Artikel: Zeitersparnis bei HR-Prozessen: Den administrativen Aufwand um die Hälfte reduzieren

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Eine einzige digitale Personalakte

Die Software speichert und verwaltet alle Informationen und Dokumente zu einem Thales-Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Akte, sodass alle personenbezogenen Daten für die Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich sind. Der Zugang zur digitalen Personalakte kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden – so bleibt die Compliance stets gewahrt. Die einfache Handhabung macht es den HR-Mitarbeitern bei Thales leicht, mit der Lösung zu arbeiten. Vorschaubilder gestatten beispielsweise ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente, und eine Listenansicht gewährt eine schnelle Orientierung und einen Gesamteindruck über den Mitarbeiter.

Schnelle Implementierung

Im Januar 2017 ging die webbasierte und damit standortübergreifende Personalakte live – inklusive der Schnittstellen zu Escriba und SAP. „SAP spielt bei uns eine sehr wichtige Rolle, auch in Sachen Zeitwirtschaft und Payroll – das ist alles voll integriert“, erläutert Richter. So finden etwa beim Eintrittsprozess die Onboarding-Maßnahmen in SAP statt, von dort wird die Erstellung der Anstellungsverträge und des Infoschreibens an die Führungskräfte angestoßen. Der Anpassungsaufwand war bei der Implementierung der neuen digitalen Personalakte gering.

Lenthe sagt:

„Bis auf ein oder zwei Zusatzfelder für einen Thales-internen Identifier bzw. die Personalnummer nutzen wir forpeople im Standard. Was davon abweicht, ist eigentlich nur die Schnittstelle zur Dokumentenerstellungslösung.“ Thales Deutschland hostet die digitale Personalakte selbst, aber dank der browserbasierten Software existiert ein standortübergreifender Zugriff. Derzeit arbeiten rund 40 Nutzer aus der HR-Abteilung mit der Lösung. „Punktuell dürfen auch Vorgesetzte darauf zugreifen, etwa wenn es um Zeugnisse geht oder um Fragen der Weiterentwicklung“, sagt von Lenthe. Dabei unterscheidet das Berechtigungskonzept sehr genau, zu welcher Gesellschaft und zu welchem Standort ein Mitarbeiter gehört und welche HR-Leute für ihn zuständig sind. „Sogar für Mitarbeiter ist ein temporärer Zugriff möglich, wenn sie interessehalber Einblick in ihre eigene Personalakte nehmen möchten“, so Richter. „Und auch diese Mitarbeiter, die unsere Lösung zu sehen bekommen, honorieren die Digitalisierung in der HR.“

Archivraum ade

Von Lenthe freut sich über die Erfolge der Digitalisierung: „Unsere HR-Prozesse sind in jedem Fall einfacher geworden. Es gibt kein Laufen zu den Archivräumen mehr und auch kein Ablegen in Papierakten. Vieles erledigen wir heute einfach per Einscannen.“ Dabei zahlt sich auch die Desktop-Integration der digitalen Personalakte aus. „Relevante E-Mails können wir heute zum Beispiel direkt in der digitalen Akte ablegen, ohne Medienbruch“, sagt Richter. Dabei muss die neue Lösung ein riesiges Spektrum unterschiedlicher Arbeitsverträge abbilden: „Da gibt es normale Mitarbeiter, tarifliche Mitarbeiter, außertarifliche Mitarbeiter“, erläutert Richter, „die Zahl an Varianten ist wirklich groß.“

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