Mit Blick auf wachsenden Speicherplatzbedarf in Unternehmen wird es zunehmend wichtiger sich Gedanken über den Speicherort zu machen. Firmeneigene Lagerhallen voller wartungsaufwändiger Hardware können einfach durch die Cloud ersetzt werden. Lesen Sie hier, warum sich der Wechsel in die Cloud lohnt.
Hat Storage-Hardware ausgedient? – 10 Gründe, warum Unternehmen jetzt auf Cloud-Storage umsteigen sollten
Die Datenmassen und das Informationsvolumen in Unternehmen wachsen unaufhörlich. Das betrifft vor allem unstrukturierte Daten wie Word-Dokumente, E-Mails oder PDFs. Diese Daten müssen gespeichert, gesichert und archiviert werden. Unternehmen, die noch auf eigene Storage Hardware im Haus setzen, um Dokumenten(-prozesse) zu verwalten, sehen sich zunehmend mit kritischen Herausforderungen konfrontiert.
Storage Hardware für das Dokumentenmanagement schafft Herausforderungen
Hohe Kosten durch Hardware-Storage
Auch wenn die Preise für Festplatten und SSDs in den vergangenen Jahren kontinuierlich gesunken sind, muss ein Unternehmen bei stark wachsender Datenmenge mit zusätzlichen Hardware-Kosten rechnen. Hinzu kommt, dass viele IT-Verantwortliche dazu tendieren, zu viel (unnötigen) Storage einzukaufen, um nicht in die Situation zu geraten, dass der zur Verfügung stehende Speicher nicht ausreicht.
Zyklische Migrationskosten von Hardware zu Hardware
Da die Hardware in zyklischen Zeitabständen aufgrund des Alters abgelöst werden und wieder ersetzt werden muss, wird nicht nur der Zu- oder Neukauf von Hardware notwendig, sondern auch eine aufwändige Migration der Daten erforderlich.
Risiko der Unterlizenzierung von Storage-Kapazität
Häufig basieren Lizenzen bei on-premises Nutzungsmodellen auf dem zu sichernden Volumen. Die Lizenzkosten pro TB sollte man dabei im Blick haben. Ist man unterlizenziert – also speichert man mehr – als man geplant bzw. lizenziert hat, muss nachlizenziert werden und dies kommt möglicherweise im „Worst Case“ extrem unerwartet.
Multiredundantes Storage-System ist komplex zu erstellen
Bei einer Spiegelung an einen zusätzlichen Standort oder in einen anderen Brandabschnitt kommt gewiss noch mehr Datenspeicher dazu. Für die Aufbewahrung der zusätzlichen Daten benötigt man Platz und Infrastruktur (z.B. Stromanschluss und Kühlung) im eigenen Unternehmen oder Rechenzentrum. Die Investitionsaufwände und Organisationskosten liegen hier gut und gerne im mehrstelligen Bereich.
Was also tun in puncto Speicher für das eigene DMS und die darin enthaltenen Dokumente?
Mit einem Cloud-Storage wie beispielsweise d.velop cloud storage lässt sich auf eigene Storage-Systeme verzichten und Daten können sicher, performant und revisionskonform in der Cloud archiviert werden. Die kostspielige Beschaffung und Wartung von Hardware-Storage-Systemen entfällt dabei komplett und damit auch alle der eingangs genannten Herausforderungen!
Fazit:
Es gibt viele gute Gründe für einen Wechsel in die Cloud – allerdings sollten Unternehmen bei der Entscheidung für einen Anbieter die folgenden Aspekte berücksichtigen:
- Flexibles Volumen
Im Gegensatz zum eigenen Hardware-Storage steht unlimitierter Speicher flexibel buchbar zur Verfügung. Man zahlt nur für das, was man benötigt und behält die volle Kostenkontrolle. - Beständiges System
das Cloud-System wird laufend aktualisiert. Um die Beschaffung oder Wartung von Hardware muss sich keine Gedanken gemacht werden. - Kostengünstig
Es muss nur der Speicher gezahlt werden, der gebucht und belegt ist. Hohe und wiederkehrende Investitionen in Hardware fallen komplett weg. - Sicher und hochverfügbar
Als SaaS liegt die Verantwortung des Betriebs und die Wartung des Speichers beim Anbieter. - Speicherort Deutschland
Das System wird auf zertifizierten Systemen in Deutschland betrieben. Dort werden alle Daten abgelegt, dort bleiben sie – mit Sicherheit. - Verschlüsselt
Dokumente werden in der Hoheit des Besitzers ver- und entschlüsselt. Der zugehörige Schlüssel wird auf den eigenen Systemen generiert und ist dem Besitzer bekannt. Mit den bewährten d.velop Encryption Services werden Daten bereits mit dem Upload verschlüsselt (AES-256-Verschlüsselung mit CFB-128 Cipher Feedback) und bleiben es solange bis sie durch eigene Initiative entschlüsselt werden. - Einfache Verwaltung
Die komplette Administration verantwortet der Anbieter. - Support
Dedizierte Experten unterstützen bei Bedarf und auf Wunsch bei der Einrichtung. - Redundanz
Die Daten werden redundant auf mehreren Servern und in mehreren Rechenzentren in Deutschland gespeichert. - Lebensdauer
Ein System sollte vorrangig auf die S3-Technology setzen, welche laut dem US-amerikanischem Cloud-Anbieter Amazon Web Services (AWS) eine Objektlebensdauer von 99,999999999% gewährleistet.
Beeindruckender ROI
It is all about the money. Natürlich ist eines der ausschlaggebenden Argumente für eine Umstellung die Kosteneinsparung. Der Vorteil am Cloud Storage? Man zahlt nur den Speicher, den man konsumiert. Zum Vergleich werden in der nachfolgenden Grafik die kumulierten Aufwände für den Kunden am Beispiel des d.velop cloud storage und einem Sekundärspeicher (öffentlicher Listenpreis) im Zeitverlauf von fünf Jahren dargestellt (bei anderen Cloud-Storage-Anbietern sieht dieses Verhältnis ähnlich aus):
Der Kunde würde sich in diesem Beispiel im Laufe von fünf Jahren von einem auf fünf TB steigern und kann dadurch 17.500 € sparen, bei höherer Liquidität.
Aus dem DMS in die Cloud
Angesichts der Datenflut müssen Unternehmen nach Wegen suchen, auf denen sie die explodierenden Kosten für Speicher, Backup und Archivierung in den Griff bekommen können. Bevor nun IT-Verantwortliche ihre Unternehmensinformationen aus dem eigenen Dokumentenmanagement-System in die Cloud schicken, sollten sicherlich Technik und Service-Level genau geprüft und gemeinsam besprochen werden. Sehr gut lassen sich die anfallenden Kosten für die Cloud unter die Lupe nehmen und mit dem Aufwand im eigenen Haus vergleichen. In vielen Fällen wird sich die Umstellung auf den Cloud Storage sicherlich lohnen.
Dabei sollten Interessenten darauf achten, dass die Cloud Storage Lösung den ISO-Normen entspricht, gemäß PS880 geprüft und zertifiziert ist, und die revisionssichere Ablage von Dokumenten ermöglicht, um auch rechtlich bei der Speicherung sensibler Daten in der Cloud auf der sicheren Seite zu sein.
