Die E-Rechnungsverordnung macht für viele Unternehmen eine elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Der ERP-Hersteller proALPHA fasst die wichtigsten Fakten zusammen und erklärt, warum sich alle mittelständischen Unternehmen jetzt mit dem Thema E-Rechnung vertraut machen sollten.
Der Mittelstand und die E-Rechnung, Liebe auf den zweiten Blick
2018 ist in Deutschland die E-Rechnungsverordnung wirksam geworden und ab November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber von Bundesstellen zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Viele Unternehmen werden also nicht anders können, als ihre Ausgangsrechnungen auf E-Rechnung umzustellen. Ausgenommen von der Vorschrift sind nur Direktaufträge mit einem Nettowert unter 1.000 Euro, Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie sicherheitsspezifische Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen. Die Bundesländer bereiten derzeit ergänzende Gesetze vor. Ist die Umstellung erst mal getan, werden die betroffenen Unternehmen E-Rechnungen auch gegenüber anderen Auftraggebern nutzen. Damit erhält auch die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zusätzlichen Schub.
Wilhelm Baumeister, Produktmanager bei proALPHA bekräftigt:
„Wir gehen von einer großen Signalwirkung auf die gesamte Wirtschaft aus“
PDF-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung
Zahlreiche, heute genutzte elektronische Formate sind keine E-Rechnung im Sinne der neuen Verordnung. Darunter fallen Scans von Papierrechnungen und Bilddateien im tif- oder jpg-Format. Auch PDF/A-1, PDF/A-2 sowie das Datenaustauschformat gemäß dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, kurz ZUGFeRD 1.0, entsprechen nicht der neuen Norm, ebenso wenig wie viele der derzeit verwendeten XML- und EDI-Dateien.
Relevanter Maßstab ist ab November 2018 die Vorgabe des von der EU-Kommission beauftragten europäischen Normungsgremiums CEN. Es hat ein Datenmodell nebst zulässigen Syntaxen festgelegt. Darauf aufbauend definierten die deutschen Behörden wiederum den Verwaltungsstandard XRechnung. In der Wirtschaft können bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD gleichberechtigt neben XRechnung verwendet werden, solange sie der CEN-Norm entsprechen. Dies ist bei ZUGFeRD 2.0 der Fall.
Enormes Effizienzpotential für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
Laut einer Studie von ibi research nutzten im Jahr 2017 nur 27 Prozent der Mittelständler die strukturierten Daten, die ihnen mit einer E-Rechnung geliefert wurden. Dabei wäre das Effizienzpotenzial enorm: Eine Studie des BMI von 2014 verweist darauf, dass sich Mitarbeiter vom Posteingang bis zur Zahlung im Schnitt zwischen 16 und 23 Minuten mit einer Papierrechnung befassen. Ein elektronischer Rechnungsprozess würde den Aufwand auf 5 bis 7 Minuten verkürzen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Automatisierte Workflows helfen, Aufwand und Kosten beim Erfassen und Prüfen der Belege einzusparen – und Medienbrüche mit manuellen, fehleranfälligen Arbeitsschritten werden vermieden. Unternehmen profitieren zudem von der höheren Transparenz, denn es ist jederzeit klar, in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg befindet. Ein weiteres Plus: Rechnungen gehen nicht mehr auf dem Postweg verloren und abgelegte elektronische Belege lassen sich schneller wiederfinden.
Außerdem hilft ein digitaler Rechnungsprozess, Kosten für Papier und Porto sowie für Mehrfachablage und Archivierung von Papierrechnungen einzusparen. Last but not least sichern sich Unternehmen damit öfters Skontovorteile.
Technische Voraussetzungen vielfach bereits vorhanden
Unternehmen, die mit einer Komplettlösung wie proALPHA arbeiten, können der gesetzlichen Vorgabe gelassen entgegensehen. Denn ein zeitgemäßes ERP-System bietet bereits einen elektronischen Rechnungseingang sowie ein Dokumenten-Management-System mit revisionssicherer, elektronischer Archivierung. Ferner ermöglicht es einen digitalen Rechnungsworkflow, in dem alle Schritte von der inhaltlichen und formalen Prüfung über die nötigen Freigaben bis hin zum vorbereiteten Buchungssatz automatisiert gesteuert und durchgängig dokumentiert sind. Unternehmen, die aktuell vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems stehen, sollten explizit nach diesen Komponenten sowie nach der Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD 2.0 fragen.
Die Effizienzgewinne, die Unternehmen mit der E-Rechnung realisieren, werden auch ihre Mitbewerber zu einem raschen Umstieg bewegen. Ganz unabhängig davon, ob die E-Rechnungsverordnung sie dazu verpflichtet oder nicht. Die Zahlen sprechen für sich und sind Grund genug, sich mit der E-Rechnung anzufreunden.
