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Checkliste: Cloud Einführung – welche Schritte müssen Unternehmen vor dem Erwerb und der Implementierung von Cloud-Software durchlaufen?

Veröffentlicht am 30.10.2020

Die Anschaffung von Cloud Software ist kein leichtes Unterfangen. Daher haben wir die wichtigsten Schritte, die dabei durchlaufen werden, hier zusammengefasst. Diese Checkliste zu Cloud Einführung, anlässlich des internationalen Checklist-Days, erklärt wichtige Auswahlfaktoren und bereitet Sie auf die Implementierung der neuen Software vor. 

Checkliste: Cloud Einführung – welche Schritte müssen Unternehmen vor dem Erwerb und der Implementierung von Cloud-Software durchlaufen?

An der Relevanz von Cloud-Software für Unternehmen des 21. Jahrhunderts besteht kein Zweifel mehr. Die Vorteile von Unternehmenssoftware und ERP aus der Cloud werden immer schwieriger zu ignorieren. Und von diesen bleibt kein Unternehmen ausgeschlossen. Schließlich sind es gerade kleine und mittelständische Unternehmen oder Startups, die von der Cloud profitieren. Doch Cloud Einführung ist kein leichtes Unterfangen. Unternehmen müssen dabei eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen und die interne IT-Infrastruktur darauf vorbereiten. Es kann deshalb schwierig sein, den Anfang zu finden. Doch das darf kein Hindernis der Modernisierung sein. 

Aus diesem Grund hilft Ihnen das Cloud-Office.center mit dieser Checkliste, die Cloud Einführung gezielt anzugehen. Hier lesen Sie, welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung von Cloud-Software nötig sind und wie Sie diese umsetzen können. 

Schritt 1: Unternehmenskultur und -struktur auf Modernisierung und Cloud einstellen 

Bevor Sie die Einführung von Cloud-Software überhaupt in Angriff nehmen und die Geschäftsprozesse modernisieren, müssen Sie die eigene Unternehmensstruktur und -kultur modernisieren – sofern Sie Bedarf dazu sehen. Denn in Unternehmen mit rigiden Strukturen und langen Entscheidungsprozessen ist es schwieriger, Software-Projekte wie Cloud Einführung schnell und reibungslos umzusetzen. Schließlich braucht es eine gewisse Offenheit gegenüber neuen Technologie und Arbeitsweisen. Nicht nur um die Cloud zu implementieren, sondern auch um sie letztendlich zu benutzen. Mitarbeiter müssen Bereit dazu sein, ihre Arbeitsweise zu verändern und Workshops oder Schulungen der neuen Software zu besuchen. Erst wenn sowohl die Unternehmensstruktur und IT-Landschaft als auch die Unternehmenskultur modernisiert wurden, können Sie den nächsten Schritt zur Cloud Einführung beginnen.  

Schritt 2: Über Cloud Optionen informieren und eine Auswahl treffen 

Die Auswahl der Cloud-Software ist der wohl wichtigste Schritt der gesamten Cloud Einführung. Deshalb sollten sich Unternehmen dafür Zeit nehmen und eine fundierte, gut recherchierte Entscheidung treffen. An dieser Stelle brechen viele Unternehmen ihr Streben nach Cloud-Software ab; Teilweise, weil Schritt 1 übersprungen wurde, und es zu viel internen Widerstand gibt – teilweise, weil Unternehmen die Kosten der Cloud-Umstellung als zu hoch erachten. Obwohl Cloud meist günstiger ausfällt als „klassische“ Unternehmenssoftware, schrecken monatliche Lizenzkosten viele ab. Oftmals werden dann die altbekannten Arbeitsprozesse weiterverwendet. Unternehmen dürfen aber nicht vergessen, das Aufschieben der Digitalisierung kann mehr Kosten erzeugen als die Anschaffung neuer Lösungen. Deshalb ist es wichtig, nicht mit der Modernisierung zu warten und sich baldmöglichst auf die Suche nach passenden Cloud-Systemen zu machen. Dabei müssen jedoch zuerst einige Fragen geklärt werden: 

Welche Cloud Variante und welches Lizenzmodell ist besser für Ihr Unternehmen geeignet? 

