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Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

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Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

Das Jahr 2021 war ein Wendepunkt für den Personalsektor und das Jahr, in dem die neu eingeführten Regeln und Verfahren im HR-Bereich nicht nur in die internen Prozesse der Organisationen einfließen, sondern ihnen auch einen Nutzen bringen mussten.

Viele Menschen haben einen grundlegenden Richtungswechsel darin erlebt, wo und wann gearbeitet wird und wie die Produktivität und Stimmung der Mitarbeiter gemessen wird. Die vergangenen zwei Jahre haben die Spielregeln zweifelsohne für immer verändert.

Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

Dieser Umbruch hat ebenfalls zu einer Beschleunigung bereits spürbarer Trends geführt. Weiterhin werden diese Trends wahrscheinlich auch die Einführung von Technologien und Ansätzen beschleunigen, die bis in jüngster Vergangenheit fast als Science-Fiction galten. Neue HR-Technologien werden heute entwickelt, um die Art und Weise zu verändern, wie Arbeitgeber Talente prüfen, einstellen, an Bord holen und verwalten.

Wie kann die digitale Transformation helfen?

Die digitale Transformation des Personalwesens wird für und um den Menschen herum entwickelt. Wie wir bereits mehrfach erwähnt haben, sind die Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Kein Roboter, keine künstliche Intelligenz oder Software kann den Menschen vollständig ersetzen, aber sie können helfen,

  • Prozesse zu automatisieren und Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit rechtzeitig zu beenden;
  • Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten und sie vor einem emotionalen Burn-out zu bewahren;
  • die schnelle elektronische Bearbeitung von Dokumenten (wenn ein Dokument von Papier in elektronische Form umgewandelt wird, verkürzt sich die durchschnittliche Zeit, die ein Mitarbeiter damit arbeitet, um ein Vielfaches).
  • mögliche Bußgelder für die Nichteinhaltung von Fristen zu vermeiden.

All dies ist dank zweier Lösungen möglich: elektronisches Dokumentenmanagement im Personalbereich und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich. Auf diese Weise verfügt die Personalabteilung über alle notwendigen Instrumente, um eine „digitale“ Disziplin zu erreichen. Der rechtliche Rahmen wird damit genehmigt; es werden Lösungen entwickelt und ein Ökosystem wird geschaffen.

Was sind HR-Prozesse, und warum sind sie notwendig?

Der Fluss der HR-Dokumente in mittleren und großen Unternehmen besteht aus Zehntausenden von Dateien unterschiedlichen Inhalts und unterschiedlicher Komplexität, die an die Mitarbeiter der HR-Abteilung weitergeleitet werden. PDFs komprimieren, um ihre Größe zu verringern, stellt in diesen Fällen eine hervorragende Lösung dar.

Anwerbung, Einstellung, Versetzung, Entlassung, Austritt, Bestätigung von Aufträgen, Dienstreisen, Genehmigung von Bewerbungen, Bewertung und Schulung – all diese Aktivitäten haben ihre eigenen Regeln und werden von der Erstellung neuer Dokumente begleitet.

Es liegt auf der Hand, dass alle Dokumente auf ihre eigene Art und Weise und zu einem bestimmten Zeitpunkt gelesen, unterzeichnet, genehmigt und gespeichert werden müssen. Das Risiko, gegen diese Vorschriften zu verstoßen, steigt mit Fernarbeit und hybriden Arbeitsformen.

Ein Mitarbeiter füllt etwa ein Dokument in 2 Stunden aus, einschließlich der Fahrt zum Büro (unabhängig vom Ort). Diese Zeit wird dem Arbeitstag der Fachkraft entzogen und wirkt sich negativ auf den Arbeitsprozess aus. Durch die Integration eines elektronischen HR-Dokumenten-Managementsystems und die Digitalisierung der HR-Prozesse kann diese Zeit auf Minuten reduziert werden.

Was ist der elektronische Datenaustausch (EDI)?

EDI ist ein Verfahren zur Verarbeitung von Personaldokumenten, bei dem diese online erstellt, verarbeitet, abgestimmt und unterzeichnet werden, ohne Papier oder persönliche Treffen mit den Mitarbeitern. HR-Prozesse umfassen ein breites Spektrum von Aufgaben, von der Suche und Auswahl von Bewerbern bis hin zur Verwaltung von Personalakten und der Entwicklung der Unternehmenskultur. Unter anderem: Einarbeitung und Anpassung, Schulung, Motivation und Bewertung.

Die Automatisierung aller Prozesse im Bereich der Humanressourcen ist ohne die Integration von EDI im Unternehmen nicht möglich. Das Dokumentenmanagement im Personalwesen ist der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung. Das Ziel der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich ist es, all diese zahlreichen Aktivitäten zu erleichtern, transparenter und effizienter zu machen.

Die Einführung von EDI in einem Unternehmen erspart den Personalverantwortlichen fünf Hauptschwierigkeiten:

  • Unterzeichnung und Überprüfung von Dokumenten in Unternehmen mit einer geografisch verteilten Struktur;
  • Zeit- und Finanzkosten für den Versand von Dokumenten;
  • Kontrolle der Prozesse zur Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten;
  • Strafen für die verspätete Prüfung von Dokumenten;
  • Verlust von Dokumenten (z. B. bei der Übermittlung zur langfristigen Aufbewahrung).

Die Integration von Personalprozessen in einem Unternehmen bietet Kontrolle, Transparenz und eliminiert das Risiko von Fehlern. Elektronische Dokumente ersetzen rechtlich gesehen Papierdokumente und können online digital unterzeichnet werden.

Der wirkungsvollste Ansatz zur Automatisierung des Personalwesens ist nach wie vor der Ökosystem-Ansatz, der den Übergang zu einem digitalen Arbeitsbereich mit nur einem Fenster vorsieht. Dies kann dank der Einführung von KEDO möglich sein.

Durch die Automatisierung der Personalverwaltungs-Prozesse in der Organisation wird Folgendes reduziert:

  • die übermäßige Arbeitsbelastung der Fachkräfte;
  • das Risiko von Datenverlusten und Datenlecks;
  • Risiken von Fehlern aufgrund menschlichen Versagens.

Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung von Routinetätigkeiten die Leistung einer jeden Abteilung verbessert. Daher muss jeder Personalspezialist eine Strategie für die Umsetzung in der täglichen Arbeit entwickeln. Wenn es darum geht, einen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen und die Geschäftsleitung für eine radikale Neuerung zu gewinnen, ist ein schrittweiser Ansatz in der Regel erfolgreicher. Hier werden Prozesse empfohlen wie eine Bewertung der aktuellen Abläufe, um die besten Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Produktivität zu ermitteln und zu bestimmen. Außerdem müssen robuste Systeme zur Nachverfolgung und Ergebnismessung eingeführt werden, die weitere Investitionen rechtfertigen können.

Transparenzhinweise zum Beitrag:

Redaktion
Matthias Weber

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