Pressemitteilung

Unterschiedliche „Amtssprachen“ bei e-Rechnungen in der EU

Veröffentlicht am 19.11.2020

XRechnung wird bald zum Standard für deutsche Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. Doch andere EU-Länder setzen auf andere e-Rechnungen in der EU.

Unterschiedliche „Amtssprachen“ bei e-Rechnungen in der EU: So klappt die Übermittlung in Deutschland

Die Uhr tickt. Denn ab 27. November 2020 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden nur noch in elektronischer Form einbringen (e-Rechnungen). Das dazu vorgeschriebene Format nennt sich XRechnung. Italienische Ämter akzeptieren jedoch nur FatturaPA, ungarische System NAV, österreichische ebInterface etc. In jedem Land gelten zudem andere Deadlines. Selbst deutsche Bundesländer und Kommunen haben dabei andere Fristen. Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL, erklärt wie man mit verschiedenen e-Rechnungen in der EU umgehen soll und welchen Übermittlungsweg er für deutsche Unternehmen empfiehlt.

Laut Billentis Marktstudie 2019 wurden im Vorjahr weltweit rund 550 Milliarden Rechnungen ausgestellt – davon 90 Prozent noch immer auf Papier. Der EU ist die Ressourcen-Verschwendung, Ineffizienz und Fehleranfälligkeit von Papierrechnungen seit Jahren ein Dorn im Auge. Mittels EU-Richtlinie 2014/55/EU wurden daher bereits 2014 die Weichen für elektronische Rechnungen gestellt. Betroffen von der Verpflichtung sind alle Unternehmen, die an Behörden fakturieren.

Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL, erklärt:

„Bei der Umsetzung in nationales Recht gibt es allerdings unterschiedliche Fristen und in nahezu jedem Land gibt es unterschiedliche Rechnungsstandards.“

Marlovits ist Spezialist für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und durch mehrere EDITEL-Niederlassungen im Ausland über das internationale Geschehen und e-Rechnungen in der EU bestens informiert.

Erfahrung mit e-Rechnung in anderen Ländern

In Österreich müssen alle Unternehmen, die an den Staat Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, bereits seit 2014 verpflichtend ihre Rechnungen im Format ebInterface elektronisch einbringen.

Der Experte erklärt:

„Wir übermitteln seit Jahren für zahlreiche Unternehmen Rechnungen über die Datendrehscheibe eXite an Behörden und übernehmen auf Wunsch auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Daten.“

Auch für deutsche Kunden, die an den deutschen Staat fakturieren, konvertiert EDITEL die Daten in das Format XRechnung und übermittelt sie über das internationale PEPPOL-Netzwerk an die zuständigen Behörden.

Marlovits erläutert:

„EDITEL kann dank langjährigen Erfahrungen mit e-Rechnungen an Behörden in Zentral- und Osteuropa gut mit der Situation in der EU umgehen. Die unterschiedlichen Standards in den Ländern und die unterschiedlichen Fristen zeigen aber, dass das Potenzial der e-Rechnung in einem gemeinsamen Europa nur mit entsprechendem Know-how voll ausgeschöpft werden kann.“

Unterschiede auch in Bundesländern und Kommunen

In Deutschland tritt die Verpflichtung zur e-Rechnung für Unternehmen, die an Bundesbehörden fakturieren, bereits am 27. November 2020 in Kraft. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 1.000 Euro. Eingereicht werden können die Belege aber auch schon jetzt in elektronischer Form, denn der Bund ist dafür längst gerüstet. Anders ist die Situation in den Bundesländern und Kommunen. Dort unterscheiden sich die Fristen und gesetzlichen Regelungen zum Teil erheblich. In manchen Bundesländern beispielsweise ist die e-Rechnung an Behörden ebenfalls Pflicht, in anderen wird es vorerst eine Kann-Bestimmung bleiben.

Viele unterschiedliche Standards von e-Rechnungen in der EU

  • Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD
  • Österreich: ebInterface
  • Italien: FatturaPA
  • Frankreich: Factur-X
  • Spanien: FACTURAe
  • Schweden: Svefaktura
  • Portugal: SaftPT
  • Schweiz: ZUGFeRCH
  • Ungarn: System NAV