In Zukunft werden alle Bundesministerien in Deutschland eRechnungen annehmen. Wie der Datenaustausch dabei geschehen muss, gibt der PEPPOL-Standard vor. Dem Folge zu leisten, kann schwierig werden. Der ecosio.MessagingHub kann hierbei jedoch Abhilfe schaffen.
Die XRechnung in Deutschland kommt – Was ist zu tun?
Seit dem 27. November 2018 müssen die Verfassungsorgane und Bundesministerien in Deutschland elektronische Rechnungen gemäß dem e-Rechnungsstandard XRechnung annehmen und verarbeiten können.
Der entsprechende Datenaustausch erfolgt über den sicheren PEPPOL-Standard (Pan-European Public Procurement OnLine) über das Verwaltungsportal des Bundes an die Empfängersysteme in der Bundesverwaltung. PEPPOL wurde von der Europäischen Union mit dem Ziel entwickelt, die Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern im Rahmen der elektronischen Beschaffung (e-Procurement) zu erleichtern.
Ab 27. November 2019 müssen die übrigen Bundesbehörden dann ebenfalls in der Lage sein, die XRechnung entgegen zu nehmen und weiter zu verarbeiten. Die Lieferanten können einstweilen noch wie seither klassische Papierrechnungen bzw. PDF-Rechnungen an den Bund senden. Diese Praxis endet allerdings am 27. November 2020. Ab da ist die Papierrechnung in diesem Bereich obsolet und es werden dann nur noch elektronische Rechnungen im Format der XRechnung angenommen.
Technisch gesehen ist eine XRechnung eine XML-Datei, die den Standards der Europäischen Norm EN 16931 und den in Deutschland geltenden Vorgaben der XRechnung folgt. Die Europäische Norm EN 16931 selbst sieht zwei Arten von XML-Schemata vor – Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Erzeugen und versenden der XRechnung aus einem SAP-System heraus
Im vorliegenden Beitrag wird dargestellt, wie man ein SAP-System ab sofort an PEPPOL anbinden kann, um XRechnungen in Deutschland an Behörden und andere Unternehmen zu übermitteln.
Derzeit stellt die Umsetzung für SAP-Kunden noch eine gewisse Herausforderung dar: Zwar hat die SAP SE bereits im Mai 2018 die entsprechende SAP-Lösung für Deutschland angekündigt, allerdings kann ein SAP ERP-System Stand heute (Mitte Februar 2019) auf der SD- bzw. FI-Seite (Sales and Distribution) standardmäßig keine UBL- oder CII-Datei erzeugen.
Diese Lücke schließt die B&IT-Lösung „EPO Connector e-Rechnung“. Das direkt im SAP System zu installierende und auf individuelle Bedürfnisse einfach anpassbare Programm zur Erstellung von e-Rechnungen im UBL-Format (XML) aus SD und FI Belegen ist bereits heute für alle SAP Releases verfügbar. Die dabei verwendete XSLT-Technik ermöglicht darüber hinaus auch den Empfang von UBL XML e-Rechnungen direkt im SAP System. Der Datenaustausch erfolgt dann über ein Webservice mit dem ecosio MessagingHub, welcher als zertifizierter PEPPOL Provider agiert und die XRechnung an die Bundesbehörde zustellt.
Die flexible wie skalierbare und kosteneffiziente EPO Connector / ecosio-Lösung für den sicheren Datentransfer der e-Rechnung via PEPPOL besteht aus folgenden Lösungsbausteinen:
1. Anbindung des ecosio.MessagingHub an SAP
Die Kommunikation zwischen dem SAP-System des Unternehmens und dem ecosio.MessagingHub erfolgt über die ecosio.ERPEL Schnittstelle (REST API) für SAP.
2. PEPPOL-Anbindung des Verwaltungsportals des Bundes in Deutschland durch ecosio
Den elektronischen Datentransfer von bzw. zum Verwaltungsportal des Bundes in Deutschland stellt ecosio „out of the Box“ zur Verfügung. ecosio ermittelt nach dem Erhalt der e-Rechnung den Sender, den Empfänger und den Dokumenttyp. Eine gesonderte Konvertierung in das Zielformat ist nicht notwendig, wäre bei speziellen Anforderungen aber sehr wohl möglich.
Als zertifizierter PEPPOL-Zugangspunkt stellt ecosio die XRechnung über das PEPPOL-Netzwerk an den PEPPOL Access Point des Empfängers, also an die betreffende deutsche Bundesbehörde, zu. Grundsätzlich ist es möglich, die XRechnung auch an andere Behörden bzw. Unternehmen zu versenden, sofern diese ebenfalls PEPPOL nutzen.
Zusätzlich ist der Versand dieser UBL XML eRechnungen direkt aus SAP an Unternehmen auch über alle sonstigen Kanäle, wie Webservices oder E-Mails, möglich.
Die Rückmeldungen, ob die versendete XRechnung akzeptiert oder abgelehnt wurde, wird von ecosio als Status abgebildet. Dieser Status kann bei Bedarf über die ecosio.ERPEL SAP Schnittstelle in das SAP-Rechnungsausgangsbuch zurückgeschrieben werden.
3. Ecosio-Services für ein erfolgreiches XRechnung-Projekt und für den Betrieb
Darüber hinaus übernimmt ecosio sämtliche Tätigkeiten rund um ein erfolgreiches e-Rechnungsprojekt. Dazu stellt ecosio einmalige Leistungen – Setup der PEPPOL-Anbindung, Tests etc. – und laufende Leistungen – Routing, Mapping, Konvertierung, Monitoring und Support – zur Verfügung.
4. SAP-Integration mittels EPO Connector für ecosio.ERPEL
Mit Hilfe der Lösungskomponente EPO Connector wird die technische Verbindung vom SAP-System zum ecosio.MessagingHub über das Standardprotokoll HTTPS hergestellt.
Aktuell können die XRechnungen mit EPO Connector-Programmen direkt in SAP erstellt werden. Sobald seitens SAP verfügbar, kann das XML-File aus dem eDocument Framework heraus in den Formaten UBL bzw. CII erzeugt und via EPO Connector an ecosio, den zertifizierten PEPPOL-Zugangspunkt, versendet werden. Der Zustellstatus der Nachricht ist zu jedem Zeitpunkt direkt im SAP GUI klar nachvollziehbar.
Vorteile:
- Das Komplettpaket für die XRechnung in Deutschland basiert auf bewährten Komponenten und ermöglicht kurze Projektlaufzeiten bei geringem Ressourcenaufwand
- Sowohl für SAP ECC als auch für SAP S/4HANA liegen die erforderlichen SAP-Zertifizierungen vor
- Im Betrieb erfolgen Routing, Konvertierung und Monitoring des Nachrichtenaustausches durch ecosio (Outtasking)
- Weiterleitung der Empfangsbestätigung des finalen Empfängers der XRechnung direkt in das SAP-System des Unternehmens
- Sicherer Versand der XML-Dateien an ecosio mit sofortiger Rückmeldung des Erhalts durch ecosio (HTTPS-Response)
- Die SAP-Integration ist bzgl. EPO Connector und ecosio unabhängig vom aktuellen SAP-Release bzw. Patch Level
