Seit Jahrzehnten vertrauen Unternehmen auf ERP-Systeme und genauso lange blieben diese in ihren Grundzügen gleich. Doch die Anforderungen haben sich längst verändert. Daher wird es höchste Zeit, dass die Unternehmenssoftware aufholt. Denn bei ERP gilt: Unflexibel ist so 2021!
ERP: Unflexibel ist so 2021
Für die Verarbeitung ihrer Aufträge nutzen laut Statista 38 Prozent der deutschen Unternehmen ein Enterprise-Resource-Plannig-System (ERP). Dabei handelt es sich zwar um Software, papierlos sind die kaufmännischen Prozesse in diesen Systemen aber noch lange nicht. Und wirklich flexibel schon gar nicht.
ERP-Systeme basieren oft auf Programmarchitekturen aus den späten 1990er- oder frühen 2000er-Jahren. Seitdem erfolgte zwar kontinuierlich eine Versorgung mit Updates, aber das Fundament blieb gleich. Von Grund auf etwas Neues zu programmieren war den Aufwand nicht wert. Denn die Geschäftszahlen der großen ERP-Anbieter sehen nach wie vor gut aus. Da macht es wohl auch nichts, wenn die Anwendungen nicht volldigitalisiert sind und Veränderungen der Standardprozesse somit zur Sisyphusarbeit werden. Mangels Alternativen bleibt Unternehmen daher nichts anderes übrig als das zu nehmen, was der Markt hergibt und ihre internen Prozesse darauf anzupassen. Es ist an der Zeit, diese Gebilde aufzulockern und die User stärker in den Fokus zu rücken. Da man ein neues Jahr gerne mit guten Vorsätzen beginnt, haben wir uns bei Step Ahead genau das vorgenommen.
Klassische ERP-Systeme sind unbeweglich
Bei kaufmännischen Prozessen gibt es zwei Dinge, die vom Gesetzgeber klar geregelt sind: den Vertragsschluss und die Rechnungsstellung. Das sind quasi die unverrückbaren Leitpfosten des Handels. Was dazwischen passiert, kann jedes Unternehmen jedoch individuell gestalten. In konventionellen ERP-Systemen gibt es in diesem Bereich aber meist starre Prozesse. Sie werden angestoßen und laufen dann nach dem vorprogrammierten Muster ab.
Beispielsweise so: Ein Auftrag kommt ins System. Dann wird eine Bestätigung gedruckt. Die liegt jetzt digital und in Print vor. Der Kunde möchte noch etwas ändern. Er braucht möglicherweise mehr von der bestellten Ware oder möchte das Produkt anders konfigurieren. Der Auftrag wird angepasst. Weil es so vorgesehen ist, auch in Papierform. Die Angestellten drucken, scannen, schreiben also um und passen an. Dann hat man einen schönen Stapel Papier. Der wird abgeheftet und ins Regal gestellt. Dort fristet er ein paar Jahre sein Dasein und kommt irgendwann in einem Karton zu den unzähligen anderen Akten in den Keller. Dort setzt er weiter Staub an – mindestens für zehn Jahre.
Flexibilität wird schnell teuer
Viel besser wäre es doch, wenn das alles digital abläuft. Die Aufträge sind zentral gespeichert. Jede Änderung wird im System hinterlegt. Alles ist transparent nachvollziehbar. Wenn der Kunde den Status seiner Bestellung einsehen will, muss kein Fax geschickt werden. Er bekommt eine Mail mit einem Link zum Auftrag und die Leseberechtigung dafür. Es gibt kein Hin und Her. Wer etwas nachschauen will, öffnet einfach die Website und sieht dort den aktuellen Status. So etwas in einem klassischen ERP-System umzusetzen, ist schier unmöglich. Das ERP ist unflexibel. Selbst wenn es geht, dauert es lange und ist dementsprechend teuer. Die Softwarearchitektur ist dafür einfach nicht ausgelegt.
Es ist Zeit für neue Wege
Wer es dennoch schaffen will, muss ganz von vorne anfangen und das System komplett neu programmieren. Wenn die Flexibilität von Anfang an eingeplant wird, lässt sie sich problemlos umsetzen. So etwas wird definitiv ein Game Changer. Denn aktuell gibt es das nicht. Solange die Programme auf dem Markt diese Funktionalität nicht hergeben und das ERP unflexibel ist, bleibt alles beim Alten.
Ein von Grund auf, für diese Anforderung programmiertes ERP könnte einen neuen Trend setzen. Denn die Vorteile hören nicht bei der Kundeninteraktion auf: Eine Bestellung soll im Lager kommissioniert werden und die Aufgabe fällt dem neuen Lehrling zu. Teil der Bestellung ist ein Produkt, das recht empfindlich ist. Die erfahrenen Lageristen wissen das und umwickeln es lieber mit ein, zwei zusätzlichen Lagen Luftpolsterfolie. Dem Lehrling hat das keiner gesagt. Im Handbuch steht es auch nicht. Denn dafür ist die Information zu spezifisch.
In einem voll digitalen ERP-System könnte der Lagerleiter zu besagtem Produkt eine Textmeldung hinterlegen, die zur Vorsicht mahnt. Wenn der Lehrling die Ware aus dem Regal nimmt und mit seinem Handscanner einscannt, poppt die Warnmeldung auf dem Bildschirm auf.
ERP für Losgröße 1
Die Produktion kann genauso davon profitieren: Im Zeitalter von Industrie 4.0 und Losgröße 1 werden Kundenanforderungen individueller. Standardprodukte allein reichen nicht mehr aus – alles muss konfigurierbar und individualisierbar sein. Ein Kunde nimmt etwa Anpassungen an einer Bestellung vor, zum Beispiel der Farbe. Der Änderungswunsch geht beim Hersteller ein. Diese Nachbesserung müsste nun physisch – und sei es nur durch einen Tastendruck – an die Produktion weitergegeben werden. Das kann mal vergessen werden. Die Produktion ist noch auf dem Stand des Vortags und der Kunde bekommt etwas, was er nicht bestellt hat. In einem voll digitalisierten ERP-System wird die Änderung automatisch eingepflegt. Denn alle Auftragsdaten sind zusammen gespeichert. Die Produktion bekommt von der Anpassung wahrscheinlich gar nichts mit und setzt einfach um, was das ERP-System vorgibt.
Wir befinden uns nun seit über 20 Jahren im 21. Jahrhundert. Vor über zehn Jahren wurde die vierte industrielle Revolution ausgerufen. Digitalisierung und Automatisierung sollten längst in Fleisch und Blut übergegangen sein. Jetzt wäre doch ein guter Zeitpunkt, das auch wirklich anzugehen. Denn nur ein ERP-System, das all diese Möglichkeiten eröffnet, erleichtert wirklich den Arbeitsalltag in Unternehmen und bietet ihnen so einen tatsächlichen Mehrwert.
