E-Mail-Sicherheit und datenschutzkonforme Geschäftskommunikation, integriert in Microsoft-Dynamics-Arbeitsumgebung – Das Herz der Unternehmens-IT schlägt im ERP-System. Doch die Anforderungen an ein solches System, das gleichzeitig eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung der Firmen spielt, ändern sich in Zeiten der digitalen Transformation.
Cryptshare und Orgavision: ERP-Output sicher versenden, Zeit und Geld sparen
ERP-Lösungen müssen aufgrund der massiv ansteigenden Datenmengen eine ganz besondere Stabilität und Leistungsfähigkeit an den Tag legen, während die Sicherheit immer stärker in den Fokus rückt. Der Software-Anbieter Cryptshare AG und der Microsoft-Spezialist Orgavision sorgen mit einer gemeinsamen Lösung dafür, dass die Erfüllung dieser Anforderungen nicht zulasten der Bedienfreundlichkeit geht: Dank „Cryptshare for NAV“ ist der verschlüsselte und größenunabhängige Versand von E-Mails und Dateien ab sofort direkt aus „Microsoft Dynamics NAV“ und „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ möglich.
Daten sind das „wahre Gold“ des digitalen Zeitalters, ihre Sicherheit und Integrität spielen eine immer bedeutendere Rolle. Doch um die gesammelten Datenmengen sinnvoll nutzen zu können, müssen Unternehmen zuerst bestimmte Voraussetzungen erfüllen. So bestehen spätestens seit Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung rechtliche Anforderungen, die sie in ihrer täglichen Arbeit umsetzen müssen: Wie stellen sie sicher, dass Informationen geschützt und nachvollziehbar beim gewünschten Empfänger ankommen? Welche Lösung, die den sicheren und DSGVO-konformen Datenaustausch ermöglicht, lässt sich einfach bedienen, verursacht keinen zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter und verhindert so die Entstehung einer „Schatten-IT“?
Daten: Das wahre Gold des digitalen Zeitalters
Als Antwort auf diese Fragen haben Orgavision und Cryptshare eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt: Mit „Cryptshare for NAV“ ist es möglich, E-Mails und Belege direkt aus „Microsoft Dynamics NAV“ und „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ sicher zu versenden. Die Basis bildet die Business-Software „Microsoft Dynamics“, auf welche kleine und mittelständische Unternehmen seit mehr als 25 Jahren setzen.
Ob Angebote oder Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen – mit der Integration „Cryptshare for NAV“ können Anwender Dokumente und Dateien direkt aus ihrer vertrauten Arbeitsumgebung heraus mit nur wenigen Klicks verschlüsseln und versenden. Das Kopieren in die Zwischenablage ist nicht mehr nötig, Systembrüche lassen sich vermeiden, und die Nachvollziehbarkeit des Versandprozesses ist ebenfalls gegeben.
DSGVO: Verschlüsselung personenbezogener Daten
Was auch in Zusammenhang mit der DSGVO relevant ist: Die Verordnung, die vor knapp einem Jahr im Mai 2018 endgültig in Kraft getreten ist, spricht in vielen Fällen bewusst vage vom „Stand der Technik“ und von „angemessenem Schutz“, fordert jedoch explizit die „Verschlüsselung personenbezogener Daten“.
Bei der neuen Lösung können Unternehmen hierfür verschiedene Abstufungen definieren. Für Anwender besteht die Möglichkeit, drei Varianten zu kombinieren: „Betreff verschlüsseln“, „Nachricht verschlüsseln“ und „Name Dateianhang verschlüsseln“ – Dateianhänge werden in jedem Fall verschlüsselt. Zusätzlich können sie bei der Passwortvergabe wählen, hier lauten die Optionen „generiert“, „manuell“ und „kein Passwort“.
Verschlüsselung: Sicherheit muss nicht zulasten der Benutzerfreundlichkeit gehen
Überhaupt kommt der E-Mail eine Schlüsselrolle zu. Sie hat sich in der heutigen Geschäftswelt längst als Hauptkommunikationsmittel etabliert, ist einfach zu bedienen und universell verfügbar. Nachrichten und Dateien werden meist über diesen Weg für Kunden, Geschäftspartner und Arbeitskollegen bereitgestellt. Gerade hier kommen jedoch Sicherheitsfragen ins Spiel, denn E-Mail-Systeme sind ein bevorzugtes Angriffsziel von Cyberkriminellen, Hackern und Wirtschaftsspionen. Zumal gerade große Datenmengen, die sich nicht per E-Mail versenden lassen, Mitarbeiter dazu verleiten können, andere Hilfsmittel zu verwenden – wie USB-Sticks, File-Sharing-Lösungen oder Cloud-Dienste, die sie vor allem aus dem privaten Bereich kennen. Das Ergebnis ist der bereits angesprochene, unter dem Schlagwort „Schatten-IT“ bekannte Einsatz nicht autorisierter Software im Unternehmen.
Gleichzeitig werden in Zeiten der digitalen Transformation Lösungen immer umfangreicher, wird die dahinterstehende IT immer komplexer – während Kunden und Geschäftspartner zunehmend digitale Prozesse fordern. Sie erwarten beispielsweise die automatisierte Auftragsabwicklung, inklusive direkter Auftragsbestätigung, Lieferzusage und Rechnung im Postfach. Hier führen vorbelegte Felder zu Zeitersparnis: Beim Belegversand werden Absenderinformationen, die (editierbare) Empfängeradresse sowie die (ebenfalls editierbare) Betreffzeile automatisiert befüllt.
Cryptshare und Orgavision: Geschäftsprozesse abdecken, Daten absichern
Michael Burrmeister, Orgavision-Vertriebsleiter DACH und Benelux erläutert:
„Ein ERP-System als Herzstück der Unternehmens-IT muss den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden, beispielsweise spezifischen Branchenvorgaben oder besonderen Prozessabläufen. Ziel ist die vollständige und transparente Abdeckung des Geschäftsprozesses. Zugleich wird die Absicherung der darin verarbeiteten Daten immer wichtiger, die aber nicht zulasten der einfachen Bedienbarkeit gehen darf. Das Ergebnis unserer gemeinsamen Überlegungen: Cryptshare for NAV.“
Matthias Kess, technischer Leiter der Cryptshare AG, ergänzt:
„Im Umfeld von Microsoft Dynamics hat sich Orgavision seit Langem einen Namen gemacht. Mit unserer Zusammenarbeit haben wir nun eine Lösung geschaffen, durch die Unternehmen nicht nur ihre Geschäftskommunikation absichern und die Arbeit für ihre Mitarbeiter erleichtern, sondern gleichzeitig auch Zeit und damit Geld sparen können. Durch die hohe Bedienungsfreundlichkeit sind zeitaufwändige oder kostenintensive Schulungen unnötig, während die nahtlose Integration in die vertraute Systemumgebung einen echten Mehrwert an Zeitersparnis und Effizienz schafft und für eine hohe Nutzerakzeptanz sorgt.“
