Um die Herausforderungen der heutigen Zeit zu meistern, setzten viele Konzerne auf Unternehmenssoftware – mit großem Erfolg: Die Liste ihrer Vorteile wächst stetig, dennoch sollte man sich auch der Schwächen mancher Systeme bewusst sein.
Mit Software zum Erfolg – Unternehmenssysteme im digitalen Zeitalter
Immer häufiger fällt im Zusammenhang mit dem Thema Unternehmensorganisation der Begriff VUKA-Welt – dieses Akronym steht für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität und beschreibt die sich stetig verändernde Welt in Zeiten der Digitalisierung.
Steigende Konnektivität, die damit einhergehende internationale Verflechtung und der veränderte Umgang mit Informationstechnologien sorgen für wachsende Komplexität in allen Bereichen. Auch Unternehmen sind hiervon betroffen. Im besten Fall passen sie sich den neuen Gegebenheiten an und profitieren letztlich davon. Einen essenziellen Bestandteil des Wandels stellen innovative Lösungen für Unternehmenssoftware dar. Moderne Systeme erleichtern viele Prozesse im Arbeitsalltag und helfen Führungskräften, sich möglichst schnell an die neuen Anforderungen anzupassen. Durch die abteilungsübergreifende Vernetzung sparen Mitarbeiter zudem Zeit, die sie an anderer Stelle einsetzen können. Für Firmen ist es demnach sinnvoll, sich mit dem Thema Unternehmenssoftware auseinanderzusetzen und herauszufinden, welche wichtigen Punkte eine solche Software für sie erfüllen muss.
Schneller für den Kunden
Mit der steigenden Konnektivität geht eine hohe Erwartungshaltung der Kunden einher. Für Fragen und Aufträge bleibt nicht mehr viel Zeit, die sofortige Bearbeitung wird vorausgesetzt. Eine moderne Unternehmenssoftware hilft durch Verwertung eingegebener (Kunden-)Daten dies zu gewährleisten. Im Fokus steht jedoch eine einfache Handhabung, die auch die sogenannte User Experience ausmacht. So fallen nicht nur lange Erklärungen weg, auch die Fehlerquote minimiert sich durch geringen Interpretationsspielraum. Die Arbeitnehmer müssen allerdings den Vorgang des In- und Outputs der Daten verstehen. Ist dies nicht der Fall, tragen sie Datensätze oft unsauber – das heißt falsch oder unvollständig – ein, doch nur wenn die Qualität der Daten stimmt, hilft eine Unternehmenssoftware auch im Alltag.
Keine Zeit für Blödeleien
Es geht mehr denn je darum, möglichst schnell und effizient zu arbeiten, um sich nicht von der Konkurrenz abhängen zu lassen oder den Kundenstamm zu verlieren. Für Arbeitskräfte ist es deshalb wichtig, sich auf Kernaufgaben zu konzentrieren und die eigenen Stärken zu entfalten. Der Wert einer Arbeitskraft im digitalen Zeitalter liegt in der Kompetenz, seine Brainpower, sein Können, richtig einzusetzen und nicht unsinnige, repetitive Arbeit, sogenannte Monkeytasks, zu verrichten. Arbeiten wie stumpfe Dateneingabe sollten nicht zum täglichen Aufgabengebiet gehören. So kann sich der Mitarbeiter auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren, was sich letztlich auch positiv auf das Unternehmen auswirkt. Eine geeignete moderne Unternehmenssoftware bietet daher minimale Monkeytasks und maximalen Freiraum für die Brainpower. Schließlich dient die Software den Mitarbeitern, nicht umgekehrt.