Cloud Lösungen gibt es in verschiedenen Varianten, von denen Sie vielleicht schon gehört haben: Public Cloud, Private Cloud und hybride Lösungen, die einen Mix aus beiden darstellen. Um zu entscheiden, welche Cloud die bessere für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie sich genau informieren, was die Varianten unterscheidet und welche spezifischen Vor- und Nachteile damit einhergehen. 

Die Private Cloud nutzt ein einzelnes Unternehmen intern und ist oft auch dort platziert. Im Gegensatz dazu wird die Public Cloud von mehreren Unternehmen benutzt und ist über das öffentliche Internet für alle Kunden zugänglich. Außerdem übernimmt der Cloud-Anbieter dabei die Administration. Eine Alternative Lösung, die versucht die Vorteile von Public und Private Cloud zu vereinen, ist beispielsweise die QITT Cloud des Cloud-Office.center

Ein weiteres Auswahlkriterium können Lizenzmodelle sein. Denn auch diese sehen nicht immer gleich aus. Die Häufigsten Varianten hierbei sind Named Lizenzen und Concurrent Lizenzen. Den unterschied der beiden Modelle und wie Sie entschieden, welches besser für Ihr Anliegen geeignet ist, erklären wir in diesem Blogpost

Wie aufwändig wird die Implementierung sein? 

Schon bei der Auswahl einer Cloud Lösung ist in etwa absehbar, in welchen Maßstäben sich der Implementierungsaufwand bewegen wird. Überprüfen Sie bei möglichen Cloud-Kandidaten, wie die Umsetzung im Detail aussieht. Ist eine Installation vor Ort nötig? Oder reicht ein Internetzugang und Browser bereits aus, um auf die Software zuzugreifen? Wird die Implementierung durch Beratung und Betreuung des Cloud-Anbieters begleitet? Diese Punkte können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, die Cloud Einführung schnell und effizient über die Bühne zu bringen. Denn je länger der Umstieg dauert, desto umfangreichere Übergangslösungen benötigen Sie, mit denen die Geschäftsprozesse auch während der Einführung weiterlaufen können.  

Welche Sicherheitsstandards bietet die Cloud? 

Für viele Unternehmen sind Sicherheitsbedenken der größte Grund, der sie von Cloud Einführung abhält. Es ist verständlich, dass Bedenken aufkommen, wenn es darum geht, wichtige Daten und Informationen in die Hände Dritter zu legen. Doch wer bei der Auswahl von Cloud-Software auf hohe Cloud-Security-Standards achtet, hat nichts zu befürchten. Meist ist die Sicherheit in Cloud-Umgebungen sogar höher als im eigenen Unternehmen. Überprüfen Sie, wie ihre Daten in den zur Auswahl stehenden Cloud-Lösungen geschützt werden. Wie häufig werden Backups erstellt? Werden Backups georedundant gespeichert? Erfüllt der Cloud-Anbieter moderne Sicherheitsstandards, und bleiben diese durch regelmäßige Updates aktuell? In der Regel müssen Sie nicht lange nach Anbietern suchen, die all diese Fragen zufriedenstellend beantworten können. Achten Sie aber aufgrund von europaweiten Richtlinien, insbesondere der DSGVO, darauf, dass der Serverstandort innerhalb der EU und bestenfalls Deutschland ist. So garantieren Sie, auch Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein.   

Wie Kompatibel ist die Cloud-Lösung mit bestehender Unternehmenssoftware und anderer Cloud-Software? 

Falls Ihr Unternehmen bereits über eine ausgebaute ERP-Infrastruktur verfügt, die Sie teilweise auch weiterhin parallel zur Cloud-Lösung betreiben werden, müssen Sie bei der Cloud Auswahl auf Kompatibilität achten. Manche Cloud-Anwendungen lassen sich leicht durch Schnittstellen an bestehende Unternehmenssoftware anknüpfen. Andere Systeme sind dafür eher ungeeignet oder benötigen mehr Aufwand bei der Anbindung. Die Kompatibilität hängt dabei stark davon ab, welche Systeme miteinander verbunden werden sollen und ist daher von Fall zu Fall sehr unterschiedlich. Prüfen Sie deshalb vor Ihrer Entscheidung für eine bestimmte Cloud-Software, wie kompatibel sie mit Ihrer momentanen und auch zukünftig geplanten IT-Infrastruktur ist. 

