Redaktionsbeitrag

Automatisierter Beschaffungsprozess: Purchase-to-Pay als Baustein der Digitalisierungsstrategie

Veröffentlicht am 08.02.2021

Wiederkehrende Unternehmensprozesse durch digitale Lösungen zu automatisieren, bietet für Unternehmen große Optimierungspotenziale. Einen schnellen ROI bietet hier zum Beispiel die tägliche Eingangsrechnungsverarbeitung. Doch können moderne Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) nicht nur das Invoice Management digitalisieren, sondern bei der Automatisierung des gesamten Bestellprozesses unterstützen und somit den Nutzen für das Unternehmen maximieren. Eine wichtige Voraussetzung hierfür: ECM und ERP müssen gut verzahnt sein.

Automatisierter Beschaffungsprozess: Purchase-to-Pay als Baustein der Digitalisierungsstrategie

Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln oder bereits umzusetzen. Externe Treiber wie der zunehmende Fachkräftemangel und die DGSVO haben zuletzt dazu beigetragen, dass die digitale Transformation inzwischen ganz oben auf der Agenda der Chefetagen steht. Doch wo fängt man an? Klar ist: Die Digitalisierung gelingt nicht auf Knopfruck, sondern sollte schrittweise erfolgen. Das A und O ist die Auswahl einer technologischen Basis, die Revisionssicherheit und Stabilität gewährleistet, die skalierbar und erweiterbar ist und die durch eine einfache Handhabung bei den Anwendern Akzeptanz findet. Daher ist Weitsicht gefragt, denn: Den größten Nutzen aus der Transformation ziehen die Unternehmen, denen es gelingt, nicht nur Einzelaufgaben isoliert zu betrachten und diese zu digitalisieren, sondern das Zusammenwirken verschiedener Prozesse bei der strategischen Planung bereits vorausschauend zu berücksichtigen.

Besonders veranschaulichen lässt sich dies am Beispiel des Beschaffungsprozesses und dessen Zusammenspiel mit der Eingangsrechnungsverarbeitung. Firmen, in denen das Invoice Management noch papiergetrieben und manuell erfolgt, leiden unter langen Durchlaufzeiten und einer hohen Fehlerquote. Dies kann schnell ins Geld gehen, nicht nur wegen der hohen Personalressourcen, die ein solches Verfahren bindet. Hinzu kommen die Konsequenzen, die die Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben wie etwa UstG, HGB oder GoBD nach sich ziehen kann. Da die genannten Richtlinien und Gesetze in ihrer Umsetzung komplex sind, stellen sie Unternehmen vor umfangreiche administrative und operative Herausforderungen. Diesen manuell zu begegnen, wirkt da aus unternehmerischer Sicht nicht nur antiquiert, sondern regelrecht fahrlässig.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung erweist sich deshalb für immer mehr Unternehmen als sinnvoller Einstieg in die digitale Transformation, denn hier lässt sich leicht eine große Zeitersparnis und somit ein schneller Return-on-Invest (ROI) realisieren. Doch sollten die Verantwortlichen bereits bei der strategischen Konzeption und der Auswahl einer digitalen Lösung den gesamten Beschaffungsprozess im Blick haben. Schließlich zielt das sogenannte Purchase-to-Pay-Konzept auf die größtmögliche Prozessautomatisierung bei der Beschaffung ab – bis hin zur vollständigen Dunkelverarbeitung. So lässt sich das Potenzial, das in der Automatisierung von Geschäftsprozessen steckt, bestmöglich ausschöpfen.

Purchase-to-Pay: Automatisierung at its best

Purchase-to-Pay meint digitale Prozesse von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsverarbeitung und Auslösung der Bezahlung. Viele Vorgänge, bei denen Daten automatisiert übergeben werden können, sind hierbei integriert und werden durch eine Softwarelösung verzahnt. Durch die Verlagerung manueller Prüf- und Freigabeschritte an den Anfang des Prozesses oder deren vollständige Automatisierung kann zusätzlich Zeit gespart werden.

Ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile: Neben Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen ermöglicht der digitale Workflow eine verbesserte Übersicht über den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion – von der Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung. Durch die Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Routineaufgaben können zudem die Arbeitszufriedenheit gesteigert und die Fehlerquote gesenkt werden.

Zusammenspiel von ECM und ERP bietet Mehrwerte

Wichtig ist hierbei die Verknüpfung der eingesetzten ECM-Lösung mit dem ERP-System. Unternehmen sollten also bei der Auswahl der zugrundeliegenden Software auf eine hohe Konnektivität der Systeme achten. Während im ERP-System Buchungsdaten, Berechtigungen oder Reports vorgehalten werden, bietet die ECM-Lösung eine zentrale und strukturierte Dokumentenablage, idealerweise in elektronischen Akten, auf die alle am Prozess Beteiligten bei Bedarf Zugriff haben. So werden Informationsinseln aufgelöst, die entstehen, falls ein Unternehmen Purchase-to-Pay lediglich auf ERP-Basis abbildet und dabei womöglich in separaten Abteilungen unterschiedliche ERP-Module ohne gemeinsamen Dokumentenbereich genutzt werden.

