Finanz- und Personalbereich laufen in den meisten Unternehmen immer noch getrennt voneinander. Unternehmen speichern und verarbeiten Daten in ihren jeweiligen Fach-Silos, meist auch noch mittels mehrerer Programme pro Bereich. Dabei lassen sich viele Prozesse, darunter Zeiterfassung, Spesen, Gehaltsabrechnungen, gar nicht eindeutig nur dem Finanz– oder nur dem HR-Bereich zuordnen, sondern sie gehören vielmehr beiden Disziplinen an.
Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen
Workday, nennt acht gute Gründe, die beiden Bereiche enger zu verzahnen und HR- und Finanzdaten in ein einziges System zu überführen.
1. Skaleneffekte nutzen
Laufen Finanz- und HR-Abteilung einfach nebeneinander her, nutzt häufig jede von ihnen individuelle Anwendungen. Das ist nicht nur per se teurer – unterschiedliche Software-Lizenzen kosten in Summe meist mehr als zusätzliche Nutzer – sondern führt auch dazu, dass jede Anwendung ihre eigenen Prozesse, Sicherheitsupdates und Schnittstellen braucht. Die Folge ist nicht nur ein Flickenteppich verschiedener Anwendungen, sondern auch Redundanz – etwa bei den vorhandenen Datensätzen, aber auch bei Dingen, die erst auf den zweiten und dritten Blick sichtbar werden, Trainings etwa. Sprich: Je mehr Nutzer im Unternehmen abteilungsübergreifend eine technologische Infrastruktur nutzen, desto effizienter kann agiert und skaliert werden. Das gilt ganz besonders dann, wenn Cloud-Plattformen eingesetzt werden.
2. Nutzer im Fokus
Gibt es nur ein System für HR- und Finanzabläufe, dann steigen automatisch auch seine Nutzerzahlen im Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist eine gute User Experience, die wiederum eng mit Effizienz und auch Akzeptanz der eingesetzten Lösungen verbunden ist. Ein Beispiel: Muss sich ein Mitarbeiter nur einmal einloggen, um sein Time Sheet auszufüllen, die Reisekostenabrechnung zu machen, eine Fortbildung zu beantragen und eine Rechnung freizugeben, dann ist das für ihn viel einfacher, als wenn er dies in vier unterschiedlichen Systemen tun muss – die zudem noch unterschiedliche Nutzeroberflächen haben. Ein einziges System lässt sich auch in Bezug auf den Usability-Aspekt sehr viel leichter an veränderte Rahmenbedingungen, wie an neue betriebliche Abläufe, anpassen.
3. Rechenschaftspflichten und Verantwortlichkeiten
Obwohl Budgets in der Regel einer Abteilung zugeteilt werden, ist es letztlich immer noch eine individuelle Person, die über eine bestimmte Anschaffung oder Ausgabe entscheidet – wer das ist und warum die Entscheidung getroffen wird, lässt sich allerdings nicht immer leicht nachvollziehen, wenn HR- und Finanzabteilung unterschiedliche Anwendungen nutzen. Doch gerade indem Informationen über eine Ausgabe mit der Rolle des verantwortlichen Mitarbeiters verknüpft werden, lässt sich Budgetverwendung leichter kontextualisieren und damit auch besser regulieren. Denn: Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet, hat das Management einen besseren Überblick – und könnte entsprechend neue Konzepte ausarbeiten, um Kosten einzusparen.
4. Kontinuierliche Transparenz
Nur wenn Aufgaben, Befugnisse und Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters in einer Lösung verfügbar und abgebildet sind, lassen sich auch wirkungsvolle und vor allem transparente Kontrollmechanismen durchsetzen. Und genau diese Transparenz darf nicht verloren gehen, wenn Mitarbeiter intern ihre Position oder die Abteilung wechseln: Ein System, das Finanzdaten und zugeordnete Befugnisse miteinander verknüpft, bietet auch hierbei einen kontinuierlichen Überblick– zum Beispiel darüber, wer Zahlungen freigeben kann.
5. Menschen in den Unternehmen
Den größten Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens haben die Mitarbeiter. So wirkt sich der Kontakt mit dem Support direkt auf die Zufriedenheit eines Kunden aus, Marketing-Kampagnen auf den Vertriebserfolg und so weiter. Kombinierte HR-/Finance-Systeme helfen, den Erfolgsrezepten der Mitarbeiter auf die Spur zu kommen und diese im Idealfall zu replizieren oder Korrelationen aufzudecken. Sie bringen zum Beispiel ans Licht, ob ein wichtiger Kunde ein langwieriges Problem hat, der von einem noch sehr unerfahrenen Servicemitarbeiter betreut wird.
6. Projekte – und Fähigkeiten als Basis
Unternehmen, die auf Dienstleistungen spezialisiert sind, haben nur wenig Nutzen von einem auf physische Produkte ausgerichteten klassischen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Sie arbeiten meist projektbezogen und müssen dafür geeignete Mitarbeiter, beziehungsweise deren Ressourcen „verwalten“. Dafür ist es notwendig, verschiedenste Informationen von unterschiedlichen Abteilungen einzusehen: verfügbare Arbeitszeit, benötigte und freie Ressourcen, Budgets für neue Mitarbeiter sowie die Fähigkeiten und Kenntnisse der verfügbaren Leute sind nur einige davon.
7. Upskilling und Überblick
Ein zentraler Überblick über Fertigkeiten darf nicht statisch sein. Das lebenslange Lernen ist Realität und Unternehmen steuern dieses in strategischen Upskilling-Initiativen. Auch hier lohnt die Verknüpfung der HR- und Finanzdaten: Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt bei Kunden, für welche bezahlen sie heute besser als gestern? Lassen sich die Trainingsbudgets in Richtung prognostizierter Wachstumsfelder umschichten?
8. Erfolg eines Unternehmens
In den meisten Fällen hat die Beurteilung der Angestellten in einem Unternehmen eine starke subjektive Komponente. Die Analyse von Ergebnissen oder Prozessen hingegen ist zahlenbasiert und objektiv. Je besser beides miteinander verknüpft wird, desto vollständiger ist das Bild darüber, welche Mitarbeiter an welchen Prozessen und Ergebnissen beteiligt sind. Und je besser Verantwortliche vor allem die Unternehmensergebnisse und wie diese zustande kommen, verstehen, desto gezielter können sie am Erfolg ihres Unternehmens arbeiten.
