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Schlagkräftig in der Kommunikation mit cobra CRM

cobra CRM sorgt für mehr Effizienz bei der allgäu mail GmbH

Schlagkräftig in der Kommunikation mit cobra CRM

Die allgäu mail GmbH, Spezialist für die Briefzustellung und Postlogistik, besteht seit 2003 als eine Tochterfirma der Allgäuer Zeitungsverlag GmbH und bedient etwa 220.000 Haushalte in der Region Allgäu. Als Komplettlösung für die Geschäftspost bietet das Unternehmen seinen Kunden ein umfangreiches und individuelles Dienstleistungspaket an. Von der Abholung hin zur Sortierung bis zur finalen Zustellung ist die allgäu mail stets zuverlässig, flexibel und preiswert. Um dies weiterhin einhalten zu können und den Anforderungen des wachsenden Kundenstamms gerecht zu werden, setzt das Unternehmen seit 2007 auf cobra CRM PLUS.

Analoge Kundenakten und Excel reichten nicht aus

Zu Beginn wurde der Vertrieb der allgäu mail mit analogen Kundenakten und Excel-Tabellen organisiert. Das war sehr zeitaufwändig, da die entsprechenden Kundenakten einzeln herausgesucht und nach der Bearbeitung wieder ordnungsgemäß abgelegt werden mussten. Mit wachsendem Kundenstamm wurde es immer schwieriger für die Mitarbeiter, den Überblick zu behalten.

Michael Lulei, Leiter der allgäu mail GmbH sagt:

„In diesem Zustand hätten auf Dauer auch die Kunden darunter gelitten. Für uns war dann schnell klar, dass eine andere Lösung gefunden werden musste. Nach langer Recherche und vielen Vergleichen haben wir uns dann für cobra CRM PLUS entschieden. Wir sind sehr froh, cobra gefunden zu haben und setzen das Produkt nun seit 2007 ein.“

Mit der Unterstützung des cobra Teams konnten bereits vorhandene Datensätze aus Excel in cobra übertragen werden. Somit mussten die Daten nicht einzeln in das CRM System eingepflegt werden.

Michael Lulei weiter:

„Besonders schätzen wir, dass wir die Masken in cobra selber verändern und unseren individuellen Bedürfnissen anpassen können. Das spart Zeit und Geld, da wir hierfür keine Supportleistung benötigen.“

Durch die Einführung von cobra CRM konnte die allgäu mail ihre analogen Kundenakten sowie die Excel-Listen auflösen und mit dem professionellen Kundenbeziehungsmanagement beginnen.

Effiziente Kommunikation und Dokumentation

Mit cobra werden alle Gespräche mit Kunden und Interessenten in der Kontakthistorie hinterlegt, wodurch die internen Arbeitsprozesse transparenter gestaltet werden. Ist ein Mitarbeiter im Außendienst in einem Gespräch, sind die anderen Kollegen trotzdem bestens darüber informiert, wie es aktuell um den Interessenten bzw. Kunden steht: Ist gerade Neugeschäft in der Anbahnung? War der Kunde zuletzt unzufrieden? Was wurde bereits mit ihm besprochen? All das können die Mitarbeiter dank der zentralen Datenbank und der lückenlosen Dokumentation auf Knopfdruck erfahren und somit individuell auf die Wünsche der jeweiligen Person eingehen.

Michael Lulei lobt die Effizienzsteigerung:

„Mit cobra sind wir leistungsstärker geworden! Davor konnten wir täglich nur ein paar Kunden anrufen, da die Vor- und Nachbereitung viel Zeit in Anspruch genommen hat. Wir haben die Mitarbeiterzahl gleich gelassen, konnten durch den Einsatz des CRM Systems aber unsere Schlagkraft in der Kommunikation deutlich erhöhen.“

Besonders beliebt ist bei den Mitarbeitern die Telefonanbindung. Ruft bspw. ein Kunde an, öffnet sich automatisch der dazugehörige Datensatz. Die Mitarbeiter sind bestens informiert, können den Kunden mit dem Namen ansprechen und müssen nicht nach der Kundennummer fragen. Das kommt auch beim Kunden super an!

Im größten Umfang wird cobra CRM im Vertrieb genutzt. Aber nachdem sich schnell die Vorteile einer professionellen CRM Lösung herauskristallisiert haben, wurde cobra CRM PLUS auch in der Personalverwaltung (z. B. für die Erstellung von Arbeitsverträgen) und im Qualitätsmanagement eingeführt.

Arbeitsschritte immer im Blick mit dem Kampagnenmanagement

Das cobra Kampagnenmanagement wird bei der allgäu mail vor allem im Verkauf eingesetzt, um die Neukundengewinnung voranzutreiben. Das Besondere am Kampagnenmanagement ist, dass der Umgang damit schnell erlernt werden kann und dass sich einzelne Kampagnen sehr leicht erstellen, ergänzen und verändern lassen. Wird ein Interessent z. B. telefonisch nicht erreicht landet dieser Datensatz auf dem Arbeitsschritt „nicht erreicht“, welcher den Mitarbeiter nach zwei Tagen automatisch daran erinnert, erneut anzurufen. Ergibt das Telefongespräch, dass kein Interesse besteht, da in dem jeweiligen Unternehmen zu wenig Post oder sogar nur elektronische Post versendet wird, kann das ebenfalls im entsprechenden Workflow-Schritt erfasst werden. Gleichzeitig wird vom System ein automatischer Kontaktvermerk „Kein Interesse, da nur elektronischer Postversand“ hinterlegt. Ist ein Telefongespräch erfolgreich verlaufen, gelangt der Interessenten auf den Schritt „Infomappe versenden“.

