Klimagriff GmbH setzt bei Dokumentenmanagement und -archivierung auf ITSM!DMS

„Smart Klima“ – Unter diesem Motto hat die Firma Klimagriff aus Solingen dem weitverbreiteten Problem Schimmelbefall und feuchte Wände in Wohnimmobilien den Kampf angesagt. Immerhin gibt es derzeit in Deutschland ca. vier Millionen durch Schimmel belastete Wohnungen, was zu Bauschäden in Höhe von vier Milliarden Euro führt. Das Lösungsportfolio von Klimagriff besteht aus SMART CLEAN, einem schadstofffreien Desinfektionsmittel, SMART COLORS, einer Innenfarbe zur feuchteregulierenden Sanierung und KLIMAGRIFF, einem Lüftungsassistenten am Fenster zur Klimakontrolle. Für seinen Smart Klima-Baukasten gewann das Unternehmen gerade erst den Science4Life Energy Award 2019.

Klimagriff GmbH setzt bei Dokumentenmanagement und -archivierung auf ITSM!DMS

Bei der Verwaltung der im Unternehmen anfallenden Dokumente unterschiedlichsten Ursprungs verlässt sich Klimagriff auf die Dokumentenmanagementlösung ITSM!DMS der ITSM OHG aus Langenfeld.

Microsoft Office-basierte Dokumentenverwaltung zeigt Schwächen

Georg Meyer, Erfinder des KLIMAGRIFFS und Geschäftsführer des gleichnamigen, 2010 gegründeten Unternehmens, erinnert sich an die Anfänge der Dokumentenverwaltung:

„In der Anfangsphase erfolgt das Dokumentenmanagement ausschließlich über die in Microsoft Office verfügbaren ‚Bordmittel‘, als zentraler Online-Speicher kam Microsoft OneDrive zum Einsatz.“

Verwaltet wurden so sowohl die für die Buchhaltung des Unternehmens erforderlichen Unterlagen (Rechnungen, Belege, etc.), Marketing-Unterlagen wie Logo-Vorlagen, Verkaufsunterlagen (Flyer) und Vertriebspräsentationen sowie kundenspezifische Projektdaten. Die Firma Klimagriff bietet nämlich neben der „Do it Yourself“-Variante, bei der der Kunde die SMART KLIMA-Produkte kauft und selbst anwendet/installiert auch ein SMART KLIMA-Service Paket an, bei dem zuerst der so genannten „U-Wert“ (Wärmedurchgangskoeffizient) und die Raumfeuchte gemessen werden. Danach befreit ein Mitarbeiter von Klimagriff den Raum soweit erforderlich von Schimmelsporen mit SMART CLEAN, streicht ihn mit SMART COLORS und installiert den KLIMAGRIFF an den Fenstern.

Mit wachsendem Daten- und Dokumentenvolumen stieß die Dokumentenverwaltung allerdings immer häufiger an ihre Grenzen.

Georg Meyer erläutert:

„Problematisch war vor allem, dass der Online-Speicher wie der Name schon sagt nur online verfügbar war – und offline damit keinen Zugriff ermöglichte. Hatten die Mitarbeiter also keinen Internetzugang, konnten sie auch auf die Dokumente nicht zugreifen. Darüber hinaus war keine Verschlagwortung der Dokumente möglich, was dazu führte, dass Dokumente und Unterlagen immer häufiger auf ‚Nimmerwiedersehen‘ im Archiv verschwanden.“

Irgendwann war dann klar: Es muss eine professionelle Lösung für Dokumentenmanagement und -archivierung her.

weiter zu: ITSM!DMS: Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung und „Ersetzendes Scannen“