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Myfactory setzt auf Robotic Process Automation

Optimierte User Experience dank Chatbot, Automail und automatische Kontaktanlage

Myfactory setzt auf Robotic Process Automation

Die permanent verfügbare Digitalbelegschaft ist kein Zukunftsszenario mehr. Dank Robotic Process Automation, kurz RPA, lassen sich wiederholbare und regelbasierte Aufgaben des Menschen automatisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Effizienz, Kostenersparnis und höhere Qualität. Doch wo wird diese Technik schon genutzt und welche konkreten Einsatzszenarien gibt es dafür? Diese Fragen beantwortet die folgende Medienmitteilung von Myfactory.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, optimiert die User Experience und investiert in Robotic Process Automation. Im Zentrum der kundenorientierten Weiterentwicklung stehen der Chatbot für das schnellere Finden von oft gebrauchten Anwendungen, die Automail-Funktion für die automatische Umwandlung einer Mail in ein Ticket und die maschinelle Kontaktanlage für ein 360-Grad-Kundenbild. Ziel dieser Funktionen ist es, wiederholbare und regelbasierte Aufgaben des Menschen zu automatisieren und so den Umgang mit komplexer Business Software zu vereinfachen.

Chatbot: Mit einem Befehl zur gewünschten Information

ERP-Systeme sind sehr komplex und bieten eine Masse an Daten. Um den User schnell zur gewünschten Informationen zu führen, wurde der Myfactory Chatbot entwickelt. Mit diesem text- oder sprachbasierten Dialogsystem erhalten Anwender eine schnelle Eingabemöglichkeit für häufig genutzte Anwendungen. Die intelligente Funktion verarbeitet als Suchbegriffe eingegebene Sätze und Anfragen und liefert die passenden Ergebnisse. Im Vergleich zur Navigation erspart der Chatbot seinen Nutzern zahlreiche Klicks und damit vor allem Zeit. Der Chatbot ist auch in der mobilen Version für Smartphones integriert.

Ein Beispiel ist der Befehl „Zeige Umsatz Kunde X“, welcher in der Business-Suche einzugeben ist. Als Ergebnis erhalten Anwender eine Liste mit den aktuellsten Monats- und Jahresumsätzen des Kunden X. Das Kommando „Zeige Belege von Kunde Y“ hingegen öffnet die Verkaufsbelegauskunft und listet alle verfügbaren Belege des angegebenen Kunden. Bei welchen Anwendungsfällen der Chatbot hilft, ist ebenfalls über die Suche einsehbar. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung werden immer neue Funktionen angeboten, die Anwender beim Finden von Daten unterstützen.

Automail: Automatisch vom Postfach zum Ticket

Heute wollen Kunden auf unterschiedlichsten Kanälen mit einem Unternehmen in Kontakt treten. Das gilt gerade auch für Support-Anfragen. Neben dem Telefon bieten viele Unternehmen für eine effiziente und effektive Hilfe auch den Dialog per Mail an. Voraussetzung dafür ist ein E-Mail-to-Ticket-System, das die eingehenden Nachrichten durchsucht, einen Support-Fall erkennt und automatisch die Mail in ein Ticket umwandelt.

Diese Service-Anfragen lassen sich als kategorisiertes Ticket einzelnen Abteilungen zuweisen und von Mitarbeitern bearbeiten. Die Support-Experten können dann den Status von Anfragen nach frei definierbaren Kriterien festlegen. Aber auch externe Partnerunternehmen sind in der Lage, die Dringlichkeit von Supportanfragen zu bewerten. Gleichzeitig erhält der Kunde – sofern hinterlegt – eine automatische Antwort. Zum Beispiel, dass sich der Support umgehend meldet. Diese Einstellungen können pro Kunde verändert werden.

Kollaboration: Automatische Kontaktanlage aus E-Mails

Für ein 360-Grad-Kundenbild müssen alle Interaktionen zwischen Unternehmen und Auftraggeber zentral gespeichert werden. Dafür bietet sich das Customer Relationship Management (CRM) an, das neben den Kontaktdaten auch alle Interaktionen, zum Beispiel Mails, sammelt. Myfactory hat dafür eine Kontaktanlage entwickelt, die automatisch jegliche Kommunikation einem Kunden oder einem Kontakt zuordnet. Das spart Zeit und bietet allen Berechtigten die Möglichkeit, die Aktivitäten einzusehen.

