Im kommenden Jahr wird es neben der Standardisierung dokumentenbasierter Prozesse und Kosteneinsparungen auch darum gehen, den Daten- und Dokumentenfußabdruck zu reduzieren und unnötigen Ballast loszuwerden. Vor diesem Hintergrund sagen Spezialisten sagen vier wichtige Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends für das kommende Jahr 2022 voraus.
Weniger ist mehr: Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022
Benny Schröder von kgs Software GmbH identifiziert die vier folgenden Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022.
Nachhaltigkeit heißt „löschen“
In den vergangenen Monaten hat das Thema „Green IT“ wieder an Fahrt aufgenommen. Weil die voranschreitende Digitalisierung mit einem steigenden Energie- und Ressourcenverbrauch einhergeht und die Berge an Datenmüll Unmengen an Strom verbrauchen, wird sich hier eine Trendwende vollziehen. Der Grund für den Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trend 2022: Nur wer regelmäßig seine Daten löscht und einen Single Point of Truth (SPoT) für Dokumente schafft, agiert nachhaltig. Auch beim Umstieg auf S/4HANA, den laut SAP Quarterly Statement rund 69 Prozent der SAP-Kunden planen, stehen deshalb Überlegungen zur flexiblen Daten- und Dokumentenverwaltung an. Wer vor der Migration seinen „Keller aufräumt“, kann dank intelligenter Archivierung den eigenen Daten- und Dokumentenfußabdruck deutlich reduzieren und Kosten sparen.
Mieten statt kaufen: Archiv-Services auf Vormarsch
Die Zahlen sprechen für sich: Der Umsatz mit Cloud-Computing ist von 8,3 Milliarden Euro in 2019 auf 12,1 Milliarden Euro in 2021 gestiegen. Dieser Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trend 2022 wird sich weiter fortsetzen. Auch in der Daten- und Dokumentenarchivierung gewinnen cloudfähige Lösungen an Bedeutung. Neben technischen, organisatorischen und steuerlichen Vorteilen, die cloudbasierte Lösungen mit sich bringen können, fällt auch die veränderte Kostenverteilung ins Gewicht, die vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist. Ein Mietmodell kann somit sehr schnell und ohne große Vorfinanzierung zu einer Modernisierung der Dokumentenarchivierung führen.
Die Cloud wird noch wichtiger
Aktuell stehen Unternehmen vor besonderen Herausforderungen: Neue Nutzeranforderungen, zunehmender Wettbewerbsdruck und digitale Geschäftsprozesse. Die Migration von bestimmten Anwendungen und Speichersystemen in die Cloud hat für IT-Entscheidungsträger deshalb hohe Priorität. Der Gang von SAP in die Cloud ist nur einer von vielen Indikatoren dazu. Laut aktueller Lünendonk-Studie möchten 87 Prozent der SAP-Kunden das Rollout zu S/4HANA bis 2025 abgeschlossen haben. Ein Großteil davon plant die Nutzung einer Hybrid Cloud – eine Kombination aus On-Premises, Private und Public Cloud – einzusetzen. In diesem Zuge erregt der Schnittstellenstandard CMIS immer mehr Aufmerksamkeit. Mit diesem kann ein „intelligentes Dokument“ geschaffen werden, das auf unterschiedlichste Applikationen zugreifen kann. Der Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trend in 2022: Ein kostenintensives ECM-System wird so nicht mehr benötigt.
Dokumentenbasierte Prozesse neu denken
RISE with SAP ist in der SAP-Community fast jedem ein Begriff. Der Gedanke von SAP, ein ganzheitliches Konzept zu schaffen, das über die S/4HANA Transformation hinaus geht, ist einer der Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022. Warum? Dokumentenbasierte Prozesse gewinnen weiter an Bedeutung und sollen helfen, die Transparenz und Effizienz entlang der Wertschöpfungskette zu gewährleisten. Historisch gewachsene Dokumentensilos, welche die Effizienz digitaler Geschäftsprozesse beeinträchtigen, sollen endgültig abgelöst werden. Deshalb gilt es, End-to-End-Prozesse einzuführen und manuelle, Papiervorgänge oder Prozesse in Parallelsystemen zu eliminieren.
