Der entscheidende Tipp der Step Ahead AG zum Thema digitale Archivierung von Daten und Belegen

Michael Nohl von der Step Ahead gibt einen Tipp zum Thema digitale Archivierung von Daten und Belegen

Der entscheidende Tipp der Step Ahead AG zum Thema digitale Archivierung von Daten und Belegen

Was der Mittelstand heute am meisten braucht, sind vollständig digitalisierte Prozesse in allen Unternehmensbereichen. Unternehmen, deren Kommunikationswege noch zum (großen) Teil auf Papier basieren, stoßen früher oder später an ihre Grenzen. Wenn Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen nicht digital archiviert sind, verlangsamt das Prozesse wie z.B. die Auftrags-, Rechnungsabwicklung bzw. den Kundenservice erheblich. Eine digitale Archivierung muss her – aber bitte revisionssicher (!), denn die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten ist in Deutschland laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuches seit Anfang 2017 Pflicht. Wer gegen die Compliance-Vorgaben verstößt, muss mit rechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern rechnen.

Ein revisionssicheres Archiv muss folgende Punkte erfüllen:

  • Die Inhalte werden unverändert und fälschungssicher gespeichert
  • Die Inhalte sind durch Suchfunktion direkt auffindbar
  • Alle Aktionen im Archiv werden automatisch und nachvollziehbar protokolliert

Das Erfolgsrezept der Step Ahead AG

Als Komplett-Lösung empfiehlt die Step Ahead AG ein Dokumenten-Management-System (DMS) als Integration in die ERP/CRM-Software. Bei einer tiefen Integration – wie der Steps DocuWare Integration in die Steps Business Solution von Step Ahead – profitieren Unternehmen von verzahnten Prozessen. Das Digitalisierungsprojekt wird in Gänze angegangen, anstatt sich nur auf einzelne Prozesse oder Geschäftsbereiche zu beschränken.

Bei der Archivierung erfasst das DMS die auf unterschiedlichem Wege eingehenden Belege wie Scans, E-Mails oder manuell hinzugefügte Notizen durch intelligente Indexing-Module im Volltext, versieht diese automatisch mit Schlagworten und archiviert sie im Dokumentenpool. Auch die Archivierung von Belegen aus dem ERP-System im zentralen Dokumentenpool läuft vollautomatisch im Hintergrund ab. Durch die Steps DocuWare Integration greifen Mitarbeiter aus der ERP-Oberfläche auf alle DMS-Funktionen zu.

Fazit

Die umfassende Unternehmenslösung aus ERP/CRM/DMS nimmt den Unternehmen die Compliance-Sorgen ab und steigert darüber hinaus die Effizienz und Transparenz von Aufgaben und Abläufen in verschiedenen Unternehmensbereichen, bewirkt eine Verkürzung der Produktions- und Lieferzeiten und beschleunigt den Kundenservice. Dadurch entstehen ganz konkrete Kostenersparnisse, durch die sich die Investition in die Software meist in 8 bis 12 Monaten amortisiert. So kann beispielsweise ein kleineres Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern durch den Einsatz eines DMS rund 24.000 Euro einsparen.

Die digitalisierten Workflows sorgen dabei nicht nur für eine höhere Produktivität, sondern auch für zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.


Autor: Michael Nohl

Michael Nohl, Geschäftsführer der abaNET AG, Platinum Partner der DocuWare GmbH und Tochterunternehmen der Step Ahead AG
Michael Nohl, Step Ahead AG

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