Digitales Archiv: Weg mit dem Papier, aber wie?

Möglichst papierlos soll es sein, das Büro der Zukunft. Aber wie schaffen wir das? Einfach alles in den Schredder? Das allein wäre schwer mit den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in Einklang zu bringen, die für viele Dokumente und Daten gelten. Digitale Lösungen sollten stattdessen das Mittel der Wahl sein, um das Papieraufkommen nachhaltig zu reduzieren. Doch was gilt es beim Aufbau eines digitalen Archivs zu beachten?

Digitales Archiv: Weg mit dem Papier, aber wie?

Jeder kennt das: Man möchte Ordnung in den überfüllten Papierablagen schaffen, nimmt ein Blatt in die Hand, hält es über den Papierkorb oder Aktenvernichter und plötzlich kommen die Zweifel: Ist das wichtig? Steht da etwas drauf, das sonst nirgends steht? Hat es gar Beweiskraft, die im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung relevant sein könnte? Diese Unsicherheiten füllen noch heute etliche Quadratmeter Stellfläche in den Papierarchiven vieler Unternehmen und Behörden. Nicht selten werden Dokumente inzwischen eingescannt, zur Sicherheit aber dennoch für ein paar Jahre auf Papier aufbewahrt. Konsequent geht anders.

Fest steht, dass der Trennungsschmerz groß ist, wenn es um die Abkehr vom Papier geht. Dabei ist es längst keine Frage der Entschlossenheit oder der Risikobereitschaft mehr, auf ein vollständig digitales Archiv umzustellen. Es genügt ein Blick auf den Stand der Technik. Denn sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor wurden die Nachteile papiergetriebener Prozesse, allen voran der hohe Zeitaufwand und die Intransparenz, längst erkannt.

Die große Frage: Wo bleibt die Beweiskraft?

Verträge, Zeugnisse, Urkunden, Rechnungen, Korrespondenz: Es gab eine Zeit, da musste alles auf Papier vorhanden sein – für die Buchhaltung, das Personalmanagement, das Finanzamt, die Wirtschaftsprüfer, juristische Auseinandersetzungen und so weiter. Doch diese Zeit ist vorbei. Heutzutage ist die Beweiskraft eines Dokuments nicht mehr daran gebunden, dass dieses physisch vorliegt. Auch mit elektronischen Dokumenten können Unternehmen Compliance-Konformität sicherstellen, wenn sie bei der Digitalisierung einige Dinge beachten.

Im privatwirtschaftlichen Umfeld, und hier vor allem in Bezug auf die Finanzbuchhaltung, gibt die GoBD den Weg vor, wenn es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht. In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind diverse Anforderungen formuliert, die Unternehmen bei der digitalen Buchführung einhalten müssen.

Elektronische Buchführung nach GoBD

Die GoBD gilt für alle Steuerpflichtigen, egal ob Selbständiger, Freiberufler oder Unternehmer. Sie regelt die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und trägt in ihren Ausführungen den gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) Rechnung. Die formulierten Grundsätze beinhalten im Wesentlichen Regeln in den Bereichen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

In erster Linie – aber nicht ausschließlich – in Bezug auf den öffentlichen Sektor hat sich das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vor einigen Jahren den Anforderungen für das digitale Dokumentenmanagement angenommen und Technische Richtlinien (TR) entwickelt. Sie sollen den Weg in eine digitale und trotzdem beweiswerterhaltende Zukunft sichern – ohne, oder zumindest mit deutlich weniger, Papier. Die beiden wichtigsten dieser Richtlinien heißen TR-Resiscan – für das ersetzende Scannen und somit die dauerhafte Erhaltung des im Scanprozess erzeugten hohen und gerichtsverwertbaren Beweiswerts – und TR-ESOR – für die Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente.

weiter zu: TR-Resiscan: Richtig Scannen, damit das Papier danach verschwinden darf

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