Daten sind die wichtigste Währung im Zeitalter der Digitalisierung. Doch noch immer liegen laut Gartner rund 80 Prozent der Informationen in Unternehmen in unstrukturierter Form vor. Dadurch wird der Erfolg von Unternehmenssoftware gebremst – doch durch moderne Technologie wie OCR lässt sich das leicht ändern.
Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität und wertvolle Ergebnisse
Nicht einmal das beste ERP-System kann aus schlechten Informationen wertvolle Datenbestände zaubern. Doch diese Informationen sind kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen und müssen wichtige Entscheidungen fundiert vorbereiten. James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft, gibt in der nachfolgenden Checkliste die entscheidenden Tipps, wie Unternehmen die Qualität des Inputs für ihre Unternehmenssoftware deutlich anheben können, um von den Ergebnissen optimal zu profitieren.
Papierberge in digitalen Input verwandeln
Auch in Zeiten von Industrie 4.0 und Internet of Things landen noch immer zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf Büroschreibtischen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) kann eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen. Dagegen bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen
Wo klassische Lösungen in ihren Möglichkeiten limitiert sind, kann Smart Capture einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ist es innovativen Systemen möglich, Belege in die richtigen Dokumententypen zu klassifizieren, vorzusortieren und sämtliche Informationen unabhängig von Layout, Format und Sprache zuverlässig auszulesen. Dazu hilft eine vorkonfigurierte Wissensbasis, gängige Formen von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht überwachtes maschinelles Lernen, dass Smart Capture sich selbst weiterentwickelt. Stößt das System auf ein Problem, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser kann dann den Einzelfall prüfen und dem System ein entsprechendes Feedback geben. Mit jeder Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Know-how beim nächsten Mal selbständig an.
Kommunikation unter verschiedenen Systemen ermöglichen
Sind Fehlerquellen in der Inputaufnahme dank intelligenter Lösungen weitgehend ausgeschaltet, muss die Datenqualität auch im Bearbeitungsprozess erhalten bleiben, um wertvollen Output zu generieren. Dazu ist es besonders wichtig, dass Smart Capture sich reibungslos in bestehende ERP-Systeme integriert und nicht etwa durch Schnittstellenschwierigkeiten Reibungsverluste entstehen. Dies gelingt beispielsweise mittels RESTful APIs und XML. Neben der flüssigen Informationsübertragung von einem in das andere System, vermeiden Unternehmen mit diesen modernen Schnittstellentechnologien zusätzlichen Administrations- und Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter. Diese müssen weder bei der Datenübertragung unterstützen noch sich in neue Lösungen einarbeiten.
Die Chancen innovativer Technologien ergreifen
Smart Capture macht die Automatisierung von Inputprozessen einfach und intelligent möglich, indem sie unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Eine solche Lösung erkennt und validiert Input schneller und zuverlässiger als der Mensch. Aufgrund der korrekten und wertvollen neuen Informationsbasis – Stichwort: Goody In statt Garbage In – kann jede beliebige Unternehmenssoftware optimale Ergebnisse präsentieren. Dank innovativer Technologie wie OCR auf der Basis von Supervised Machine Learning generieren Organisationen so konkrete Wettbewerbsvorteile in der Digitalisierung.
