Dokumentenmanagement, oft auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet, ist die Verwendung eines Computersystems und einer Software zum Speichern, Verwalten und Nachverfolgen elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erfasst wurden. Dokumentenmanagement ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine elektronischen Dokumente speichert, verwaltet und nachverfolgt.
Wir können Dokumentenmanagement als die Software definieren, die Dokumente in einer Organisation steuert und organisiert. Es umfasst Dokumenten- und Inhaltserfassung, Arbeitsabläufe, Dokumentenablagen sowie Systeme zur Informationsbeschaffung. Außerdem die Prozesse, die zur Verfolgung, Speicherung und Steuerung von Dokumenten verwendet werden.
Telefon, Fax, E-Mail – diese Kommunikationswege klingen sehr veraltet, sind allerdings bei circa 90 Prozent der Unternehmen in der Auftragserfassung noch das Maß der Dinge.
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