Ein schneller Zugriff auf konsistente Daten ist für Unternehmen heute unerlässlich. Historisch gewachsene Datensilos stehen dem jedoch im Wege.
Datensilos in sechs Schritten erfolgreich auflösen
Datensilos sind überall: Die einzelnen Abteilungen verfügen in aller Regel über eigene Datensammlungen, die jahrzehntelang gewachsen sind. Diese Informationsinseln stellen zunehmend ein Problem dar, denn sie bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, behindern ganzheitliche Kundenservices und machen es Unternehmen schwer, ihre Strategien schnell auf geänderte Marktanforderungen anzupassen. Deshalb gilt es, diese Silos aufzubrechen und Lösungen zu etablieren, die eine zentrale Verwaltung der Daten unterstützen.
1. Datenbestand analysieren
Zunächst ist zu ermitteln, welche Daten in welcher Form vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Wichtig ist dabei auch zu evaluieren, wie häufig Daten erzeugt oder geändert werden und welche Beziehungen sie zueinander haben. Zudem sind Einschränkungen bei der Nutzung und Speicherung zu beachten sowie Aspekte wie Datenschutz, rechtliche Relevanz und Aktualität der Daten.
2. Fachabteilungen einbinden
Zur Lösungsevaluierung sollten Workshops aufgesetzt werden, in die auch die unterschiedlichen Fachabteilungen eingebunden sind. Aufgrund der vielen beteiligten Stakeholder ist bei der Durchführung der Workshops eine Moderation von Nutzen. Eventuell sollte sogar der Einsatz eines Datenbeauftragten in Betracht gezogen werden.
3. Ziele definieren
Ohne konkrete Ziele lassen sich Datensilos nicht sinnvoll auflösen. Deshalb sollte der Fokus der Workshops zunächst auf der Themengenerierung liegen. Es gilt, auf Basis vorhandener Probleme oder Herausforderungen gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und Ziele zu definieren.
4. Technische Lösung auswählen
Für die technische Umsetzung der Silobeseitigung stehen Unternehmen prinzipiell zwei Lösungen zur Verfügung: eine Middleware als „Adapter“ oder die Migration der Daten in einen zentralen Pool wie eine relationale Datenbank oder eine NoSQL-Lösung. Welcher Weg der bessere ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab. Eine Middleware hat grundsätzlich den Vorteil, dass keine Daten bewegt werden müssen, bringt aber im Vergleich zu einem zentralen Datenpool Performanceeinbußen mit sich. In einen zentralen Pool müssen die Daten aber zunächst eingebracht werden, anschließend sind Aktualität beziehungsweise Synchronizität der Daten eine Herausforderung.
5. Organisatorische Weichen stellen
Neben technischen können auch organisatorische Maßnahmen nötig sein. In der Regel sind die Datensilos zwar durch die Trennung von Aufgabenbereichen entstanden, darüber hinaus sind sie aber oft auch die Folge reiner Bequemlichkeit. Ein Beispiel dafür ist etwa die Nutzung des E-Mail-Postfachs für die Speicherung und Archivierung von Daten. In solchen Fällen müssen Vorgaben und Richtlinien geändert werden.
6. Lösung iterativ umsetzen
Die Implementierung der technischen Lösung sollte gemäß dem Motto „Klein anfangen, groß wachsen“ erfolgen. Es empfiehlt sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und die Lösung dann anschließend sukzessive auszuweiten. Dabei ist ein permanentes Verifizieren und Falsifizieren ratsam. Unternehmen sollten permanent Verbesserungspotenziale ermitteln, etwa durch die Einbeziehung weiterer Daten.
