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Digitales Archiv: Weg mit dem Papier, aber wie?

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Digitales Archiv: Weg mit dem Papier, aber wie?

Richtlinien-konform dank ECM-Software

Unternehmen und öffentliche Institutionen sollten für ein reibungsloses Dokumentenmanagement inklusive einer Compliance-konformen Archivierung auf passgenaue Software-Unterstützung setzen. Moderne Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) bieten hier vielseitige Möglichkeiten, nicht zuletzt die rechtskonforme und revisionssichere Archivierung ohne großen Mehraufwand zu bewerkstelligen.

Insbesondere im Kontext der vieldiskutierten DSGVO sind ECM-Systeme in der jüngeren Vergangenheit verstärkt in den Fokus vieler Unternehmen gerückt, da diese ein wertvolles Werkzeug bei der Umsetzung der neuen Verordnung sein können. Der Grund: Ein ECM-System versetzt das Unternehmen in die Lage, Dokumente und Daten bei der Ablage mit Lösch-, Sperr- und Aufbewahrungsfristen zu versehen.

Des Weiteren können Sichtbarkeitsregeln für einzelne Benutzer oder für festgelegte Rollen wie zum Beispiel Vertrieb oder Geschäftsführung definiert werden. Darüber lassen sich granulare Berechtigungskonzepte erstellen, die bei der Einhaltung von Datenschutzgrundlagen wie der Zweckbindung oder der Datenminimierung unterstützen. Kurzum: Ein ECM-System hilft dabei, grundlegende Anforderungen der DSGVO bei der Dokumentenverwaltung und -speicherung umzusetzen.

Der flächendeckenden Digitalisierung und Compliance-konformen Archivierung von Dokumenten und somit einem weiteren wesentlichen Schritt zum papierlosen Büro steht also nichts mehr im Wege – vorausgesetzt, Unternehmen und Behörden setzen auf die richtige ECM-Lösung.


Autor: Alexander Dörner, leitet den Geschäftsbereich E-Government bei der Ceyoniq Technology GmbH

Alexander Dörner leitet den Geschäftsbereich E-Government bei der Ceyoniq Technology GmbH. Er ist seit mehr als zehn Jahren IT-Compliance Specialist, berät Hersteller, Dienstleister und Anwender aus Industrie und Verwaltung in Signatur- und Digitalisierungsfragen. Dörner schreibt Fachkonzepte, ist Co-Autor der DIN 31647 und Mitglied im DIN, BITKOM und TeleTrust. Im Rahmen einer E-Akte-Einführung entwickelte er den ersten eIDAS-konformen Signaturprozess mit Langzeitspeicherung nach BSI TR-ESOR.

Über die Ceyoniq Technology GmbH:

Seit mehr als 25 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen aufgewertet und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Hinzu kommt ein umfassendes Consulting-Portfolio für Informationssicherheit, Datenschutz und Prozessberatung der Versorgungs- und Versicherungswirtschaft. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 150 Mitarbeiter.

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