Mit BMEcat zu zukunftsorientierter Stammdatenqualität im technischen Handel

Obwohl die Digitalisierung des Mittelstands überwiegend als Zukunftschance betrachtet wird, stellt sie insbesondere kleine und mittlere technische Händler vor enorme Herausforderungen. Nicht nur die wachsende Sortimentsbreite erhöht erheblich den Pflegeaufwand im Stammdatenmanagement. Auch die Anzahl an Daten pro Artikel steigt kontinuierlich, angefangen bei ausführlichen Merkmalbeschreibungen bis hin zu Produktbildern und –datenblättern.

Stammdatenqualität wird für den technischen Handel überlebenswichtig

Dabei gilt es, das gesamte Stammdatenspektrum aktuell zu halten und bei Kundenanfragen sofort parat zu haben. Verständlich, wer da Zweifel bekommt, ob das so zu schaffen ist. Rolf Wilmsen, Geschäftsführer der e.bootis vertriebs gmbh, beleuchtet deswegen die Möglichkeiten und Voraussetzungen für eine effektive Nutzung von digitalen Stammdatenpools.

VTH eData-Pool gewährleistet Artikeldatenqualität durch zentrales Stammdatenmanagement

Zweifellos ist die Qualität der verfügbaren Artikeldaten ein Kaufkriterium, das an Stellenwert gewinnt. Schon jetzt neigen Kunden dazu, sowohl andere Marken als auch bei anderen Firmen als ursprünglich beabsichtigt zu kaufen, wenn im Moment der Kaufentscheidung bessere Informationen bereitgestellt werden. Sind Produktdaten also nicht aktuell oder vollständig, steigt die Gefahr, dass potentielle Käufer zu Wettbewerbern wechseln. Bessere Artikeldaten bedeuten somit bessere Geschäfte für den technischen Händler.

Nicht nur während des Auswahlprozesses erwarten Kunden zunehmend vollständige und aktuelle Produktdaten, um eine fundierte Kaufentscheidung treffen zu können. Auch benötigen sie die Daten als Bestandteil der Lieferung, um nachfolgende interne Prozesse optimieren und Kosten sparen zu können. Die Verzahnung von Produkt und Daten ist ein Servicemodell für den technischen Handel, das langfristig den Waren- und Sortimentsvorsprung durch den Informationsvorsprung ablösen wird.

Nicht jeder Großhändler verfügt über Mitarbeiter und Prozesse, um Materialstammdaten effizient zu betreuen. Genau hier liegt die Chance des VTH eData-Stammdatenpools, der mit Hilfe von standardisierten Produktinformationen eine effizientere Lieferkette etablieren und zu einer Win-Win-Situation zwischen Hersteller und Händler führen kann.

Welche Voraussetzungen müssen Warenwirtschaft / ERP-Systeme dabei erfüllen?

Die Bereitstellung der aktuellen Daten ist aber nur die eine Seite der Medaille. Erst die Fähigkeit zur Weiterverarbeitung in der händlerseitigen ERP-Software, entscheidet über den effektiven Mehrwert eines kollaborativen Stammdatenpools. Nur wenn softwareseitig ein praktikabler Aktualisierungsprozess gewährleistet werden kann, profitiert das Unternehmen von der verfügbaren Artikeldaten-Qualität.

Dafür essentiell ist eine moderne Verwaltung von elektronischen Katalogen in den gängigen Formaten durch das genutzte ERP-System. Insbesondere BMEcat-Kataloge sind für derartige Datentransfers prädestiniert, da sie auf einem gemeinsamen Datenstrukturstandard basieren. Zukunftssichere ERP-Systeme sollten also nicht nur einen problemlosen Im- und Export von BMEcat Katalogen gewährleisten, sondern auch eine Möglichkeit bieten, diesen Vorgang automatisiert für bestimmte Warengruppen oder einzelne Artikel durchzuführen. So können Sie Ihr Standardsortiment ohne mühsamen manuellen Abgleich aktuell halten.

Digitale Stammdatenpools eignen sich darüber hinaus hervorragend zur Sortimentsergänzung. Um dabei die Produktivdatenbank möglichst schlank zu halten, sollte die Warenwirtschaft in der Lage sein, elektronische Kataloge in vorgelagerte Datentöpfe zu importieren. Interessiert sich ein Kunde für einen Artikel, der noch nicht im System vorhanden ist, kann der Kundenbetreuer über alle importierten Kataloge hinweg merkmalsgesteuert suchen und bei Erfolg den Datensatz mit einem Klick ins Echtsystem übernehmen. Durch Ihren Informationsvorsprung sind Sie also in der Lage, Ihren Kunden auch ad hoc mit Produkten weiterzuhelfen, die nicht zu Ihrem Standardsortiment zählen.

Die Daten sind drin: Und jetzt?

Ein Vorteil der integrierten Anbindung von Stammdatenpools ist die Möglichkeit, die qualitativ hochwertigen Daten sofort im System nutzen zu können. Der gerade importierte Artikel kann so direkt im Onlineshop angeboten, in den Printkatalog übernommen oder auf B2B-Handelsplattformen wie Mercateo veröffentlicht werden. Im besten Fall ist in der Warenwirtschaft dafür ein PIM-System integriert, welches übermittelte Medien direkt für die Ausgabe im jeweiligen Kanal optimiert. Fortschrittliche ERP-Systeme nutzen darüber hinaus eine zentrale Datenbank, wodurch nicht nur die Kontinuität der Informationen gesichert ist, sondern auch Aktualisierungen in allen Kanälen automatisiert vollzogen werden. So sind Sie mit wenig Aufwand in der Lage, Ihre Kunden an jedem Kontaktpunkt mit qualitativ wertvollen und einheitlichen Artikeldaten zu versorgen.

Fazit

Wir leben inmitten des Zeitalters der Digitalisierung. Der Anspruch an technische Händler hinsichtlich Reaktionszeit und Verfügbarkeit von Produkten und Produktdaten wird noch weiter zunehmen. Überleben werden nur diejenigen Händler, die sich frühzeitig über das Handling dieser Datenmengen Gedanken machen. Manuelle Stammdatenpflege ist momentan vielleicht noch zu bewältigen, wird langfristig aber nicht gegen die immense Kostenersparnis von automatisierten Lösungen bestehen können.

Gerade der kleine und mittlere technische Handel verfügt heute oftmals nicht über die Infrastruktur, diese Datenqualität und -aktualität zu liefern. Die Idee des kollaborativen Stammdatenpools hat nur eine Chance auf Erfolg, wenn die genutzten ERP-Systeme mit den gelieferten Daten umgehen können. Hier liegt die Herausforderung der Branche, gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Denkbar sind beispielsweise Modelle, in denen sich insbesondere kleine Händler aus zentral gehosteten Systemen bedienen. So können die Kataloge aus den Stammdatenpools auf einer übergeordneten Ebene liegen. Darunter arbeiten die Händler in ihrem Mandanten auf einer zentralen ERP-Lösung. Abhängig von den Herstellervereinbarungen werden die freigeschalteten Kataloge dem jeweiligen Händler in seinem System bereitgestellt. So kann er mit kalkulierbarem Aufwand sowohl die Software als auch die Daten ohne eigene Installation nutzen.