Ein Dokumentenmanagementsystem ist heutzutage ein Muss in nahezu jedem Unternehmen – doch oft nicht billig. Glücklicherweise gibt es eine alternative Lösung, die nicht nur Geld spart, sondern auch effizienter sein kann.
Dokumentenmanagementsystem versus Enterprise Search – Wie Unternehmen mit der richtigen Software-Lösung Kosten sparen können
Mails, Schriftverkehr, Verträge, Reports, Analysen, Angebote, etc. – jedes Unternehmen sieht sich einer schwer überschaubaren Flut an Daten gegenüber. Um dieser Herr zu werden, setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme, welche im Wesentlichen Möglichkeiten zur strukturierten Datenspeicherung und der einfachen Auffindbarkeit von Dokumenten bieten. Eine Lösung, die Unternehmen allerdings oft teuer kommt.
Die Kosten einer solchen Lösung hängen von der eingesetzten Software und deren Funktionsumfang. Aber auch der Anzahl der User ab und können durchaus beträchtlich sein. Neben den reinen Lizenzkosten fallen Implementierungskosten sowie Ausgaben, die durch die Umstellung interner Prozesse zustande kommen, an. Wenn es dann auch an der Benutzerfreundlichkeit fehlt und die Akzeptanz der eingesetzten DMS-Lösung zu wünschen übriglässt, stellt sich die Sinnhaftigkeit der Investition in ein solches System in Frage.
Christoph Wendl, CEO des Wiener IT Unternehmens Iphos IT Solutions, erklärt:
„Festgefahrene Gewohnheiten im Arbeitsalltag zu ändern, fällt vielen Mitarbeitern schwer. Oft leidet die Effizienz unter der ungewollten Umstellung der Arbeitsprozesse. Dabei kann man die entscheidenden Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems auch durch eine wirklich gute Enterprise Search Lösung, also einer Suchmaschine für den Unternehmenseinsatz, abdecken. Der entscheidende Vorteil einer Enterprise Search Software gegenüber einem reinen Dokumentenmanagementsystem liegt darin, dass die Suchsoftware nicht nur Fileserver, sondern alle angebundenen Quellen durchsucht. Also auch Datenbanken, Webseiten, Mailserver und selbstverständlich auch die Metadaten von Grafiken und Fotos. Für Betriebe, die auch mit grafischen Daten arbeiten, ein Muss. Die gewohnte Speicherstruktur für Dateien und Arbeitsprozesse der Mitarbeiter müssen so nicht geändert werden. Das trägt zu einer wesentlich höheren Akzeptanz der eingesetzten Software bei. Die Zugriffe werden selbstverständlich auch hier über ein unternehmensinternes Berechtigungssystem geregelt, das dafür sorgt, dass Daten nicht in falsche Hände gelangen.“
Einsatz von künstlicher Intelligenz
Der Einsatz von auf künstlicher Intelligenz beruhenden Algorithmen eröffnet zusätzliche Möglichkeiten, die eine Enterprise Search Lösung gegenüber einem reinen Dokumentenmanagementystem überlegen erscheinen lassen. So ist es möglich, Dokumente automatisch zu klassifizieren und bestimmten Kategorien zuzuordnen. Beispielsweise können Beschwerdemails automatisch erkannt oder auch Rechnungen und Berichte automatisiert nach Datum abgelegt werden.
Zusätzliche Features wie die Dokumentation von Zugriffen, OCR-Funktionen – also das Umwandeln von Scans und Text in Bildform in durchsuchbaren Text oder die Ausgabe von rechtskonformen DSGVO-Reports bei der Anforderung von Datenschutzauskünften sind Vorteile, die den Einsatz einer Enterprise Search Lösung gegenüber einem Dokumentenmanagementsystem attraktiver erscheinen lassen. Die in Österreich entwickelte Enterprise Search Software searchIT bietet über eine sogenannte Timeline-Funktion zusätzlich einen raschen Überblick über den Aktualisierungszeitraum von Dokumenten. Egal ob man nach der aktuellsten Version eines Dokuments sucht, oder man Daten aus einem bestimmten Zeitraum finden möchte, mit der Timeline ist dies auf einen Blick und Klick möglich.
