Redaktionsbeitrag

Genau jetzt: Über den richtigen Zeitpunkt, das Rechnungswesen zu digitalisieren

Veröffentlicht am 16.11.2020

Ein Datum sollten sich Unternehmer in ganz Deutschland merken: der 27. November 2020. Denn ab diesem Zeitpunkt verweigern die Bundesbehörden und das Land Bremen die Annahme und Bearbeitung von Rechnungen, die in Papierform oder auch im PDF-Format als Anhang in einer E-Mail eingereicht werden. Zeit um das Rechnungswesen zu digitalisieren!

Genau jetzt: Über den richtigen Zeitpunkt, das Rechnungswesen zu digitalisieren

Für Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten und sich noch nicht mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst haben, wird es daher höchste Zeit, wenn sie weiterhin für Öffentliche Verwaltungen (ÖVs) arbeiten und ihre Rechnungen dort stellen möchten. Rechnungen über 1.000 Euro an Behörden werden seit 2020 dann nur noch elektronisch im vorgeschriebenen Datenformat angenommen. Auch weitere Landes- und Kommunalverwaltungen werden nun nach und nach auf verpflichtende elektronische Rechnungen umstellen. Das bedeutet, im Ernstfall werden anderweitig gestellte Rechnungen verzögert oder gar nicht bezahlt. Und zukünftig bleiben dann Unternehmen, die keine echten E-Rechnungen entsprechend dieser Vorgaben stellen können, bei öffentlichen Ausschreibungen schlicht außen vor.

Blick über die Grenze: Digitalisierung auf europäisch

Auch Unternehmen, die noch nicht unmittelbar davon betroffen sind, sollte das wachrütteln. Es ist gleichzeitig ein Weckruf und Startschuss für eine irreversible Entwicklung; bald werden weitere Bundesländer und die Kommunen nachziehen. Und selbst das ist nur der Anfang. In Italien beispielsweise müssen seit 2019 alle Rechnungsein- und -ausgänge der Unternehmen des gesamten Landes komplett über eine staatliche Plattform gesendet werden, ansonsten besitzen sie keine rechtliche Gültigkeit. Denn erst der elektronische Rechnungsaustausch in Echtzeit ermöglicht die effiziente Einführung sogenannter Clearance-Systeme zur sofortigen Berechnung, Übermittlung und Anmeldung der zugehörigen Steuerschuld. Ein Vorteil, den bisher hauptsächlich süd- und lateinamerikanische Länder wie Mexiko im Kampf gegen die teils ausufernde Steuerkriminalität für sich entdeckt haben.

Die zusätzlichen Steuereinnahmen durch die neue Vorschrift locken weitere Nachahmer auch in Europa, so dass konkret Griechenland und auch Serbien bereits an vergleichbaren vorgeschriebenen Lösungen arbeiten. Weitere werden angesichts des Erfolgs sicherlich bald folgen. Sobald diese Regelungen gelten, kommt es zu einer Verpflichtung, alle Rechnungen zwischen Unternehmen zwingend als elektronische Rechnung zu versenden. Eine nicht im vorgeschriebenen Format und Weg übermittelte Rechnung gilt als nicht existent. Mit allen damit verbunden Risiken hinsichtlich etwa des Vorsteuerabzugs. Es gilt also, keine Zeit mehr zu verlieren und das Rechnungswesen zu digitalisieren!

Pandemie, Lock-down und die Post im Firmenbriefkasten

Spätestens seit die Corona-Pandemie komplette Unternehmen ins Homeoffice gezwungen hatte, wissen Geschäftsführer und Betriebsleiter, was es bedeutet, wenn das Rechnungswesen nicht durchgängig digitalisiert ist. Rechnungen in Papierform bei geschlossenen Unternehmenspforten und Mitarbeitern im Homeoffice haben sich nämlich als ein echter Problemfall erwiesen.

Zahlungsziele und Skonti waren verloren, weil niemand im Büro war, um die eingehenden Rechnungen anzunehmen. Dadurch aufgeschreckt, gehen nun nicht wenige Unternehmen das Thema Digitalisierung sehr zügig an. Doch auch in dieser Situation gilt es, überlegt vorzugehen. Eine – möglichst schonungslose – Bestandsaufnahme der internen Prozesse sowie des EDV-Bestands in Software und Hardware steht am Anfang. Als nächstes braucht es ein schlüssiges Gesamtkonzept, dann einen detaillierten Projektplan, um das Rechnungswesen zu digitalisieren. Für die meisten Unternehmen ist dabei eine externe Beratung ratsam.

Die E-Rechnung und ihre gesetzlichen Anforderungen im Überblick

Hintergrund der überall in Europa stattfindenden Umstellung der Rechnungsprozesse ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU; sie soll die „Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen durch die Gewährleistung der semantischen Interoperabilität und die Verbesserung der Rechtssicherheit“ fördern. Dabei ist eine Bilddatei – also ein reines PDF ohne strukturierte Daten – oder eine eingescannte Papierrechnung ausdrücklich keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie. Hybride Formate sind jedoch erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht.

