Digitale Signaturen – und warum sie Geschäftsprozesse beschleunigen können

Signaturen werden häufig zum Ärgernis: kranke Unterzeichner, verzögerte Zustellung per Post oder aufwändiges Dokumentenmanagement verlangsamen Geschäftsprozesse maßgeblich. Doch das muss nicht so sein, denn auch Unterschriften werden heutzutage digitalisiert.

Digitale Signaturen – und warum sie Geschäftsprozesse beschleunigen können

Der Digitalisierungsgrad in deutschen Unternehmen hinkt im internationalen Vergleich deutlich hinterher – insbesondere besteht großer Nachholbedarf beim Einsatz neuer Technologien. Zu diesem Ergebnis kam eine Bitkom-Studie von Anfang 2019.

Eine dieser neuen Technologien ist die digitale Signatur, die, wie eine unabhängige Studie im Auftrag von Francotyp-Postalia (FP) feststellte, bisher in deutschen Unternehmen nur zögerlich zum Einsatz kommt. Die Studie befragte im Januar 2019 insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus über 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über die Verwendung digitaler Unterschriften.

Fakt ist: Analoge Signaturprozesse stellen aufgrund aufwendiger und zeitraubender Medienbrüche eine Barriere für den Unternehmenserfolg dar. So gerät bei 66 Prozent der deutschen Unternehmen die Produktion bzw. Projektarbeit ins Stocken, weil sich Zusagen in Form von Angeboten hinauszögern. Dies hat zur Folge, dass Bestellungen zu spät aufgegeben, Personaldisposition erschwert und zeitsensitive Dienstleistungsrabatte nicht realisiert werden. So scheitern Projekte, bevor sie überhaupt angefangen haben. Die Gründe dafür sind vielfältig, die meisten davon lassen sich jedoch durch die Verwendung einer elektronischen Signatur beheben – oder zumindest vermindern.

Grund 1: Der Gegenzeichner ist verhindert

Häufig bleibt eine Unterschrift aus, da der designierte Gegenzeichner verhindert ist – etwa, weil er krank, im Urlaub oder unterwegs ist. So kommt es dann, dass zu unterzeichnende Dokumente bis zu mehreren Wochen unbearbeitet bleiben. Die Gefahr: Je länger etwa ein Angebot zur Unterzeichnung vorliegt, desto unwahrscheinlicher, dass es überhaupt unterzeichnet wird. So gaben entsprechend der oben genannten Studie dann auch 36 Prozent der befragten Unternehmen an, dass ihnen dadurch regelmäßig Einnahmen entgehen.

Hier können digitale Unterschriften helfen: Da sie mobil und von jedem internetfähigen Endgerät aus durchführbar sind, wird das Unterzeichnen von Dokumenten ortsunabhängig. Und wenn die Zeit drängt, kann mithilfe digitaler Signaturen notfalls auch ein krankgeschriebener Mitarbeiter binnen weniger Minuten von zu Hause aus eine Unterschrift setzen – oder auch ganz leicht über die Software seine Unterschrift an einen Kollegen delegieren. Hier eignen sich am besten cloudbasierte Lösungen – so ist keinerlei Installation einer zusätzlichen Software oder gar ein Identifikationsschlüssel notwendig, weiterhin verzichten moderne Signaturlösungen vollständig auf Hardware-Applikationen wie etwa USB-Sticks oder Kartenlesegeräte zur Identifikation. Variierend je nach Anbieter sind diese unabhängig davon rechtssicher, mitunter sogar in höherem Maße als eine physische Unterschrift.

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