Nach EU-Richtlinie müssen schon Ende dieses Jahres alle Länder und Kommunen mit XRechnungen umgehen können. Um dies zu gewährleisten, müssen passende Software Lösungen bereitgestellt werden. DATEV SmartTransfer vereinfacht den Empfang, Versand und Freigabeprozess von XRechnungen und bietet sich auch aus anderen Gründen hierfür an.
Mit minimalem Aufwand fit für die XRechnung
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs in öffentlichen Körperschaften ist beschlossene Sache, ein einheitliches Verfahren dafür ist allerdings nach wie vor nicht in Sicht. Auf Bundesebene existiert ein „Zentraler Rechnungseingang“ (ZRE), doch inwieweit Länder und Kommunen sich diese Infrastruktur zunutze machen oder eigene Lösungen entwickeln werden, ist nach wie vor offen. Gewiss ist lediglich: Von November 2019 an müssen Länder und Kommunen elektronische Rechnungen im Format XRechnung empfangen und verarbeiten können – das schreibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU verbindlich vor. Einen einfachen Zugang dazu bietet die DATEV eG mit der Portallösung SmartTransfer. Gemeinsam mit fünf weiteren Anbietern, die im TRAFFIQX-Netzwerk zusammengeschlossen sind, hat das Unternehmen auf dem E-Rechnungsgipfel in Bonn eine umfassende XRechnungs-Lösung vorgestellt.
Die Portale des TRAFFIQX-Verbunds stellen ihren Nutzern einen übergreifenden Postein- und -ausgang zur Verfügung, der mehr als 350 Formate verarbeiten kann. Darunter finden sich alle branchenüblichen Standards sowie staatliche E-Rechnungsformate wie die XRechnung. Länder und Kommunen, aber auch deren Lieferanten können damit den elektronischen Rechnungsaustausch gesetzeskonform abwickeln, ohne selbst Systemanpassungen vorzunehmen oder vorhandene Arbeitsweisen ändern zu müssen. Eingangsdaten konvertieren die Systeme automatisch ins eigene bevorzugte Format. Ebenso werden die Ausgangsdokumente dem Empfänger im von ihm präferierten Format zugestellt. Dabei wird auch der Versand von Rechnungen per E-Mail unterstützt, beispielsweise als Anhang einer PDF-Datei oder im ZUGFeRD-Format.
Prüf- und Freigabeprozesse für elektronische Dokumente sind in den Portalen inklusive einer lückenlosen Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte umgesetzt. Darüber hinaus bieten sie Anschluss an die bei den Anwendern eingesetzten Haushalts- bzw. Buchführungssysteme und eigene Archivierungslösungen. Auch für den nächsten anstehenden Schritt auf europäischer Ebene bereiten sich die Portale im TRAFFIQX-Netzwerk schon vor: Bereits heute stellen sie die Weichen für die Teilnahme am europäischen E-Invoicing-Netzwerk, das im Rahmen des Projekts Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) aufgebaut wird.