Neben dem kollaborativen Zugriff ist diese Lösung auch aus Sicht des Datenschutzes wichtig: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen muss sein Postfach und damit auch wichtiges Kundenwissen gelöscht werden. Durch die zentrale Speicherung erhalten andere und neue Teammitglieder einen umfassenden Überblick über die Kundenhistorie. Da sich diese Funktion nicht für alle Kunden eignet, kann der Anwender bei Myfactory pro Postfach festlegen, ob beim Speichern von Nachrichten automatisch Kontakte angelegt werden oder nicht.

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So kann Sie ein CRM-System erfolgreicher machen:

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beziehungen zu Kunden systematisch zu verwalten. Es erfasst, speichert und analysiert alle kundenbezogenen Informationen, wie Kontaktangaben, Kaufhistorien, Interaktionen und Präferenzen. CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Verkaufsprozesse, Marketingkampagnen und Kundenservice effizienter zu gestalten, indem sie Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden bieten. Ziel ist es, durch bessere Kommunikation und personalisierte Angebote die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Moderne CRM-Systeme integrieren oft Künstliche Intelligenz, um Daten auszuwerten und individuelle Empfehlungen zu generieren.

Wie kann ein CRM-System Sie digital erfolgreicher machen?

Ein CRM-System macht Unternehmen digital erfolgreicher, indem es Kundendaten zentralisiert und personalisierte Interaktionen ermöglicht. Es verbessert die Kundenzufriedenheit durch gezielte Kommunikation und maßgeschneiderte Angebote. Vertriebs- und Marketingprozesse werden optimiert, da CRM-Systeme den Kundenlebenszyklus analysieren und so gezieltere Kampagnen und effizientere Vertriebsstrategien ermöglichen. Automatisierungen von Aufgaben wie Follow-ups oder E-Mail-Marketing sparen Zeit und steigern die Produktivität. Darüber hinaus helfen CRM-Daten, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, was die Geschäftsstrategie verbessert. Insgesamt stärkt ein CRM-System die Kundenbindung, erhöht die Effizienz und treibt das digitale Wachstum des Unternehmens voran.

Wichtige Schlagworte im Kontext von CRM-Systeme:

Kundenbindung (Customer Retention)

Kundenbindung beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, bestehende Kunden langfristig zu halten. CRM-Systeme unterstützen dies, indem sie personalisierte Kommunikation ermöglichen und relevante Angebote bereitstellen, die auf individuellen Kundenbedürfnissen basieren. Dadurch wird die Loyalität gestärkt und Abwanderungen verringert.

Automatisierung

CRM-Systeme automatisieren repetitive Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Follow-ups oder Lead-Management. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Unternehmen, effizienter und produktiver zu arbeiten, während sie gleichzeitig konsistente Kundeninteraktionen aufrechterhalten.

Datenanalyse

CRM-Systeme erfassen und analysieren große Mengen an Kundendaten. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen Unternehmen, das Verhalten, die Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden besser zu verstehen und fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Verkaufsprozesse und Marketingstrategien verbessern.

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ERP - Enterprise Resource Planning

Im Kontext von Unternehmenssoftware steht ERP (Enterprise Resource Planning) für integrierte Softwarelösungen, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens steuern und optimieren. Ein ERP-System bündelt verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb in einer einheitlichen Plattform. Dadurch wird der Informationsfluss zwischen Abteilungen verbessert und Daten werden in Echtzeit bereitgestellt, was die Entscheidungsfindung erleichtert. ERP-Systeme reduzieren manuelle Aufgaben, steigern die Effizienz und minimieren Fehler. Sie sind skalierbar und anpassbar, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen gerecht zu werden. Durch die Zentralisierung von Daten bietet ein ERP-System Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsprozesse und unterstützt Unternehmen bei der strategischen Planung und Umsetzung.

 
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