eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Dass die eRechnung mit 60% Einsparpotential und der Chance auf innovative Prozesse viele Vorteile bietet, ist unstrittig. Dennoch ist in Deutschland das gute(?) alte Papier als Zahlungsaufforderung immer noch verbreitet. Doch spätestens, wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand zwingend eRechnungen senden müssen, wird die eRechnung auch hierzulande Rechnungsstandard. Wie Unternehmen am besten umsteigen, erklären Dr. Daniel Burmeister und Dr. Nikolaus Thoma, ERP-Systembetreuer und Entwicklungsleiter eRechnung bei Comarch, im folgenden Fachbeitrag.

eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Bevorzugen Deutsche die eRechnung oder Papier?

Die Zahlen der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ von der Mittelstand 4.0-Agentur Handel und ibi research sprechen für sich: 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger bevorzugen 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung. Die Studie hat damit einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015 ermittelt. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch eRechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.

Wie ist die Kosten/Nutzen-Bilanz der digitalen Rechnung

Die eRechnung zeichnet sich durch einen beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System.

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