Experten-Meinung von Rahim Kaba, Director of Product Marketing bei eSignLive by VASCO Data Security: digitale Signatur im papierlosen Büro

Rahim Kaba, Director of Product Marketing bei eSignLive by VASCO Data Security, gibt seine Experten-Meinung zu digitale Signatur im papierlosen Büro.

Dokumentensicherung durch digitale Signatur

In Unternehmen werden regelmäßig Verträge unterzeichnet, vertrauliche Korrespondenzen geführt sowie Konzepte oder Gehaltsabrechnungen erstellt – alles Unterlagen, die geschützt werden müssen. Neben Mitarbeiterschulungen zur Dokumentensicherheit, ist die Einführung der digitalen Signatur wie eSignLive von VASCO eine effektive Maßnahme, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen.

Diese Signaturlösung ist in DIGIPASS for Apps eingebettet, ein Software Development Kit, das beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet. So erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff zu Unterlagen, für dessen Einsicht oder Bearbeitung sie auch befugt sind. Mittels digitaler Signatur lässt sich zudem nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und zu welchem Zeitpunkt der Zugriff erfolgte.

Geschäftsprozesse effizienter gestalten

Digitale Akten haben darüber hinaus den Vorteil, dass man Unterlagen und Informationen schneller auffindet. So lassen sich die Dokumente von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit abrufen und bearbeiten. Das ist nicht nur für den Mitarbeiter bequem, sondern steigert auch die Effizienz der Geschäftsprozesse – beispielsweise, wenn Verträge ebenfalls mittels digitaler Signatur sofort unterzeichnet werden. Zugleich reduziert das Ausfüllen von elektronischen Formularen die Fehlerquote etwa durch fehlende Angaben, was wiederum Zeit und Kosten bei der Verwaltung dieser Dokumente spart.

Papierverbrauch reduzieren und Umwelt schonen

Die Technologie der digitalen Signatur macht somit Papier überflüssig. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten, die Unternehmen durch den Verzicht von Mehrfachkopien und Dokumentenausdrucken sparen. So hat die Bank of Montreal, die mit über 12 Millionen Kunden eines der größten Finanzinstitute Kanadas ist, errechnet, dass sie pro Jahr über 132 Millionen kanadische Dollar (ca. 80 Millionen Euro) durch den Verzicht von Papier spart. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert den Aufbewahrungs- und Verwaltungsaufwand, den Akten und Ordner mit sich bringen.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die ein papierloses Büro mit sich bringt, weshalb das Argument, papierlos zu werden, an Schlagkraft gewinnt. Lösungen, wie digitale Signaturen sorgen für den Schutz vertraulicher Dokumente und vereinfachen den Arbeitsalltag. Ein papierloses Büro ist heutzutage keine Option mehr, sondern vielmehr ein Muss.


Über Rahim Kaba:

Rahim Kaba, Director of Product Marketing bei eSignLive by VASCO Data Security

Über VASCO:

VASCO ist ein weltweit führender Anbieter für Sicherheits- und Produktivitätslösungen für Unternehmen auf dem digitalen Markt. VASCO entwickelt die nächste Generation von Technologien, die es mehr als 10.000 Kunden in 100 Ländern aus den Bereichen Finanzen, Betrieb, Regierung, Gesundheit und anderen Bereichen möglich macht, ihre digitale Agenda zu verwirklichen, indem VASCO eine verbesserte Kundenerfahrung bietet und gesetzliche Anforderungen erfüllt. Mehr als die Hälfte der Top 100 Banken der Welt verlassen sich auf VASCO® Lösungen, um ihre Online- und Mobil-Kanäle sowie Geldautomaten zu schützen. VASCOs Lösungen bilden eine starke, vertrauenswürdige Plattform, die Unternehmen durch Identitätssicherung, Betrugsschutz, elektronische Signaturen, Schutz von mobilen Anwendungen und Risikoanalysen unterstützt.

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