Wann kommt das Ende der „doppelten Buchführung“?

Die digitale Rechnungsstellung wird Standard: Wer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, muss ab 27. November 2020 verpflichtend in elektronischer Form abrechnen. Doppelte Buchführung ist dafür ein Hindernis.

Wann kommt das Ende der „doppelten Buchführung“?

Weite Teile des deutschen Mittelstands scheinen noch nicht für digitale Rechnungsstellung bereit zu sein: Trotz hoher Erwartungen an das Effizienz- und Einsparpotenzial eines digitalen Rechnungswesens, haben gerade kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) den Umstieg vielfach noch nicht vollzogen – und produzieren damit paradoxerweise höhere Kosten und Aufwände durch doppelte Buchführung.

Das hat nicht nur rechtliche Gründe, weiß Karsten Renz, Gründer und CEO des ECM-Software-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS:

„Wer wichtige Digitalisierungsschritte aufschiebt, verharrt im Spagat zwischen alter Papier- und neuer digitaler Rechnungswelt. Das kommt langfristig weitaus teurer als die notwendige Investition in eine leistungsfähige und zukunftsfähige IT-Lösung.“

Praktisch jede Rechnung, die in einem deutschen Betrieb erzeugt wird, ist digitalen Ursprungs: aus einem Kalkulations- oder Textprogramm, einer Ressourcenmanagement- (ERP) oder Abrechnungslösung oder einem digitalen Kassensystem. Aber nur zwischen 60 und 80 Prozent davon werden tatsächlich auch in digitaler Form verschickt. Der Rest erreicht den Debitor wie anno dazumal auf dem Postweg. Wo er wiederum dafür sorgt, dass auch dem Empfänger die Arbeit nicht ausgeht: Rund die Hälfte des deutschen Mittelstands verfügt bis heute nicht über die nötigen Anwendungen, um digitalisierte Rechnungen automatisiert auszulesen. Deshalb werden Eingangsrechnungen noch immer zeitraubend und fehlerträchtig manuell erfasst, wo das Rechnungswesen in digitaler Form geführt wird. Laut der aktuellen Bitkom-Studie «Digital Office im Mittelstand» sind sogar nur 19 Prozent des Mittelstands softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt. Auch deshalb druckt über die Hälfte der deutschen KMUs digitale Rechnungen weiterhin aus, um sie gemeinsam mit den postalisch eingegangenen Papierrechnungen analog zu verarbeiten.

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