Die Vorteile der Cloud überzeugen – Unternehmer nutzen zunehmend gemeinsame Arbeitsplattform mit dem steuerlichen Berater

Schneller und unkomplizierter Datenaustausch ist in der heutigen Zeit unverzichtbar. Durch Einsatz von Cloudtechnologien können Daten nahezu ohne Verzögerung transportiert und eingesehen werden – wovon besonders die Buchhaltung profitiert.

Die Vorteile der Cloud überzeugen – Unternehmer nutzen zunehmend gemeinsame Arbeitsplattform mit dem steuerlichen Berater

Die Wirtschaft lebt immer mehr vom Datenaustausch, der möglichst schnell und ohne Reibungsverluste vonstattengehen muss. Prozessketten rücken zusammen, müssen integriert werden. Das merken auch kleinere Betriebe, die zunehmend von Kunden- wie auch von Lieferantenseite mit neuen Anforderungen an den digitalen Austausch konfrontiert werden. Vor diesem Hintergrund setzen auch mittelständische Unternehmen in Deutschland zunehmend auf Lösungen, die Daten standardisieren, ihren Betrieb mit anderen Akteuren vernetzen und vor allem das Papier als Datenträger ablösen.

Gerade bei den kaufmännischen Abläufen lässt sich mit durchgängig elektronischen Abläufen und gemeinsamen Arbeitsplattformen der Aufwand signifikant senken. Dass das immer mehr Unternehmer erkennen, kann beispielsweise die DATEV eG bestätigen. Sie hat kürzlich eine symbolische Marke auf dem Weg zum papierlosen Büro überschritten: Die Anzahl der im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Buchführungsbelege liegt inzwischen bei über einer Milliarde. Dabei handelt es sich um buchführungsrelevante Dokumente, die schon mehr als 375.000 Unternehmen in Deutschland ihren Steuerberatern elektronisch für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Sie generieren derzeit monatlich im Durchschnitt rund 25 Millionen Belege, die im Rechenzentrum gespeichert werden. Sowohl das stetig steigende Belegaufkommen als auch die rasant wachsende Zahl von Nutzern des digitalen Belegwesens liefern gute Beispiele dafür, dass die Digitalisierung und die Akzeptanz von Cloud-Lösungen zunehmend im Mittelstand ankommen.

Datenfluss ganz ohne Papier

Das digitale Belegwesen bildet für die Unternehmen die Basis für den papierlosen Austausch von Informationen mit der Steuerberatungskanzlei. Um die Beleginformationen aus unterschiedlichen Quellen sicher in die Cloud zu bringen, stehen den Anwendern vielfältige Wege zur Verfügung – von mobilen Scan-Apps über die Anwendung Dokument-Upload online bis hin zu externen Schnittstellen. Dabei beschränken sich die digitalen Möglichkeiten nach dem Hochladen nicht auf den reinen Belegaustausch mit der Steuerberatungskanzlei. Die Anwendung Belege online ist lediglich eine Komponente des browserbasierten Pakets DATEV Unternehmen online, mit dem sich kaufmännische Prozesse effizient via Internet erledigen lassen.

Die Bandbreite der Funktionen reicht vom Kassenbuch sowie Rechnungsein- und -ausgang über Lohndaten, Bankkontenverwaltung und Zahlungsverkehr bis hin zu Buchführungs- und Lohnauswertungen oder dem sicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen. Auch die Zahl der Unternehmen, die diese weitergehenden Anwendungen nutzt, wächst permanent und mit steigender Tendenz. Über 170.000 Unternehmen in Deutschland organisieren darüber inzwischen ihre kaufmännischen Abläufe.

Vernetzung mit Mehrwert

Während der Unternehmer in diesem Szenario mit den aus der Cloud bezogenen Anwendungen seine Geschäftsbücher führt, Belege verwaltet und den Zahlungsverkehr abwickelt, hat die Steuerberatungskanzlei ebenfalls Zugriff auf die Daten. So können sowohl das Unternehmen als auch sein Steuerberater die im System erfassten Vorgänge jederzeit unabhängig voneinander weiterbearbeiten. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zu generieren. Diese helfen dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung.

Der Vorteil einer solchen medienbruchfreien elektronischen Prozesskette: Vom Einlesen des digitalisierten Belegs an arbeitet das System durchgängig mit einheitlichen Daten. Das zieht sich kontinuierlich durch bis hin zur Erstellung der Finanzbuchführung in der Steuerberatungskanzlei. Den Beratern ermöglicht die stets aktuell gehaltene Datenbasis eine gezieltere Betreuung, den Unternehmen lässt der in Teilen automatisierte Prozess mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Darüber hinaus vernetzt die Anwendung die Steuerberater und die Unternehmen durch zahlreiche Schnittstellen auch mit weiteren Partnern. Weitgehend automatisiert werden über die DATEV-Cloud Informationen zwischen ihnen und rund 200 Institutionen in Deutschland ausgetauscht – darunter Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistische Ämter. So lassen sich beispielsweise statistische Meldepflichten komfortabel abwickeln oder Lohndaten unkompliziert übermitteln.


Autor: Benedikt Leder, DATEV eG


Über DATEV:

Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit rund 325.000 Kunden, nahezu 7.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 1,034 Milliarden Euro (Geschäftsjahr 2018) zählt die DATEV zu den größten IT-Dienstleistern und Softwarehäusern in Deutschland. So belegte das Unternehmen im Jahr 2018 Platz 3 im Ranking der Anbieter von Business-Software in Deutschland (Quelle: IDC, 2019). Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

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