Leuchtturm-Projekt: HR-Prozesse mit modernen Workflows und Tools effizienter gestalten

Chemiekonzern digitalisiert HR-Vorgänge und profitiert von besserer Qualität sowie zufriedenen Mitarbeitern!

Leuchtturm-Projekt: HR-Prozesse mit modernen Workflows und Tools effizienter gestalten

Der Druck, dem Unternehmen heute ausgesetzt sind, nimmt täglich zu. Der Grund: Die Komplexität der innerhalb von Unternehmen stattfindenden Prozesse sowie der Qualitätsanspruch hinsichtlich deren Geschwindigkeit und Dokumentation steigt. Für die IT-Abteilungen wiederum bedeutet das, dass ihre Leistungen und Lösungen immer vielfältigeren Anforderungen standhalten müssen und dass sie konkrete Mehrwerte liefern müssen.

Wie aber kann die IT diesen Ansprüchen gerecht werden? Indem sie die Digitalisierung vorantreibt, sich als interner Dienstleister aufstellt und zum kommunikativen Vermittler zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen wird. Diese übergeordnete Sichtweise sorgt dafür, dass die verschiedenen Perspektiven zusammengeführt und Schwachstellen aufgedeckt werden. Das wiederum versetzt die IT in die Lage, innovative Lösungen zu finden und ganzheitliche Prozesse zu implementieren.

Das Digitalisierungsprojekt eines international tätigen Chemieunternehmens veranschaulicht, wie groß die Mehrwerte sind, wenn IT-Verantwortliche den Mut haben, das übliche „das machen wir schon immer so“ zu hinterfragen, mit alten Vorgehensweisen zu brechen und neue Wege zu gehen.

Mit Automatisierung den Qualitätsstandard anheben

In Konzernen, so auch in einem Hamburger Chemieunternehmen, gehören die Neueinstellung, das Ausscheiden und der interne Wechsel von Mitarbeitern zur Tagesordnung. Noch bis vor wenigen Jahren handhabte die Personalabteilung die sich daraus ergebenden Aufgaben manuell.

Ein HR-Mitarbeiter erinnert sich:

„Das konnten bis zu 45 einzelne Aufgaben sein, deren Umsetzung mit anderen Abteilungen koordiniert werden musste.“

Per Mail, Zettel oder auf Zuruf wurde im Bedarfsfall kommuniziert. Vor allem das gegenseitige Abwarten, bis eine Aufgabe erledigt war, so dass die darauffolgende Aktivität gestartet werden konnte, nahm viel Zeit in Anspruch. Das hatte nicht nur zahlreiche Fehler zur Folge, sondern auch, dass Termine nicht gehalten werden konnten. So konnte es durchaus passieren, dass beim Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters dessen Arbeitsplatz noch nicht ausgestattet war. Um dieses Risiko zu minimieren und das Unternehmen für weiteres Wachstum zu rüsten – sprich zukunftsfähig aufzustellen – machten sich die Verantwortlichen der IT-Abteilung auf die Suche nach Best Practices und innovativen Softwarelösungen.

HR-Services im Catalog shoppen

Nach intensiven Recherchen entschied man sich für die Einführung des cloudbasierten Service Catalogs von Matrix42. Die Idee dahinter war, die einzelnen Aufgaben, die bei der Einstellung, dem Austritt oder dem internen Wechsel eines Mitarbeiters für die HR-Abteilung anfallen, auf diese Art und Weise in einen digitalen Workflow zu überführen. Das sollte folgendermaßen passieren: Der Service Catalog bietet die verschiedenen HR-Aufgaben als einzelne Services an – etwa die „Neueinstellung Mitarbeiter Marketing“. Dieser Service kann dann von der HR-Abteilung über den Service Catalog „geshoppt“ werden und löst automatisch im Hintergrund diverse Prozesse aus, etwa die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes, die Vergabe von Zugangsdaten, Anlegen einer Personalakte uvm.

Die größte Herausforderung beim Aufsetzen dieses Konzeptes war es, die Aufgaben, die in der Vergangenheit vielfach „aus dem Kopf der Personaler“ heraus entwickelt wurden, zu erfassen und im Service Catalog abzubilden. Wichtig war auch die Ganzheitlichkeit der Betrachtungsweise. Deshalb wurden von Anfang an neben der HR- und IT-Abteilung auch die verantwortlichen Facility Manager eingebunden, denn auch sie sind in ihrer Arbeit von der Einstellung, dem Wechsel oder Austritt von Mitarbeitern betroffen.

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