Der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch die Erinnerung, dass die Mappe an den jeweiligen Interessenten versendet werden soll. Wird der Interessent zum Kunden, wird der Datensatz automatisch umgeschrieben und die Vertragsunterlagen können kinderleicht erstellt werden. Das Kampagnenmanagement bietet hier eine professionelle Begleitung der Aktivitäten und das gibt den Mitarbeitern wiederum in Form eines Leitfadens eine gewisse Sicherheit, damit kein wichtiger Arbeitsschritt vergessen wird.

Datenschutzkonform mit cobra

Als Briefdienstleister ist es enorm wichtig, dass der Post- und Datenschutz für die Kunden, Interessenten, Partner und natürlich auch die Mitarbeiter gewährleistet wird. Das hat bei der allgäu mail oberste Priorität. Mit der Benutzer- und Rechteverwaltung bietet cobra CRM umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für einzelne Abteilungen oder sogar einzelne Mitarbeiter. So muss ein Mitarbeiter nicht zwingend einen Einblick in die Personaldaten haben, genauso wie die Personalabteilung nicht zwingend auf die Kundendatenbank zugreifen muss.

Michael Lulei:

„Wir achten konsequent darauf, dass wir das stark reglementieren und somit ein Datenleck verhindern. Mit cobra haben wir eine zuverlässige Software-Lösung gefunden, mit der die Daten sicher in unserem Hause bleiben!“

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So kann Sie ein CRM-System erfolgreicher machen:

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beziehungen zu Kunden systematisch zu verwalten. Es erfasst, speichert und analysiert alle kundenbezogenen Informationen, wie Kontaktangaben, Kaufhistorien, Interaktionen und Präferenzen. CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Verkaufsprozesse, Marketingkampagnen und Kundenservice effizienter zu gestalten, indem sie Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden bieten. Ziel ist es, durch bessere Kommunikation und personalisierte Angebote die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Moderne CRM-Systeme integrieren oft Künstliche Intelligenz, um Daten auszuwerten und individuelle Empfehlungen zu generieren.

Wie kann ein CRM-System Sie digital erfolgreicher machen?

Ein CRM-System macht Unternehmen digital erfolgreicher, indem es Kundendaten zentralisiert und personalisierte Interaktionen ermöglicht. Es verbessert die Kundenzufriedenheit durch gezielte Kommunikation und maßgeschneiderte Angebote. Vertriebs- und Marketingprozesse werden optimiert, da CRM-Systeme den Kundenlebenszyklus analysieren und so gezieltere Kampagnen und effizientere Vertriebsstrategien ermöglichen. Automatisierungen von Aufgaben wie Follow-ups oder E-Mail-Marketing sparen Zeit und steigern die Produktivität. Darüber hinaus helfen CRM-Daten, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, was die Geschäftsstrategie verbessert. Insgesamt stärkt ein CRM-System die Kundenbindung, erhöht die Effizienz und treibt das digitale Wachstum des Unternehmens voran.

Wichtige Schlagworte im Kontext von CRM-Systeme:

Kundenbindung (Customer Retention)

Kundenbindung beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, bestehende Kunden langfristig zu halten. CRM-Systeme unterstützen dies, indem sie personalisierte Kommunikation ermöglichen und relevante Angebote bereitstellen, die auf individuellen Kundenbedürfnissen basieren. Dadurch wird die Loyalität gestärkt und Abwanderungen verringert.

Automatisierung

CRM-Systeme automatisieren repetitive Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Follow-ups oder Lead-Management. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Unternehmen, effizienter und produktiver zu arbeiten, während sie gleichzeitig konsistente Kundeninteraktionen aufrechterhalten.

Datenanalyse

CRM-Systeme erfassen und analysieren große Mengen an Kundendaten. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen Unternehmen, das Verhalten, die Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden besser zu verstehen und fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Verkaufsprozesse und Marketingstrategien verbessern.

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CRM-System

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen hilft, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Es sammelt und organisiert alle Informationen zu Kunden und Interaktionen an einem zentralen Ort, was eine bessere Kundenkommunikation und -betreuung ermöglicht. CRM-Systeme unterstützen Vertrieb, Marketing und Kundenservice, indem sie Verkaufsprozesse optimieren, Marketingkampagnen automatisieren und Support-Anfragen verwalten. Zudem bieten sie Analysewerkzeuge, um Kundenverhalten und Geschäftsergebnisse zu verstehen. Ziel eines CRM-Systems ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Kundenbindung zu stärken und letztlich den Umsatz zu maximieren.

Excel

Excel ist ein weitverbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft, das zur Datenanalyse, Berichterstellung und Finanzverwaltung eingesetzt wird. Unternehmen nutzen Excel zur Verarbeitung großer Datenmengen, Erstellung von Diagrammen und Automatisierung von Aufgaben durch Makros und Formeln. Es ermöglicht Nutzern, Daten zu organisieren und komplexe Berechnungen durchzuführen. Excel dient oft als Ergänzung zu umfassenderen ERP-Systemen und bietet Flexibilität für individuelle Analysen und kurzfristige Projekte. Dank seiner Benutzerfreundlichkeit und vielseitigen Funktionen ist es in nahezu allen Branchen ein unverzichtbares Werkzeug für das Reporting und die Entscheidungsunterstützung. Excel ist auch integrativ und kann mit anderen Softwarelösungen verknüpft werden.

 
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