Wie benutzerfreundlich ist die Software? 

Ein Aspekt, der natürlich besonders wichtig für die anschließende Verwendung der Software ist, ist die Benutzerfreundlichkeit. Dazu gehört nicht nur die Übersichtlichkeit der Nutzeroberfläche, sondern auch die Qualität von Suchfunktionen und die generelle Geschwindigkeit, mit der sich die Software bedienen lässt. Gibt es keine verlässliche Suche oder wird der Arbeitsprozess oft durch Wartezeiten unterbrochen, leidet die Effizienz darunter. Beim Auswahlprozess von neuer Cloud-Software sollten auf jeden Fall auch die Mitarbeiter involviert sein, welche die Software letztendlich verwenden. Ihr Feedback ist wichtig und wertvoll, schließlich kennen sie sich genau mit den relevanten Arbeitsprozessen aus und wissen, wozu die Software fähig sein muss. 

Das bringt uns zu dem wichtigsten Entscheidungsfaktor der Cloud Einführung: 

Wichtigstes Auswahlkriterium: Die Überschneidung der Software-Funktionen mit den eigenen Geschäftsprozessen

Es steht außer Frage, dass die Eignung neue Software für Ihr Unternehmen am genauesten an ihrem Funktionsumfang gemessen werden kann. Je besser eine Software die Anforderungen eines Unternehmens erfüllt, je genauer sie die Arbeitsprozesse und Geschäftsfelder abdeckt, desto einfacher lässt sie sich implementieren und desto profitabler ist ihre Anschaffung. Was Sie besonders im Falle von Cloud Software aber bedenken müssen: Die Software kann nur mit dem Unternehmen mitwachsen, wenn Sie von Anfang an auch auf zukünftige Ausbaumöglichkeiten achten. Um welche weiteren Module kann die Software erweitert werden, sobald Bedarf besteht? Kann die Cloud-CRM-Lösung auch um ein DMS-System erweitert werden? Hier wird auch die Kompatibilität der Software wieder wichtig. Wenn die Cloud Software sehr flexibel ist, und leicht per Schnittstellen mit Drittsoftware verbunden werden kann, werden Sie in Zukunft kein Problem haben, falls nötig neue Software anzuschaffen.  

Schritt 3: Implementieren und nutzen 

Im letzten Schritt steht die letztendliche Implementierung der Software. Dabei ist zu beachten, dass Unterbrechungen und Störungen so gut es geht vermieden werden sollten. Schon vor Beginn der Implementierung sollte daher eine Übergangslösung entworfen werden, mit der die Geschäftsabläufe auch während des Projekts weitergehen können. Es ist leicht, sich bezüglich des nötigen Aufwands zu verschätzen. Also stellen Sie sicher, die Einführung der Cloud Software im Vorhinein gut zu planen

Wie die Implementierung genau aussieht, welche Schritte dafür nötig sind und welche Zusatzaufgaben anstehen hängt ganz von der jeweiligen Software ab. Aber eins steht fest: Mit der abgeschlossenen Implementierung ist die Arbeit noch nicht getan. Auch die Mitarbeiter müssen sich auf die Nutzung neuer Software vorbereiten. Weiterbildungen, Schulungen und Workshops – am besten von Seiten des Anbieters – sollten auf jeden Fall wahrgenommen werden. Die Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Um modern zu bleiben, benötigt Software regelmäßige Updates und eventuell Ergänzungen, falls das Unternehmen wächst oder Veränderungen durchführt. Dank der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud Software, kostet das Unternehmen aber weniger Aufwand als bei on-premise Lösungen. 

Und was jetzt? 

Jetzt wissen Sie über die wichtigsten Schritte Bescheid, die Sie bei der Anschaffung neuer Unternehmenssoftware in der Cloud durchlaufen müssen. Nun kommt es darauf an, selbst zu prüfen, welche Schritte für Sie noch nötig sind, und wo Sie sich gerade befinden. Die Auswahl von Cloud Software ist kein leichtes Unterfangen, aber glücklicherweise sind Sie dabei nicht auf sich allen gestellt. Bei Fragen zu den Cloud Produkten des Cloud-Office.center oder Cloud Einführung im Allgemeinen können Sie sich gerne zu einer kostenfreien Erstberatung melden: