Die Digitalisierung ist mehr als nur technologischer Fortschritt – in Zukunft wird sie zum entscheidenden Faktor für Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz in Unternehmen. Von der Vereinfachung der Buchhaltung über die Automatisierung repetitiver Aufgaben bis zu einer verbesserten Kundenbetreuung finden sich unzählige Anwendungsgebiete für moderne, technische Lösungen. Der folgende Artikel bietet eine Übersicht darüber, was genau Unternehmen in den nächsten Jahren erwarten könnte.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnung bis spätestens 2028

Mit der elektronischen Rechnung hat die Bundesregierung bereits vor Jahren einen wichtigen Schritt in Richtung der Vereinfachung von Geschäftsprozessen und Reduzierung von Bürokratie getätigt. Bereits seit 2020 sind Unternehmen verpflichtet, bei öffentlichen Aufträgen eine Rechnung im elektronischen Format an den Auftraggeber zu übermitteln. Nun kommt mit dem Wachstumschancengesetz auch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Durch die E-Rechnung ergeben sich dabei viele Vorteile, darunter:

• Entlastung der Unternehmensverwaltung
• Schnellerer Datenaustausch
• Sichere und verschlüsselte Kommunikation
• Einheitliches Datenformat innerhalb der EU

Die Umstellung läuft gestaffelt ab und ist mit einigen Übergangsfristen verbunden: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen, ausstellen und verarbeiten können. Bis 2028 gibt es Übergangsfristen für Unternehmen bestimmter Größe, welche eine weitere Nutzung sonstiger Rechnungen ermöglichen. Ab 2028 ist die Nutzung der E-Rechnung jedoch allgemein verpflichtend.

Gemäß dem Wachstumschancengesetz muss die Rechnung in einem strukturierten, elektrischen Format ausgestellt und übermittelt werden. Dieses muss der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, welche die Standards für das elektronische Rechnungswesen festlegt. Beliebte Rechnungsformate sind aktuell ZUGFeRD und XRechnung, die bereits in vielen Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden können.

Verbesserung des Kundenkontaktes durch technologischen Fortschritt

Wie bei allen Änderungen, Anpassungen und Ausrichtungen eines Unternehmens, sollten auch bei der Digitalisierung nie die Interessen des Kunden aus den Augen verloren werden. Der technologische Fortschritt kann bei richtiger Anwendung sowohl die Servicequalität als auch die Kundenzufriedenheit erheblich steigern, indem Unternehmen auf Kundenanfragen spezifischer und schneller reagieren.

Übrigens: Bereits jetzt zeigen nationale Umfragen, dass rund 50 Prozent der großen Unternehmen künstliche Intelligenz in der Kundenbetreuung einsetzen. Dazu zählen unter anderem Chatbots, die KI-gesteuerte Annahme von Telefonanrufen oder die größtenteils autonome Bearbeitung von E-Mails. Zusätzlich können folgende Techniken die Zusammenarbeit mit Kunden erheblich verbessern:

• Customer Relationship Management (CRM): CRM-Systeme sammeln und analysieren Kundendaten, um personalisierte Dienstleistungen und Angebote zu erstellen. Sie ermöglichen es Unternehmen, schnell und präzise auf wechselnde Anforderungen von Kunden einzugehen.

• Soziale Medien und Messaging-Apps: Soziale Netzwerke wie Instagram, X oder Snapchat bieten neue Kanäle für den direkten Kontakt zum Kunden oder als Werbeplattform. Unternehmen können schneller auf Anfragen reagieren und die Kundenbindung stärken.

• Automatisiertes E-Mail-Marketing: Personalisierte E-Mail-Kampagnen können in wenigen Minuten erstellt und versendet werden, wobei diese auf die individuellen Wünsche jedes Kunden eingehen.

Insgesamt erhöhen digitale Tools die Kundenbindung und verbessern die Effektivität der Kommunikation. Dort, wo ein menschlicher Ansprechpartner die bessere Wahl ist, sollten jedoch nach wie vor Experten eingesetzt werden, denn auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung kann der direkte Kontakt nicht ersetzt werden.

Neue Geschäftsmodelle und Chancen durch die Digitalisierung

Die Digitalisierung im Unternehmensumfeld sorgt vorrangig für Verbesserungen bestehender Prozesse – beispielsweise durch die automatisierte Zuordnung von Ein- und Ausgangsbelegen und die Bearbeitung täglicher Aufträge und Rechnungen. Bereits jetzt können durch eine Digitalisierung der Unternehmensverwaltung etwa 30 Prozent der Personalkosten eingespart werden.

Daneben eröffnen neue Technologien vollkommen neue Geschäftsmodelle und Chancen in der Unternehmenswelt. Durch die verbesserte Verarbeitung von Kundendaten können neue Bedürfnisse erkannt und auf diese eingegangen werden, was neue Umsatzquellen erschließt. Zudem können eingesparte Mitarbeiter in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden, was die Wirtschaftlichkeit und Produktivität erhöht.

Die Digitalisierung erhöht bei richtiger Schulung der Mitarbeiter und Vermittlung der Anpassungen außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen, denn viele „lästige“ Aufgaben können automatisiert durch künstliche Intelligenz übernommen werden. Dies entlastet Firmen in Zeiten von Fachkräftemangel und vollen Auftragsbüchern.