabteilung idealerweise direkt über das mobile Self-Service-Portal zustellen. Diese asynchrone Kommunikation spart beiden Seiten Zeit: dem Mitarbeiter und dem Personalverantwortlichen. Beide können ihre jeweiligen Aufgaben zu dem für sie passenden Zeitpunkt erledigen.
