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Fünf Kriterien, die eine ideale Abrechnungssoftware erfüllen muss

Immer mehr Unternehmen bedienen sich der digitalen Rechnungsstellung, um Kosten und Zeit zu sparen. Dabei spielt die richtige Abrechnungssoftware eine entscheidende Rolle. Was Unternehmen dabei beachten sollten und welche Kriterien wichtig sind, erklärt Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Wege zur digitalen Rechnung – Fünf Kriterien, die eine ideale Abrechnungssoftware erfüllen muss

1. Hohe Datensicherheit

Datensicherheit und -schutz haben gerade bei E-Rechnungen eine hohe Bedeutung, da diese sensible Informationen enthalten. Bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung gilt es, alle gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen. Beispielsweise obliegt Unternehmen laut GoBD die Pflicht, alle Grundsätze zur ordentlichen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu erfüllen.

Darunter fallen auch elektronische Rechnungen und der Datenzugriff. Insbesondere bei der Datenverarbeitung und -speicherung ist es wichtig, auch auf international anerkannte Normen und Standards für Informationssicherheit zu achten.

2. Flexible Preismodelle

Eine ideale Abrechnungssoftware stellt variable Preismodelle zur Verfügung, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Im Optimalfall lassen sich diese auf das jeweilige Geschäftsmodell zuschneiden und erlauben mithilfe zusätzlicher Features eine Konfiguration und Erweiterung.

Über spezialisierte Billing-Systeme wie beispielsweise JustOn ist jedes Preismodell abrechenbar – egal, ob es sich um wiederkehrende Abrechnungen oder einmalige Produktverkäufe handelt. Damit eignet sich die Anwendung besonders für periodische Rechnungsstellungen, die auf individuellen Verbrauchsdaten basieren.

3. Übersichtliche Oberfläche

Hauptziel einer Buchhaltungssoftware ist die Vereinfachung von Rechnungsprozessen.

Marko Fliege:

„Eine Abrechnungssoftware, die unübersichtlich und schwer zu bedienen ist, hat ihr Ziel deutlich verfehlt. Deshalb sollten Unternehmen gezielt nach Probe-Abos fragen, um die jeweilige Software zu testen“

4. Konstanter Kundensupport

Seriöse Anbieter von Rechnungssoftware stellen Nutzern eine stetige Betreuung in verschiedenem Umfang zur Verfügung. Einige Modelle orientieren sich an Firmengröße, Nutzerzahl sowie Funktions- und Supportleistung.

Dabei sollten neben einem typischen E-Mail- und Telefonservice auch Standardeinführungen in das Produkt sowie kundenspezifische Schulungen und Workshops gewährleistet werden. Je nach Umfang und Anforderung können diese online oder vor Ort stattfinden.

5. Individuelle Konfiguration

Eine hochwertige Software sollte vor allem erweiterbar und flexibel konfigurierbar sein.

Marko Fliege:

„Besonders Cloud-Anwendungen eignen sich für eine automatisierte Abrechnung, da sie sowohl bei der Integration als auch beim Anpassen und Bedienen ein hohes Maß an Flexibilität bieten.“

Solche Softwarelösungen lassen sich ohne größeren Programmieraufwand einbinden und sind innerhalb von wenigen Tagen einsatzbereit. Dabei bedarf es keiner spezifischen technischen Voraussetzungen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Software individuell in CRM-, ERP-, Buchhaltungs- und andere Unternehmenssysteme einzubinden oder sie über Konnektoren zu verbinden. Dank der Cloud-Anbindung stehen dem Kunden Rechnungsdaten jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung.

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So kann Sie Unternehmenssoftware erfolgreicher machen:

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware ist eine Sammlung von Anwendungen und Tools, die speziell entwickelt wurden, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Sie deckt eine Vielzahl von Funktionen ab, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lieferkettenmanagement und Enterprise Resource Planning (ERP). Diese Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu automatisieren, Daten effizient zu verwalten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Durch den Einsatz von Unternehmenssoftware können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, indem sie Echtzeitdaten und Analysen nutzen. Darüber hinaus ermöglicht sie die Skalierung von Geschäftsaktivitäten, die Reduzierung von Kosten und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, was letztendlich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Wie kann Unternehmenssoftware ein Unternehmen digital erfolgreicher machen?

Unternehmenssoftware kann Unternehmen digital erfolgreicher machen, indem sie Geschäftsprozesse automatisiert und optimiert, wodurch Effizienz und Produktivität steigen. Sie ermöglicht die Integration verschiedener Abteilungen und fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, indem sie Echtzeitdaten bereitstellt. Durch präzise Datenanalysen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und Markttrends schneller erkennen. Unternehmenssoftware verbessert zudem die Kundenbeziehungen durch effektives Kundenbeziehungsmanagement (CRM), was zu gesteigerter Kundenzufriedenheit und -bindung führt. Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert menschliche Fehler und spart Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und ihre digitale Transformation voranzutreiben, um im Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu bleiben.

Wichtige Schlagworte im Kontext von Unternehmenssoftware:

Digitalisierung

Der Prozess, bei dem analoge Geschäftsprozesse in gute und sinvolle digitale umgewandelt werden, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Integration

Die Verbindung verschiedener Softwarelösungen und Systeme, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine einheitliche Datenbasis im Unternehmen zu gewährleisten.

Automatisierung

Der Einsatz von Software zur Durchführung wiederkehrender Aufgaben ohne menschliches Eingreifen, um Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu sparen.

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Datensicherheit

Datensicherheit bezeichnet den Schutz sensibler Informationen vor unautorisiertem Zugriff, Verlust oder Manipulation. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Unternehmenssoftware muss robuste Sicherheitsprotokolle integrieren, um Daten sowohl während der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Datensicherheit ist entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, das Vertrauen von Kunden zu gewinnen und den Geschäftsbetrieb vor Cyberbedrohungen zu schützen. Sicherheitslücken können zu erheblichen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden führen. Daher ist die Implementierung effektiver Datensicherheitsstrategien ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur in Unternehmen, um die Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

 
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