Aber auch das muss sehr genau betrachtet werden. Rechtlich zulässig sind daher einerseits Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen – das heißt „maschinenlesbar“ sind – sowie andererseits auch Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen. Mit diesen sogenannten hybriden Formaten kann einerseits automatisiert gelesen werden. Aber auch der Mensch hat ein Dokument, das er lesen kann.

Für die konkrete Umsetzung hilft hier die Unterstützung von kompetenten Dienstleistern, um diese Anforderungen zu erfüllen. Denn damit fällt die beliebte und weit verbreitete Lösung der E-Mail mit PDF-Anhang aus. Wichtig ist es aber insbesondere, bei diesen hybriden Formaten keine Fehler zu machen. Denn sonst entstehen schnell „Baustellen“ beispielsweise mit doppelt geschuldeter Steuer, sofern die Inhalte nicht identisch sind oder schlichtweg keine Einigkeit über das Original besteht. Hier dann die Frage: Was ist Rechnung, und was ist die sogenannte Buchungshilfe.

Zu beachten ist auch, wie die Geschäftspartner den Austausch von elektronischen Rechnungen und das Format für den Austausch von Dokumenten untereinander vereinbaren. Denn in einigen Ländern reicht konkludentes Handeln, in anderen Ländern benötigt man explizit eine Zustimmung. Je standardisierter die Lösung, desto mehr Akzeptanz und desto größer die Verbreitung.

Welche Lösungen gibt es derzeit?

1. Bei der XRechnung handelt es sich um ein reines XML-Format, basierend auf der Richtlinie EN16931

Diese europäische Norm im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU beschreibt ein semantisches Datenmodell für eine Rechnung. Sie stellt dabei die Basis für die geforderten strukturierten Rechnungen dar; basierend hierauf können EU-Mitgliedsstaaten eine eigene Spezifikation erarbeiten – die sogenannte CIUS. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) um.

Der Bund stellt in Deutschland dafür eine Plattform zur Rechnungseinreichung bereit: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Daneben entstehen aktuell weitere Plattformen, wie etwa für einzelne Bundesländer – der Föderalismus lässt grüßen…! Auf diesen Plattformen können XRechnungen auf verschiedene Weise eingereicht werden: per E-Mail (zum Versenden selbsterstellter XRechnungen), per Webservice über File Upload sowie über ein geführtes Webformular (inklusive manuelles Erzeugen von XRechnungen). Jedoch empfiehlt sich hier immer eine Anbindung über sichere Verbindungen, wie das PEPPOL-Netzwerk, um etwa die Nachteile des E-Mail-Versands zu vermeiden. Denn gerade Rechnungen sollten immer über sichere Netzwerke versendet werden, wie dies eben das elektronische Beschaffungsnetzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) als Anbindung an die diversen Portale darstellt.

Zusätzlich sind folgende Möglichkeiten in Planung:

  • die Übertragung der XRechnung via DE-Mail
  • APIs: Schnittstellen für den automatisierten Informationsaustausch

2. Daneben existiert noch das Format ZUGFeRD (steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

Bei dieser Lösung handelt es sich um ein hybrides Format: eine bildliche Präsentation der Rechnung im PDF/A-3 Format und darin in einer eingebetteten XML-Datei enthaltene strukturierte, maschinenlesbare Daten. Der Vorteil davon ist, dass Empfänger den integrierten Datensatz automatisiert einlesen können, aber auch ein PDF zur klassischen Verarbeitung zur Verfügung steht. Dies macht die Lösung geeignet zum Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, Verbrauchern und Behörden. In der Praxis zeigt sich, dass ZUGFeRD bislang vorrangig im Bereich der KMUs angewendet wird. Beim Einsatz von ZUGFeRD-Dateien muss gewährleistet sein, dass PDF und Datensatz keine Abweichungen enthalten, da dies ansonsten zu steuerlichen Konsequenzen führen kann.

3. Eine wirklich spannende Entwicklung ist daneben noch das international zunehmend verbreitete PEPPOL-Netzwerk.

Zahlreiche öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen sind darüber zu erreichen. Zentral bei der Übertragung via PEPPOL ist, dass man über sogenannte Entry-Points Zugang zum PEPPOL-Netzwerk erhält. Dies geschieht vorzugsweise über entsprechende Dienstleister, die den Zugang und damit die Adressierung der Empfänger ermöglichen. Eine hochdynamische Entwicklung, von der sich Experten in naher Zukunft noch viel erwarten. Möglicherweise der Weg in Richtung des ersten echten Standards.

