Telefon, Fax, E-Mail – diese Kommunikationswege klingen sehr veraltet, sind allerdings bei circa 90 Prozent der Unternehmen in der Auftragserfassung noch das Maß der Dinge. Denn: Einen Wechsel auf digitale Auftragserfassung scheuen viele – wegen der Qual der besten Wahl.
Digitale Auftragserfassung: Pauschallösungen sind nicht effektiv
In vielen Branchen wie technischen oder handwerklichen Dienstleistungen, der Logistik, Industrie, dem Bau oder Automotive sind Kundenprojekte wesentlich komplexer als eine Klickbestellung in einem Onlineshop. Trotzdem bedeutet ein Umstieg eine Effizienzsteigerung, von der Kunden, Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen profitieren. Das betrifft Zeit, Fehler und Kosten.
Manuelle Vorgänge binden Zeit und Mitarbeiter und verzögern effektive Bearbeitungen und Auftragsabschlüsse. Ebenso liegt hier eine hohes Fehlerpotenzial, insbesondere wenn mehrere Abteilungen und Mitarbeiter im Laufe des Auftrags beteiligt sind. Projekte ziehen sich so unnötig in die Länge, es fallen Unmengen an Papier an, Kunden warten länger auf ihre Ergebnisse und Unternehmen generieren weniger Umsatz.
Wer nicht weiß, was er braucht, kann nicht wissen, was er will
Digitale Auftragserfassung ist ein Zugewinn an Effektivität. Doch wer die beste Software sucht, wird sie nicht finden, denn die gibt es so pauschal nicht. Optimal sind Lösungen, die an die individuellen Geschäftsprozesse angepasst sind. Wer auf ein Open-Source-System umstellt oder eine standardisierte App oder ein standardisiertes Programm nutzt, die von vielen IT-Unternehmen bereits angeboten werden, geht schon einmal einen Schritt in die richtige Richtung.
Sollen allerdings von Anfang bis Ende alle Synergien, wie Dokumentenmanagement, Archivierung, Vernetzungen von Informationen, Aufträgen oder Kunden untereinander effektiv funktionieren, kommen standardisierte Lösungen schnell an ihre Grenzen. Viele Unternehmen wissen allerdings nicht, was sie wirklich abbilden müssen, und scheuen Investitionen, die sich im Nachhinein als unnötig herausstellen könnten. Denn die Prozesse laufen im Tagesgeschäft einfach mit und unpraktikable oder eingeschränkte Lösungen werden erst dann als solche erkannt, wenn operativ etwas nicht funktioniert.
Mit Außensicht den Bedarf ergründen
Individuell programmierte IT-Systeme bilden hier die eigenen Unternehmensanforderungen wesentlich genauer ab. Um Klarheit über die benötigten Programme und Schnittstellen zu erhalten, hilft es, einen IT-Dienstleister zu Rate zu ziehen. In einem intensiven Consulting fragen sie genau nach, wie interne Abläufe bei Aufträgen ablaufen. Über welche Kanäle werden sie aufgenommen? Wie werden sie dokumentiert? Welche Mitarbeiter oder Abteilungen greifen darauf zu? Geschieht dies gleichzeitig oder nacheinander oder auch von außerhalb?
Je detaillierter sie Anforderungen, Wünsche und Bedarf ermitteln, desto abgestimmter fällt die Softwarelösung aus. Aus diesem Grund soll man bei einer solchen Beratung darauf achten, ob sie viele Fragen stellen und die internen Prozesse verinnerlichen. Dazu gehört auch die Überprüfung des bereits vorhandenen Softwaresystems, um zu prüfen, ob es Schnittstellen gibt. In diesem Fall kann man eine Systemergänzung über APIs oder CSV lösen, ohne dass die Implementierung eines komplett neuen Systems nötig ist.
Optimierung ist ein Prozess
Irrtümlich wird oft angenommen, nach der Implementierung einer Software bräuchte das System nur zu arbeiten. Zur effektiven Optimierung müssen jedoch viele Stellschrauben genau justiert werden, was nur möglich ist, wenn alle Prozesse, analysiert werden. Oft wird unterschätzt, dass Prozesse durch zentrale Kollaborationsplattformen und integrierte Datenspeicher wesentlich effektiver ablaufen. So wird ein gemeinsames Bearbeiten von Projekt- oder Auftragsbeginn bis -ende möglich. Mitarbeiter rufen abteilungsübergreifend die gleichen Informationen zum aktuellen Projektstatus ab, was Datentransparenz schafft. Dies ist vor allem für Unternehmen interessant, deren Mitarbeiter im Außendienst, auf Baustellen oder anderen Orten arbeiten, wie Handwerker, Techniker oder Ingenieure.
Bei einem optimal laufenden Prozess sparen Unternehmen so bis zu 70 Prozent an Zeitaufwand bei der Auftragsverarbeitung. Diese Zeitersparnis wirkt sich positiv auf die Fertigstellung aus. Es können mehr Projekte in gleicher Zeit umgesetzt werden, was den Umsatz steigert. Doch auch in puncto Nachhaltigkeit leistet eine digitale Auftragserfassung einen Beitrag, denn so verbrauchen Unternehmen wesentlich weniger Papier.
Digitale Auftragserfassung: Mach‘s mobil!
Noch dynamischer wird die digitale Auftragserfassung, wenn sie auch mobil erfolgen kann. Orts- und zeitunabhängig stehen Mitarbeiter ihren Kunden zur Verfügung, wodurch Projekte noch unmittelbarer bearbeitet werden. Insbesondere im oft termingebundenen Alltag zeichnet sich dies als vorteilhaft aus. Komponenten wie QR- oder NFC-Codes, digitale Unterschriften und GPS helfen bei der Bearbeitungsoptimierung. Der Informationsaustausch wird beschleunigt und Synergien und Ressourcen werden besser genutzt. Zum Beispiel bei der Einsatzplanung von Mitarbeitern. Geht eine Kundenanfrage über eine digitale Auftragserfassung ein, wird geprüft, welcher Mitarbeiter in der Nähe des Kunden ist oder entsprechend Zeit hat. Bearbeitet man so Kundentermine, profitieren alle Seiten. Das Unternehmen durch schnelle und effektive Bearbeitung von Aufträgen, der Kunde von einer schnellen Erfüllung seines Bedarfs und die entsprechenden Mitarbeiter von einer Vermeidung überhöhter Stresspegel durch Termindruck und Überarbeitung.
