Besonders bei der Einführung von IT-Systemen wie CRM haben sich agile Methoden wie Scrum bewährt. Aber wo genau liegen die Vorteile gegenüber herkömmlichem Projektmanagement? In dieser CRM-Checkliste gibt Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 5 Punkte, warum Scrum eine CRM-Projekt-Einführung erfolgreich macht.
Keine Angst vor Scrum und Co: 5 Erfolgsfaktoren für die agile Einführung von IT-Systemen
Bei der Konzipierung von Projekten – besonders in der IT – gehen Unternehmen häufig noch statisch an die Planung heran. Das Projekt wird schon vor Beginn von vorne bis hinten durchgeplant, den Entwicklern wird eine Wunschliste geschickt und dann wird losgearbeitet. Nicht bedacht wird hierbei, dass so die Berücksichtigung neuer Erkenntnisse und Planänderungen sehr erschwert werden. Die Features der vollendeten Software sind dann bereits veraltet, müssen nochmals mit Change Requests angepasst werden oder der Umfang des Systems ist nicht mehr akkurat.
Diesen Schwierigkeiten weicht man mit einer agilen Methode wie Scrum aus. Budget und Zeit bleiben dabei relativ stabil, aber der Umfang des Projekts wird flexibel. Worin die Vorteile von Scrum liegen und warum sie nicht unterschätzt werden sollten, erklären die folgenden fünf Punkte.
1. Sukzessive Anforderungsformulierung
Im Gegensatz zu herkömmlicher Projektplanung ist bei Scrum anfangs noch nicht genau ausgearbeitet, welche Anforderungen die Software erfüllen muss. Ein grober Vorgangsplan wird zwar ausgearbeitet, aber dieser bleibt anpassbar. Die Anforderungen werden sukzessive gestellt und können so aktuellen Begebenheiten entsprechen. Dadurch wird verhindert, dass Software-Features bei ihrer Fertigstellung bereits veraltet sind und überarbeitet werden müssen.
Die Endanwender und Fachabteilungen, in denen die Software eingesetzt wird, stellen hierbei ihre fachlichen Anforderungen. Die Anforderungen werden im Anschluss als Use Cases strukturiert. Diese Use Cases, in Scrum auch User Stories genannt, dokumentieren den gesamten Prozess, welcher dann von den Entwicklern in der Software umgesetzt werden wird. So ermöglicht man den zuständigen Mitarbeitern Mitsprache, macht sie zugleich mit der Software vertraut und konsolidiert den gesamten Vertriebsprozess.
2. Stufenweise Implementierung
Da man durch Scrum die Probleme statisch strukturierter Projektplanung aufheben will, muss die Implementierung der Softwarebausteine stufenweise erfolgen. So behalten Projekte maximale Agilität und Reaktionsvermögen. Entstehende Probleme, wie beispielsweise inkompatible Softwareschnittstellen, werden damit frühzeitig erkannt und gelöst. Sollten sich die Anforderungen oder Rahmenbedingungen während des Projekts verändern, kann ebenfalls blitzschnell mit entsprechenden Korrekturen und Planänderungen reagiert werden.
Durch die iterative Vorgehensweise sind nur Teile der Software von derartigen Problemen betroffen: Alle zukünftigen Implementierungsschritte (Sprints) können diese dann von Anfang an berücksichtigen. Zudem können neue Ideen und Verbesserungsvorschläge schon während des Prozesses entstehen und direkt eingesetzt werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht auch das Potential des Software-Projekts besser auszuschöpfen.
3. Lessons Learned
Am Ende jedes Sprints, also nach jedem Projektabschnitt, findet bei Scrum ein Lessons Learned Meeting statt. Dabei diskutieren die beteiligten Mitarbeiter, welche Erfolge erzielt wurden, wo Verbesserungen möglich sind und wie diese im nächsten Sprint berücksichtigt werden können. Diese Retrospektive hat durch die iterative Natur von Scrum den Vorteil, während des Projektes immer wieder eingesetzt werden zu können.
Im Gegensatz zu einem Projektrückblick, der nach der vollständigen Implementierung eines Systems folgt, kann Scrum schneller und effektiver auf entstandene Probleme eingehen und zukünftige Sprints effizienter machen. In kleinen Etappen entsteht dadurch ein Lernkurve, die das gesamte Projekt überspannt und sich durchgehend entwickelt.
4. Strukturierte Vorgehensweise
Scrum ist zwar agil und flexibel, aber dadurch noch lange nicht chaotisch. Im Gegenteil, Scrum funktioniert durch strukturiertes Vorgehen und klar definierte Rollen. Der Product Owner definiert gemeinsam mit dem Entwicklerteam die Produkteigenschaften, bestimmt nach Sprintabschluss die fertiggestellten Anforderungen und hält regelmäßig Rücksprache mit den Stakeholdern (z.B. Kunden oder Anwender). Das Entwicklerteam ist dann unter Moderation des Scrum Masters für die Umsetzung verantwortlich.
Diese geschieht ebenfalls sehr geordnet und nach Regeln, welche der Scrum Master bestimmt. Die Use Cases werden im Backlog festgehalten und nach Sprints gegebenenfalls vom Product Owner angepasst. Im Sprint Backlog dagegen werden die Anforderungen an den nächsten Sprint gesammelt. Durch die klare Strukturierung der Vorgänge ist ein reibungsloser Ablauf und effiziente Zeitnutzung garantiert.
5. Fortschritte und Zuständigkeit transparent
Wichtig für den Erfolg eines geplanten Softwareprojekts, ist Transparenz. Durch die ständige Aktualisierung der erledigten und ausstehenden Aufgaben im Product und Sprint Backlog, ist der Stand des Projekts zu jeder Zeit sichtbar. Der Fortschritt des Entwicklerteams und die voraussichtliche Zeit bis zur Fertigstellung der nächsten Sprints lässt sich so leicht einschätzen. Zudem erlaubt die hohe Transparenz von Scrum den Stakeholdern, dass Projekt mühelos zu verfolgen und Anpassungen vorzuschlagen, sollten sie Problempunkte feststellen.
Da durch die von Scrum eingesetzten Rollen auch die Zuständigkeiten im Projekt klar definiert sind, ist die Reaktion auf entstehende Hindernisse oder spontane Planänderungen stets unkompliziert. Jeder Beteiligte weiß, wo der eigene Verantwortungsbereich endet und ein anderer beginnt.
Die genannten Gründe zeigen: Die Effizienz und Agilität von Scrum darf keinesfalls unterschätzt werden. Vor allem bei der Implementierung von IT-Systemen bringt Scrum seine Stärken zum Einsatz. Beispielsweise für die Einführung von CRM-Systemen, die den Kundenprozess digitalisieren, eignet sich die Scrum-Methode besonders. Mitarbeiter im Customer-Service können von Anfang an Mitwirken und die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse oder Kundenbereiche anpassen, sich somit schnell mit dem Programm vertraut machen und das Projekt kann mühelos auf Änderungen in der Kundenstruktur oder dem Produktangebot des Unternehmens eingehen.
Falls Sie an weiteren Hinweisen zu effizientem Projektmanagement – insbesondere bei CRM-Systemen – interessiert sind, lohnt es sich einen Blick in dieses E-Book von Sybit zu werfen. Darin werden typische Stolpersteine behandelt, auf die Sie bei Ihrem Projekt stoßen können, und erklärt, wie Sie diese vermeiden.
Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH
Über Sybit:
Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung: von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.
