Frühjahrsputz für die Geschäftsprozesse?! Rechtssicher Archivieren? Eine gute Idee, denn saubere Prozesse und ordentliche Archive machen das Arbeiten einfacher, effizienter – und sicherer. Für diese Art von Frühjahrsputz braucht es nicht Staubwedel und Schrubber, sondern eine Checkliste zur Umsetzung der GoBD-Richtlinien sowie eine smarte Software.
Geschäftsprozesse aufräumen und rechtssicher archivieren: So gelingt’s!
Wie mit den ersten Sonnenstrahlen im Frühling der Schmutz der dunklen Wintermonate sichtbar wird, so machen es die GoBD deutlich, wenn Geschäftsprozesse und Archivierungsmodalitäten „verstaubt“ sind. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie schreiben unter anderem eine revisionssichere Archivierung zwingend vor. Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit sowie der Schutz vor Veränderung und Verlust der Dokumente sind nur einige der notwendigen Bedingungen. Bei einer Betriebsprüfung können Verstöße gegen die GoBD teuer werden. Befragungen zeigen jedoch immer wieder, dass nur etwa ein Drittel die rechtlichen Grundlagen und digitalen Buchführungsgrundsätze kennt. Fast die Hälfte hat sich sogar noch gar nicht damit beschäftigt. Der Handlungsbedarf ist also enorm – Zeit den virtuellen Staubwedel zu schwingen!
Im Kampf gegen Papierberge: Digitalisieren!
Die GoBD sind nicht nur für die klassische Buchhaltung zu beachten, sondern auch für die Vor- und Nebensysteme wie Anlagen- und Lohnbuchführung, Kassen- und Warenwirtschaftssystem, Zeiterfassung und mehr. Es geht um alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten oder Belege entstehen. Damit bieten die GoBD einen ausgezeichneten Anlass für einen Frühjahrsputz der besonderen Art: Überholte Vorstellungen über die eigene Betriebsführung zu „entstauben“ und neue Wege in Richtung Zukunft und papierloses, digitales Büro einzurichten.
Ein bekanntes Szenario: Auf den Schreibtischen und in den Regalen türmen sich Papierstapel, Ordner und Akten, nach Dokumenten und Belegen suchen die Kollegen mühsam. Oft befinden sich Stehordner-Archive in anderen Räumen oder sogar im Keller. Das klingt weder zeitgemäß noch effizient – trotzdem nutzen aktuell nur knapp 40 Prozent der kleinen Unternehmen überhaupt elektronische Systeme zur Archivierung ihrer Dokumente. Über die Hälfte der Befragten erklären, dass sich die Aufbewahrung in Papierform für sie bewährt habe und sie sie deshalb beibehielten. Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen aber dringend umdenken und digital rechtssicher archivieren. Denn schon sehr bald werden die originären Papierunterlagen kaum mehr existieren.
Rechtssicher archivieren und aufbewahren: Ab in die Cloud!
Für jeden Frühjahrsputz gibt es clevere Helfer, die die Arbeit erleichtern. Für den prozessbezogenen Frühjahrsputz gibt es sie ebenso. Ein Beispiel für eine Software, die ihren Anwendern eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung garantiert und speziell für den Bedarf von Selbständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen entwickelt wurde, ist Lexware Archivierung. Über einen Archivierungsassistenten lassen sich unkompliziert die Dateiordner auswählen, die archiviert werden sollen. Nach nur einmaliger Auswahl der Ordner läuft die Archivierung komplett automatisch. Die Lösung ist dabei universell einsetzbar: Die Dokumentenübernahme ins digitale Archiv erfolgt also unabhängig von der verwendeten Software (etwa der Buchhaltungssoftware oder auch Excel oder Word). Eine Volltextsuche bietet ein praktisches Zusatz-Feature: Binnen Sekunden wird das richtige Dokument angezeigt – eine große Arbeitserleichterung, die für mehr Effizienz sorgt.
Ein weiteres Plus: Die digitale Archivierung speichert die Daten revisionssicher in einer Cloud. Hier sind die Daten vor Verlust durch Feuer oder Wasserschäden sicher und gleichzeitig vor Hackerangriffen geschützt, die einen lokalen Speicher im Unternehmen lahmlegen könnten. Zudem garantiert die Cloud allen Berechtigten völlig ortsunabhängig und zu jeder Zeit mobilen Zugriff auf benötigte Dokumente. Komfortable Lösungen für mobile Endgerät setzen sich auch hier zunehmend durch.
Frühjahrsputz für Unternehmensprozesse? Lohnt sich!
Mit der Überarbeitung der Prozesse im Unternehmen ist es ein wenig wie beim privaten Frühjahrsputz. Ist der Anfang erst gemacht, folgt der Rest von ganz allein. Der notwendige Aufwand am Anfang lohnt sich, denn von den vielen Vorteilen digitaler Archivierung profitieren schnell alle im Unternehmen durch einen Zugewinn an Ordnung und Zeit. Durch eine GoBD- und damit rechtskonforme Archivierung ist der Unternehmer auf der sicheren Seite und darf sich nach getaner Arbeit – wenn sein Haus „aufgeräumt und sauber“ ist – entspannen, denn sein Betrieb ist zeitgemäß geführt und für die Zukunft aufgestellt.