Ständige Verfügbarkeit
Begriffe wie New Work und agile Unternehmensführung nehmen für Unternehmen heutzutage einen immer höheren Stellenwert ein. Der klassische Nine-to-five-Job mit festem Sitzplatz im Büro ist längst obsolet geworden. Moderne Arbeitsplätze zeichnen sich unter anderem durch eine flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort aus. Es gilt Inhalte dementsprechend zur Verfügung zu stellen und Mitarbeitern zu gewährleisten, dass die Unternehmenssoftware keinerlei Einschränkungen in der Verfügbarkeit unterliegt. Im Idealfall garantieren Firmen einen weltweiten Zugriff. Cloud-Computing bietet hier den perfekten Ansatz. Die firmeneigenen Daten lassen sich hochladen und mit einem eigenen Zugang greifen befugte Mitarbeiter auf diese zu – je nach Bedarf. In einer Zeit, in der Arbeitnehmer die Möglichkeit haben möchten, Privates und Berufliches besser zu vereinbaren, bietet dies die erforderliche Flexibilität. Wacht das Kind morgens mit Fieber auf, muss der Mitarbeiter nicht panisch eine Betreuung suchen, sondern kann von zu Hause aus arbeiten und sich um das kranke Kind kümmern. Entfaltet sich die Kreativität der Nachteulen erst zu später Stunde, haben diese die Möglichkeit, nachts zu arbeiten und morgens dafür länger zu schlafen. Der New-Work-Ansatz stellt das Ergebnis in den Vordergrund und nicht den Weg dorthin. Bei all den Vorteilen muss der Arbeitnehmer jedoch darauf achten, dass die Grenze zwischen Beruf und Privatleben nicht gänzlich verschwimmt. Es gilt Arbeitszeiten und Pausen einzuhalten.
Safety first
Sicherheit geht vor – auf eine Unternehmenssoftware bezogen steht sie sogar über allem. Bei der Speicherung und Verwertung sensibler Daten ist sicherzustellen, dass diese nicht an Dritte geraten oder verloren gehen. Gerade, wenn es um persönliche Daten geht, die Unternehmen beispielsweise mit Bewerbern austauschen, gilt große Vorsicht. Benutzt das Unternehmen eine Cloud, empfiehlt es sich, vorab zu klären, was für eine Art Cloud sich eignet. Eine Public Cloud, bei der die Daten des Unternehmens auf öffentlich zugänglichen Servern liegen, bietet zum einen günstige Preise und zum anderen schnelle Anpassungsmöglichkeiten an – zum Beispiel, wenn das Unternehmen kurzfristig mehr Speicherkapazität braucht. Public Clouds gelten jedoch als unsicher. Die Alternative dazu stellen private Clouds dar, bei denen die Verwaltung aller Dienste über private Netzwerke läuft. Das erfordert höhere Ausgaben und auch Anpassungen dauern hier in der Regel länger. Es gibt auch sogenannte Hybrid-Clouds, die die Vorteile beider Möglichkeiten verbinden – das heißt die Sicherheit der privaten Clouds und die Flexibilität der Public Clouds. Weniger sensible Daten liegen hierbei auf öffentlich zugänglichen Servern, während kritische Daten in der privaten Cloud gespeichert sind. Die stetig wachsende Fülle an Informationen, die heutzutage in Unternehmen hinterlegt ist, motiviert Hacker immer wieder aufs Neue dazu, an die Daten zu kommen. Mit dieser Bedrohung muss ein Unternehmen rechnen und dafür Sorge tragen, dass die Software über ausreichend Schutz verfügt.
Autor: Christian Rampelt, Gründer und Geschäftsführer von dfind.com
Über dfind.com:
dfind.com ist ein auf Headhunting spezialisiertes Unternehmen mit Fokus auf die Vermittlung von Führungskräften, High Potentials sowie Spezialisten im digitalen Bereich. Die GmbH wurde von Christian Rampelt gegründet und hat ihren Sitz in Düsseldorf. dfind.com übernimmt den gesamten Recruitingprozess von der Identifikation der potenziell passenden Kandidaten bis hin zu ihrer erfolgreichen Platzierung beim Kunden. Das gegenwärtig 20-köpfige Team setzt sich aus Beratern und führungserfahrenen Managern mit interdisziplinärem Hintergrund zusammen. Gebündelt verfügen sie über mehr als 160 Jahre Headhunting-Erfahrung im IT- und Digitalisierungsmarkt. Um die Thematik der Digitalisierung nicht nur marktseitig abzudecken, sondern auch die eigenen internen Prozesse entsprechend zu gestalten, gehören die Prinzipien des New-Work-Ansatzes und der Einsatz neuester, bislang im europäischen Recruitingmarkt einzigartiger Technologien zu den Grundpfeilern der Unternehmensphilosophie.