Die Vorteile einer Verknüpfung von ECM und ERP auf einen Blick:

  • Zentrale und strukturierte Dokumentenablage (recherchierbar)
  • Auflösung von Informationsinseln
  • Unterstützung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
  • Geringere ERP-Lizenzkosten
  • Entlastung des ERP vom Dokumentenmanagement
  • Geringerer Customizing-Aufwand

Die Unterstützung von Workflows kann sehr einfach mit dem ECM realisiert werden. Die Anbindung von Drittsystemen wie etwa Bestellkatalogen können je nach Leistungsumfang entweder vom ECM oder vom ERP übernommen werden.

Praxisbeispiel: Beschaffung von C-Artikeln

Im Beschaffungswesen werden in der Regel sogenannte A-, B- und C-Artikel unterschieden. Bezogen auf ein Unternehmen, in dem viel Büroarbeit anfällt, sind das beispielsweise folgende Güter:

  • A-Artikel: Hierbei handelt es sich um größere Investitionsgüter, etwa Multifunktionsdrucker oder neue Präsentationstechnik (z. B. Beamer) für Konferenzräume.
  • B-Artikel: Im mittleren Kostensegment fallen im Büroalltag klassischerweise Artikel wie Desktop-Telefone, Laminiergeräte oder Whiteboards an.
  • C-Artikel: Hierunter fallen alltägliche Verbrauchsgüter wie zum Beispiel Werbeartikel, Schreibblöcke oder Druckpapier.

Ein Purchase-to-Pay-Prozess am Beispiel eines mittelständischen Unternehmens, das die Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung bei häufig nachbestellten C-Artikeln automatisiert, könnte so aussehen:

  1. Mitarbeiter tätigen Bestellungen von alltäglich benötigten Büromaterialen wie Druckerpapier oder Tonerkartuschen direkt online über OCI-Kataloganbindungen bei autorisierten Lieferanten. Daraufhin wird die Bestellung automatisiert im ERP-System hinterlegt. Das Dokument wird automatisch in einer definierten Bestellakte im ECM abgelegt.
  2. Sofern die Bestellung einen festgelegten Höchstbetrag nicht überschreitet, geht sie ohne weitere Prüfung durch die Einkaufsabteilung raus an den Lieferanten. Die Mail mit der Bestellung wird als Nachweis mit in der Bestellakte abgelegt.
  3. Trifft die Lieferung ein, kann der Mitarbeiter dies einfach per Mausklick im System bestätigen und die Korrektheit und Vollständigkeit der Lieferung vermerken. Der dazugehörige Lieferschein kann direkt in der automatisch gebildeten Bestellakte abgelegt werden.
  4. Die folgende Rechnung wird automatisiert ausgelesen, im Idealfall direkt der betreffenden Bestellung in der Bestellakte zugeordnet. Die Bestellakte ist nun komplett.
  5. Abschließend wird – im Idealfall ebenfalls automatisiert – die Zahlung ausgelöst, sofern Rechnungsbetrag und Wareneingang zur Bestellung passen. Die Information, dass die Zahlung ausgeführt wurde, wird direkt zu den Rechnungsdaten im ECM hinzugefügt und protokolliert.

Die Vorteile, die ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess im Unternehmen entfaltet, sind vielfältig und variieren je nach Abteilung.

Mitarbeiterrolle und deren Vorteile:

Einkauf

Höhere Effizienz der Beschaffungsabteilung, zeitliche Entlastung, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, strukturierter Prozess.

Finanzbuchhaltung

Höhere Effizienz, zeitliche Entlastung, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Controlling

Erhöhte Transparenz.

Management

ROI, Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen, Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit.

Für alle Mitarbeiter

Schnelleres Auffinden von Informationen dank strukturierter Ablage und Verknüpfung mit ERP.

Fazit

Für immer mehr Unternehmen ist es eine Frage der Zukunftssicherheit, die eigenen Verwaltungskosten zu reduzieren. Viele ehemals manuelle Arbeitsschritte lassen sich auf Basis von digitalen Lösungen automatisieren, vor allem dann, wenn es sich um weitgehend standardisierte Prozesse handelt. Die Einführung eines digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses bietet einen großen Hebel, den Unternehmen ansetzen können, um ihre Prozesskosten nachhaltig zu reduzieren und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.