Im Umfeld der Entgeltabrechnung greift die digitale Transformation ebenso um sich wie in allen anderen Unternehmensbereichen. Die Ablösung der Papierdominanz bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hat begonnen und entwickelt sich derzeit sehr dynamisch. Technisch spricht nichts mehr gegen den Schritt hin zur medienbruchfreien elektronischen Verteilung der Gehaltsunterlagen über eine sichere Cloud-Plattform. Wichtig ist in jedem Fall, sich die Sicherheitsinfrastruktur des jeweiligen Cloud-Anbieters anzuschauen. Diese muss sicherstellen können, dass die sensiblen Lohndaten nicht korrumpiert werden.
Digitalisierung für den Lohnzettel
Noch bekommen die meisten Arbeitnehmer in Deutschland zwar nach wie vor ihre Lohn- und Gehaltszettel in Papierform. In einer Zeit, in der alle möglichen Prozesse verschlankt und auf ihr Digitalisierungspotenzial geprüft werden, steht dieses Verfahren aber mehr und mehr auf dem Prüfstand. Da ist es naheliegend, dass die Cloud auch bei den Prozessen rund um die Entgeltabrechnung als Nutzungsmodell akzeptiert wird. Praktisch ist das nicht zuletzt, weil Dokumente wie die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsnachweis in den meisten Betrieben oder bei den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien sowieso softwaregestützt elektronisch erzeugt werden. Die vorliegenden Daten müssen also lediglich in eine sichere Infrastruktur hochgeladen werden, damit die Arbeitnehmer jederzeit und von überall darauf zugreifen können.
Schneller und kostengünstiger Datenfluss
Neben dem direkten Zugang der Beschäftigten zu ihren Unterlagen bietet eine Distributionsplattform in der Cloud auch für das Unternehmen handfeste Vorteile: Zunächst entfällt der zeitliche Aufwand für die physische Verteilung der Brutto/Netto-Abrechnung. Dadurch wird auch der zeitliche Spielraum bei der Abrechnungserstellung größer, da Postlaufzeiten keine Rolle mehr spielen. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmittelbar nach der Abrechnung bereit.
Wurden die Abrechnungen den Mitarbeitern vorher an die Heimadresse geschickt, spart das Unternehmen zudem das Porto für diesen Versand. Zusätzlich kann es den Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt zukommen lassen – beispielsweise zu gesetzlichen Änderungen. Insgesamt wird der Lohnabrechnungsprozess gestrafft, da der bisherige Medienbruch nicht mehr stattfindet. Dadurch wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, sodass sogar noch ein positiver Umwelt-Aspekt konstatiert werden kann.
Sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer über ein sicheres Cloud-Portal vernetzt, sind neben der Bereitstellung der gehaltsbezogenen Dokumente noch viel weiter reichende Nutzungsmöglichkeiten denkbar. So kann eine solche Plattform beispielsweise auch für den Austausch von Informationen und Unterlagen rund um Dienstreisen und deren Abrechnung dienen, wodurch sich die Bearbeitungszeiten signifikant verkürzen. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise Informationswege zwischen Arbeitgeber und häufig auswärts eingesetzten Mitarbeitern (z. B. im Home Office oder im Außendienst) optimieren.
(Auch) eine Frage der Sicherheit
Ein zentrales Element bei der digitalen Bereitstellung ist natürlich der Schutz der enthaltenen Daten. Während bei der Verteilung auf Papier Sicherheitsmerkmale in den Kuverts oder Paketen und die Verwendung spezieller Klebstoffe zumindest unbemerkten Fremdzugriff verhindern, kommt in der elektronischen Welt dem Zugriffsschutz auf die Dateien ein besonderer Stellenwert zu. In jedem Fall sollte der Zugang über eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden, also über eine Kombination aus Besitz- und Wissenskomponenten. Solche Verfahren bieten einen deutlich höheren Schutz als die weit verbreitete Login-Möglichkeit mittels Benutzername und Passwort.
Die Schwierigkeit beim Zugriffschutz ist allerdings, ein sicheres Verfahren zu finden ohne gleichzeitig die Hürden für die Anwender zu hoch zu legen. Wenn die Sicherheit dazu führt, dass die Nutzer den Weg ins Portal scheuen, ist niemanendem geholfen. Ein gängiges und bei Anwendern akzeptiertes Absicherungsverfahren ist beispielsweise die smsTAN. Dabei kommen wechselnde, lediglich einmal gültige Transaktionsnummern (TAN) zum Einsatz. Sie werden für jeden Log-In-Vorgang neu erzeugt und an eine gesondert festgelegte Mobilfunk-Nummer gesendet. Das Verfahren ist dem üblichen Prozedere im Online-Banking ähnlich und wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hinsichtlich des Vertrauensniveaus als hoch eingeschätzt.
