Aller Anfang ist schwer: Wie Unternehmen ihr Finanzprozess-Optimierungstool finden

Die Digitalisierung macht vor keiner Branche, keinem Unternehmen und keiner Abteilung halt. Darum stehen auch Finanzabteilungen vor der Herausforderung, Finanz- und Geschäftsprozesse digital zu optimieren.

Aller Anfang ist schwer: Wie Unternehmen ihr Finanzprozess-Optimierungstool finden

Es geht dabei nicht nur um Kostenersparnisse, sondern vor allem darum, abteilungsübergreifend mehr Transparenz zu schaffen. Zudem ist der Wunsch groß, die Bearbeitungszyklen, etwa von Rechnungen oder Ausgleichsbuchungen, deutlich zu reduzieren und damit auch die Belegschaft zu entlasten. Es ist immer eine gute Idee, repetitive Aufgaben zu automatisieren oder zu standardisieren. Eine Standard-ERP-Lösung wie SAP lässt es problemlos zu, sämtliche Finanzprozesse abzubilden. Die Optimierung einzelner Finanzprozesse ist jedoch aufgrund ihrer Komplexität nur mit hohem Aufwand möglich. Die Prozessoptimierung deswegen nicht in Angriff zu nehmen, wäre allerdings der falsche Weg. Denn dadurch können sich die sogenannten dunklen Geschäftsprozesse weiter etablieren. Mit einem geeigneten SAP Add-on lässt sich diesen Herausforderungen begegnen. Doch was ist bei der Auswahl eines solchen Tools zur Optimierung von Finanzprozessen zu beachten? Antworten liefert die folgende Checkliste von Kofax.

1. Intuitive Bedienung

Zumeist völlig unbeabsichtigt, sind sie nichtsdestotrotz in vielen Unternehmen ein alltäglicher Begleiter: dunkle Geschäftsprozesse. Das bedeutet, dass Mitarbeiter relevante Prozess-Schritte an der zentralen IT vorbei etabliert haben – und nicht jeden ihrer Arbeitsschritte im IT-System dokumentieren. Das birgt eine große Gefahr. Denn entstehen Fehler, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Entscheidung getroffen hat. Im Schadensfall lässt sich also niemand zur Rechenschaft ziehen. Diesen Umstand zu ignorieren, ist alles andere als zielführend. Um dunkle Prozesse zu vermeiden und gleichzeitig mehr Transparenz zu schaffen, müssen Unternehmen die Arbeit für ihre Mitarbeiter möglichst vereinfachen und ihnen eine Lösung an die Hand geben, die solche Abläufe überflüssig macht. Wenn das Tool intuitiv bedienbar und wenn der Umgang mit ihm leicht zu erlernen ist, werden Mitarbeiter schnell dessen Vorzüge zu schätzen wissen. Ein Tool im gewohnten SAP Look-and-Feel ist hierfür besonders geeignet. Die Einstiegshürden sind niedriger, und Mitarbeiter sind viel eher dazu bereit, auf intransparente Arbeitsprozesse zu verzichten. Der Effekt: Die Verbreitung dunkler Geschäftsprozesse wird deutlich reduziert.

weiter zu: 2. Zugriff für alle Mitarbeiter

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