Unternehmen und Geschäftspartner richtig vorbereiten, um das Rechnungswesen zu digitalisieren

Wie geht man nun die Sache an? Zunächst gilt es, im Unternehmen die Ausgangslage zu evaluieren: Wo stehen wir, was gibt es zu bedenken? Verschiedene Möglichkeiten wollen durchgespielt, Vor- und Nachteile herausgearbeitet und Kosten kalkuliert werden. Gerade hier zahlt sich eine qualifizierte externe Beratung aus. Sobald die prinzipielle Entscheidung zur Digitalisierung des Rechnungswesens in einem Unternehmen gefallen ist, gilt es, intern vieles vorzubereiten.

In der Organisation müssen die Datenstrukturen, die Abläufe und die Verantwortlichkeiten den digitalen Datenströmen angepasst werden. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen wollen für die neuen und veränderten Aufgaben fit gemacht und entsprechend geschult werden. Interne und externe Partner sollten rechtzeitig informiert und in die digitalen Lösungen eingebunden werden: Das bedeutet, Lieferanten müssen Rechnungen digital senden, Kunden ihre Rechnung digital entgegennehmen können. Ein erfahrener Anbieter sollte hier unterstützend zur Seite stehen. Für die Unternehmen ist dies häufig eine Herausforderung, denn die Einführung elektronischer Rechnungen ist eher ein einmaliges Projekt im Berufsleben. Daher gilt es hier, auf die Erfahrung von Experten zu setzen, die solche Einführungen bereits häufiger mit begleitet haben.

Zu guter Letzt: Es jetzt anpacken!

Egal, wofür sich ein Unternehmen entscheidet: Wichtig ist es, umgehend Digitalisierungsmaßnahmen einzuleiten oder die bestehenden anzupassen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt das Rechnungswesen zu digitalisieren – denn wer hier den Anschluss bei der Digitalisierung verliert, gefährdet möglicherweise die Zukunftssicherheit seines Unternehmens. Anbieter wie crossinx bieten modulare und hochflexible Lösungen. Sie konvertieren über eine einzige Schnittstelle jeglichen Dokumententyp in jedes gewünschte Format, gleichen die Datenübertragungsprotokolle ab und übernehmen die jeweils notwendigen Abstimmungsprozesse, die durch den Netzwerkgedanken heute sehr viel unkomplizierter sind als beispielsweise bei traditionellen EDI-Lösungen.

Statt wie früher jede Verbindung zu den einzelnen Geschäftspartnern aufwendig als 1:1 Verbindung aufzubauen, genügt stattdessen eine einzige Schnittstelle – die zum Netzwerk des Anbieters. Hier verfügen Anbieter über internationale Netzwerke – beispielsweise crossinx über eines mit über 350.000 verbundenen Unternehmen; die Wahrscheinlichkeit, seine Lieferanten und Kunden hier bereits vorzufinden, ist groß. Die Abrechnung ist komplett transparent und kalkulierbar: Zu den einmaligen Setup-Kosten kommt eine monatliche Support-Gebühr hinzu, zusätzlich fallen Transaktionsgebühren pro Rechnung an. Die bislang beständig steigenden Portokosten können somit eingespart werden, was sich dann schnell auszahlt. Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass der Anbieter einen Download für die Archivierung anbietet oder die Daten rechtskonform (nach GoBD) und zertifiziert über ein revisionssicheres Archiv mehr als zehn Jahre zur Verfügung stellt.

Gute Gründe um sein Rechnungswesen zu digitalisieren

Zusammenfassend lässt sich bilanzieren: Im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen und Prozessen minimieren sich bei elektronischen die Transaktionskosten erheblich. Kosten für Tinte, Toner, Drucker, Papier, Porto und Aufbewahrungsorte reduzieren sich drastisch. Aber die eigentlichen Einsparungen entstehen durch die automatisierten Prozesse der Übermittlung zwischen den Systemen.

Denn insgesamt wird der komplette Cash-Flow durchgängig beschleunigt: Rechnungen erreichen schneller ihr Ziel, werden schneller freigegeben und können prompt bezahlt werden – idealerweise sogar automatisiert von der Annahme der Rechnung bis zur Bezahlung, von den Fachleuten als sogenannte „Dunkelverbuchung“ bezeichnet; die Folge sind frühere Zahlungseingänge beim Lieferanten, die Ausnutzung von Skonti beim Käufer und ein generell optimiertes Cashflow-Management. Win-Win für alle Beteiligten. Denn es kommt damit zu einer deutlichen Zeitersparnis: Alle papierbedingten Schritte entfallen für Rechnungssteller wie auch -empfänger: Ausdrucken, Ein- und Auspacken, Sortieren, Ablegen sowie die Lieferung an die Post entfallen. Wie die Erfahrung zeigt, stellt sich bei solchen Projekten der ROI bereits nach kurzer Zeit ein, und es lässt sich generell eine deutliche Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit verzeichnen. Ein wichtiger Aspekt in diesen besonderen Zeiten! Es ist an der Zeit das Rechnungswesen zu digitalisieren!