Artikel: Zeitersparnis bei HR-Prozessen: Den administrativen Aufwand um die Hälfte reduzieren

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Manager Self Service für Führungskräfte

In viele HR-Prozesse sind nicht nur Mitarbeiter involviert, sondern auch deren Vorgesetzte. Auch diese Prozesse lassen sich durch eine entsprechende Zugriffs- und Kommunikationslösung vereinfachen: durch einen Manager Self Service. Mithilfe eines browserbasierten, aufgabenbezogenen und rechtegesteuerten Zugangs zur digitalen Personalakte können Manager unkompliziert Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen. Sie können etwa Prämienauszahlungen beantragen oder per Knopfdruck Genehmigungen erteilen. Steht ein Mitarbeitergespräch an, kann ein Manager zudem temporäre Akteneinsicht beantragen. Nach Freigabe durch HR stellt ihm das Tool die relevanten Dokumente vorübergehend zur Einsicht bereit. Damit vereinfachen sich Prozesse und Kommunikation für beide Seiten. Trotz der vielen Vorteile, die solche Self-Service-Anwendungen für Mitarbeiter und Manager einerseits und für die HR-Abteilung andererseits haben, gibt es sie jedoch in 86 Prozent aller Unternehmen nicht.

Die digitale Personalakte im Einsatz bei Thales

Je größer ein Unternehmen ist, desto umfassender sind meist die Vorteile einer konsequenten Digitalisierung in der Personalabteilung. Die Verantwortlichen im HR-Bereich von Thales Deutschland sahen das genauso. Thales Deutschland gehört zur Thales Group, einem internationalen Technologiekonzern, der elektrische Systeme für verschiedene Branchen, wie etwa Luft- und Raumfahrt oder Transport, herstellt. Die deutsche Tochter hat an acht Standorten mehr als 3.000 Beschäftigte und konzentriert sich unter anderem auf Bereiche wie Bahntechnik und Satellitenkomponenten. Auf dem selbstgesteckten Weg zur digitalen Ordnung wollte Thales Deutschland die alten Personalakten digitalisieren und die HR-Prozesse durch ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement von der Last der Papierbasierung befreien. Heute sind bei Thales Deutschland darum SAP als HCM-Lösung, Escriba als Dokumentenerstellungs-System und forpeople als digitale Personalakte im Einsatz.

Die Vorteile zweier Lösungen kombinieren

Das Digitalisierungsprojekt in der HR-Abteilung von Thales Deutschland haben zwei Verantwortliche gemeinsam vorangetrieben: Mathias Richter, HRIS (Human Resource Information System) & Process Analyst, sowie Leonie von Lenthe, HR-Prozessmanagerin. „Wir haben in Deutschland fünf Gesellschaften, acht Standorte und 3.000 Mitarbeiter“, zählt Richter auf. „Das führte bei uns als HR zu mehr als 400.000 Seiten Papier – in Aktenräumen mit 250 qm Grundfläche“, ergänzt von Lenthe. „Uns war klar: Zukunftsfähig werden wir nur durch eine konsequente Digitalisierung.“ Von Anfang an bestand der Plan darin, die Digitalisierung möglichst umfassend anzugehen. Nach einem Screening diverser Anbieter zeichnete sich ab, dass jeder Hersteller unterschiedliche Stärken mitbrachte.

Matthias Richter erklärt:

„Es wäre schwierig gewesen, die digitale Dokumentenerzeugung und die digitale Personalakte aus einer Hand zu beziehen. So fiel die Wahl kurzerhand auf getrennte Anbieter. Zuerst hatten wir die Entscheidung für Escriba als Dokumentenerstellungs-System getroffen. Und weil es für die Kombination der Lösungen bereits diverse Referenzen gab, fiel unsere Wahl bei der Personalakte auf forpeople von forcont. Das war für uns einfach die intuitivste Personalakte auf dem Markt.“

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