Daten bilden in vielen Unternehmensbereichen die Grundlage für relevante Entscheidungen. Jede Firma sammelt, verarbeitet und analysiert im Rahmen ihrer Tätigkeiten Informationen über Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Die Menge an Daten steigt hierbei über die Jahre exponentiell an. Wenn Sie da den Überblick verlieren, kostet Sie das unnötig Geld. Mit einem ERP-System können Sie hingegen die Datenqualität sichern. Doch was bedeutet das genau und inwiefern hilft Ihnen ein Data-Quality-Management?
Data-Quality-Management: Sicherung der Datenqualität in ERP-Systemen
Was bedeutet schlechte Datenqualität?
Jeden Tag erhalten Sie in Ihrem Unternehmen eine Flut an neuen Informationen. Das können zum Beispiel folgende sein:
- Daten neuer Mitarbeiter
- Angaben zu Geschäftspartnern
- Auflistungen neuer Bestellungen
Im Rahmen dessen sammeln Sie unter anderem personenbezogene Daten, wie Anschriften, Kontoinformationen, etc. Für Vertriebspartner legen Sie wahrscheinlich in Ihrem CRM ein Konto für den Ansprechpartner an und speichern alle relevanten Mitschriften ab.
Soweit, so gut. Doch was ist daran schlecht? Zu den häufigsten Problemen gehören:
1. Dubletten
Kontakte werden mehrmals im System hinterlegt – im schlimmsten Fall unvollständig oder mit unterschiedlichen Daten bzw. Ansprechpartner
2. Uneinheitlichkeit
Diese Problematik tritt besonders in der Logistik auf. Werden Produkte, Einzelteile, Waren und Güter falsch oder uneinheitlich nummeriert, kommt es schnell zu Doppelbestellungen.
3. Unzustellbarkeit
Veraltete Kontaktinformationen führen dazu, dass wichtige Dokumente nicht ankommen
4. Digital vs. Print
Immer mehr Unternehmen wollen ihre Rechnungen nicht mehr per Post sondern via Mail erhalten. Ist diese Anmerkung jedoch nicht im System hinterlegt, kann es passieren, dass Kunden ihre Post unbeantwortet zurückschicken
5. Marketing-Reaktion
Bei jedem Bestellvorgang werden Daten gesammelt: Wer bestellt was zu welchem Zeitpunkt an welchen Ort. Anhand dessen kann ein Unternehmen neue Marketing-Strategien entwickelt. Die flexible Reaktion findet aber nicht statt, wenn die Informationen nicht gebündelt sind
Data-Quality-Management hat viele Gesichter
Fakt ist: Fehler können immer passieren. Das ist nur menschlich. Und sehr häufig werden Mangelhaftigkeiten nicht sofort entdeckt, sondern erst einige Zeit später, wenn sie durch Ihre Angestellten verarbeitet werden.
Fakt ist ebenfalls: Die Software kann noch so gut sein, wenn jedoch durch den Menschen Fehler ins System eingespeist werden oder die eingetragenen Daten generell falsch sind, bringt Ihnen die beste IT nichts.
Dennoch ist ein ERP-System wie dieses ein wesentlicher Bestandteil, wenn es um ein gutes Data-Quality-Management geht. Denn die Software übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:
- Zentrale Datensammelstelle
- Zusammenführung aller Einträge
- Zugriff in Echtzeit
Daten veralten. Daher müssen sie dennoch von Ihnen stetig geprüft und aktualisiert werden. Dank der zentralen Datensammelstelle kommt es jedoch nicht zu doppelten Kontakteinträgen. Denn ERP ermöglicht ebenfalls ein abteilungsübergreifendes Arbeiten. Gibt demnach Person A Informationen zu einem Kunden ein, kann Person B aus der anderen Abteilung auf diese Daten zugreifen und erstellt nicht ausversehen ein zweites Konto.
Die Vorteile eines hohen Data-Quality-Managements
Allein die Tatsache, dass Informationen zusammengefasst und Dubletten rechtzeitig erkannt werden, sparen Sie Zeit, Kosten und Energie. Sie müssen nicht mehr lange suchen, sich nicht durch doppelte Einträge mit unterschiedlichen Informationen arbeiten und Sie finden schnell alles, was Sie wollen.
Weiterhin können Sie schneller Analysen durchführen, die Sie bei Ihren weiteren Entscheidungen unterstützen. Erstellen Sie beispielsweise eine Auflistung aller in einem Monat getätigten Verkäufe, wird ersichtlich, bei welchen Produkten es sich in Ihrem Online-Shop um sogenannte Verkaufsschlager handelt. Anhand dessen können Sie die Preise erhöhen, spezielle Werbung schalten oder für einen ausgewählten Kundenstamm Rabatte entwerfen. Davon profitiert sowohl das Marketing als auch der Vertrieb.
Eine einheitliche Kennzeichnung all‘ Ihrer Waren ist schneller durchführbar. Zudem wird im System abgespeichert, wo die einzelnen Güter gelagert werden. Ein Pluspunkt für die Produktion, Verarbeitung und Logistik.
Sie sehen, Daten sind das Fundament vieler Arbeitsabläufe. Diese können Sie, wenn Sie sich für ein adäquates Data-Quality-Management entscheiden, durch eine Optimierung deutlich effizienter gestalten und somit bares Geld sparen.
