Automatisierter Beschaffungsprozess: Purchase-to-Pay als Baustein der Digitalisierungsstrategie

Wiederkehrende Unternehmensprozesse durch digitale Lösungen zu automatisieren, bietet für Unternehmen große Optimierungspotenziale. Einen schnellen ROI bietet hier zum Beispiel die tägliche Eingangsrechnungsverarbeitung. Doch können moderne Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) nicht nur das Invoice Management digitalisieren, sondern bei der Automatisierung des gesamten Bestellprozesses unterstützen und somit den Nutzen für das Unternehmen maximieren. Eine wichtige Voraussetzung hierfür: ECM und ERP müssen gut verzahnt sein.

Automatisierter Beschaffungsprozess: Purchase-to-Pay als Baustein der Digitalisierungsstrategie

Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln oder bereits umzusetzen. Externe Treiber wie der zunehmende Fachkräftemangel und die DGSVO haben zuletzt dazu beigetragen, dass die digitale Transformation inzwischen ganz oben auf der Agenda der Chefetagen steht. Doch wo fängt man an? Klar ist: Die Digitalisierung gelingt nicht auf Knopfruck, sondern sollte schrittweise erfolgen. Das A und O ist die Auswahl einer technologischen Basis, die Revisionssicherheit und Stabilität gewährleistet, die skalierbar und erweiterbar ist und die durch eine einfache Handhabung bei den Anwendern Akzeptanz findet. Daher ist Weitsicht gefragt, denn: Den größten Nutzen aus der Transformation ziehen die Unternehmen, denen es gelingt, nicht nur Einzelaufgaben isoliert zu betrachten und diese zu digitalisieren, sondern das Zusammenwirken verschiedener Prozesse bei der strategischen Planung bereits vorausschauend zu berücksichtigen.

Besonders veranschaulichen lässt sich dies am Beispiel des Beschaffungsprozesses und dessen Zusammenspiel mit der Eingangsrechnungsverarbeitung. Firmen, in denen das Invoice Management noch papiergetrieben und manuell erfolgt, leiden unter langen Durchlaufzeiten und einer hohen Fehlerquote. Dies kann schnell ins Geld gehen, nicht nur wegen der hohen Personalressourcen, die ein solches Verfahren bindet. Hinzu kommen die Konsequenzen, die die Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben wie etwa UstG, HGB oder GoBD nach sich ziehen kann. Da die genannten Richtlinien und Gesetze in ihrer Umsetzung komplex sind, stellen sie Unternehmen vor umfangreiche administrative und operative Herausforderungen. Diesen manuell zu begegnen, wirkt da aus unternehmerischer Sicht nicht nur antiquiert, sondern regelrecht fahrlässig.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung erweist sich deshalb für immer mehr Unternehmen als sinnvoller Einstieg in die digitale Transformation, denn hier lässt sich leicht eine große Zeitersparnis und somit ein schneller Return-on-Invest (ROI) realisieren. Doch sollten die Verantwortlichen bereits bei der strategischen Konzeption und der Auswahl einer digitalen Lösung den gesamten Beschaffungsprozess im Blick haben. Schließlich zielt das sogenannte Purchase-to-Pay-Konzept auf die größtmögliche Prozessautomatisierung bei der Beschaffung ab – bis hin zur vollständigen Dunkelverarbeitung. So lässt sich das Potenzial, das in der Automatisierung von Geschäftsprozessen steckt, bestmöglich ausschöpfen.

Purchase-to-Pay: Automatisierung at its best

Purchase-to-Pay meint digitale Prozesse von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsverarbeitung und Auslösung der Bezahlung. Viele Vorgänge, bei denen Daten automatisiert übergeben werden können, sind hierbei integriert und werden durch eine Softwarelösung verzahnt. Durch die Verlagerung manueller Prüf- und Freigabeschritte an den Anfang des Prozesses oder deren vollständige Automatisierung kann zusätzlich Zeit gespart werden.

Ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile: Neben Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen ermöglicht der digitale Workflow eine verbesserte Übersicht über den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion – von der Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung. Durch die Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Routineaufgaben können zudem die Arbeitszufriedenheit gesteigert und die Fehlerquote gesenkt werden.

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