Die administrativen Aufgaben, mit denen in manchen Unternehmen die HR-Abteilung überhäuft werden, hindern diese oftmals daran, sinnvollere Projekte umzusetzen. Doch in der heutigen Zeit gibt es einige Mittel und Wege, den Fokus des HR-Bereichs wieder auf seine eigentlichen Ziele zu setzen.
Personaler und das Imageproblem
Täglich Akten durchstöbern und den Sachbearbeiter für die Fachabteilungen spielen, anstatt wichtige Dinge voranzutreiben. Mit diesem Imageproblem haben Personaler noch heute vielfach zu kämpfen. Dabei kommt das Eintreten für die Belange der Mitarbeiter und die Personalentwicklung meist viel zu kurz. Durch den Einsatz moderner Software könnten die HR-Abteilungen aber deutlich entlastet werden. rexx systems, Spezialist für Bewerbermanagement, Talent Management und Human Resources haben das Imageproblem bei Personalern einmal genauer unter die Lupe genommen.
Elke Strathmann war als Personalvorstand und Arbeitsdirektorin bei Continental durchaus beliebt in der Belegschaft. Doch wie das Handelsblatt 2014 aus dem Aufsichtsrat erfahren haben will, sei die mit ihrer selbstbewussten Art „zu vielen Männern auf die Füße getreten“, so dass ihr Vertrag nicht verlängert wurde. Frauen in DAX-Vorständen wollen sich natürlich nicht auf ihre Rolle als Frau reduzieren lassen, aber Strathmann steht wohl auch stellvertretend für viele Personaler in Deutschland. Sie wollen etwas bewegen und sehen sich als wichtige Schnittstelle, Talente im Unternehmen zu fördern und weiterzuentwickeln, werden aber zu wenig ernst genommen. Das liegt auch daran, dass sie oft nur Akten von Punkt A nach B tragen und mehr reagieren, statt zu agieren.
Agieren und Dinge bewegen statt reagieren
Tatsächlich fehlt den Personalern wegen der vielen administrativen Aufgaben oft die Zeit, wirklich etwas zu bewegen. Außerdem hängt ihnen immer noch der Beigeschmack an, Handlanger der Geschäftsführung oder Fachabteilungen zu sein. Besonders wenn es darum geht, Beschäftigte loszuwerden oder auf Kurzarbeit zu schicken, wie es nach der Wirtschaftskrise 2008 gang und gäbe in vielen Betrieben war. Die Zeiten haben sich aber geändert. Heute herrscht in vielen Regionen der Republik praktisch Vollbeschäftigung und wegen des weiter anwachsenden Fachkräftemangels, gilt es jetzt nicht nur Talente anzuwerben, sondern auch Bedingungen zu schaffen, dass sie im Unternehmen bleiben.
„Wer an die Personalressorts dieses Landes denkt, denkt vorrangig und meistens ausschließlich an Administration“, schrieb Matthias Kunisch, Geschäftsführer der auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisierten Forcont Business Technology GmbH, in einem Fachbeitrag für Springer Professional. Zwei Monate zuvor, im April 2019, hat sein Unternehmen in München einen Forpeople Day abgehalten, bei dem sich rund 50 Personalverantwortliche zum Thema digitaler Wandel ausgetauscht haben.
Digitalisierung als Chance begreifen und nicht verwehren
Die Erkenntnis war laut Kunisch, dass das Potenzial, mittels Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen den Personalern mehr Zeit freizuschaufeln, noch lange nicht ausgeschöpft ist. Nicht wenige Personalmanager würden die digitale Transformation ihres Bereiches aber auch vor sich herschieben, „aus Angst vor dem vermeintlichen Mammutprojekt und aufgrund mangelnder Unterstützung im Unternehmen“. Diese Sichtweise sei allerdings zu pessimistisch. „Personalverantwortliche sollten daher die Digitalisierung vielmehr als Chance begreifen, um dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren und damit Zeit freizusetzen“, so heißt es in dem Fachbeitrag.
Florian Walzer, Head of marketing & sales des Hamburger HR-Softwareanbieters rexx systems, sieht das ähnlich:
„Viele Personaler sind viel zu sehr damit beschäftigt, Papierakten zu wälzen oder Excel-Tabellen zu durchstöbern, um allein schon Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der Beschäftigten zu ermitteln oder zu überprüfen, ob neue Gehaltsforderungen berechtigt sind oder nicht. Sisyphus lässt grüßen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung mit einer HR-Software wie unserer von rexx systems sind Informationen auf Knopfdruck erhältlich und die Personaler können sich dem Wesentlichen widmen, allen voran der Personalentwicklung und anderen Aufgaben zur Mitarbeiterbindung.“
Human Resources hat zudem die Aufgabe, insbesondere die Unternehmenskultur zu prägen, zu modernisieren und weiterzuentwickeln. Denn diese ist das Herz einer Firma und bestimmt die Zukunftsfähigkeit. In der heutigen Zeit sollte eine offene und flexible Kultur das Maß der Dinge sein und damit ein Leitfaden für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Imagegewinn durch mehr Zeit für das Wesentliche
Leider scheinen aber viele der HRler vermutlich zu befürchten, durch die Digitalisierung selbst obsolet zu werden und ihren Job zu verlieren. Das erklärt vielleicht auch, warum sich manche Personalabteilungen noch dagegen stemmen, „Excel und Outlook“ abzulösen. Dabei könnten sie durch Softwaretools nicht nur administrativ entlastet werden, sondern durch Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit auch an Image gewinnen. Die Dinge mögen zwar heute etwas besser liegen, aber eine Kienbaum-Umfrage von 2014 zeigt, dass Personalabteilungen immer noch ein Imageproblem haben, weil es ihnen häufig an den Schlüsselkompetenzen und auch an attraktiven Karrieremöglichkeiten fehlt.
41 Prozent der befragten Manager haben damals geäußert, dass der HR-Bereich sein Image dadurch aufbessern könne, wenn sich die Personaler stärker in die Unternehmensstrategie einbringen und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen fördern könnten. Ein Drittel der Befragten war der Ansicht, dass der HR-Wertbeitrag deutlich steigen würde, wenn sich die Personalabteilungen künftig frühzeitig in Veränderungsprozessen engagieren würden. Dafür bleibt aber ohne Digitalisierung erst recht wenig Zeit, denn um entsprechende Prozesse anzustoßen, müssten die Personaler erst welche entwickeln und dafür Gehör finden in der Geschäftsleitung und in den einzelnen Fachabteilungen.
